Turinys

• Žengti
• 1 dalis iš 3: savęs identifikavimas
• 2 dalis iš 3: Pasisakykite
• 3 dalis iš 3: apvyniokite
• Patarimai
• Įspėjimai

Jei dėl savo darbo dažnai tenka skambinti klientams, yra didelė tikimybė, kad dažnai teks palikti balso paštą. Bet ką tiksliai turėtumėte pasakyti po pyptelėjimo? Nervuoti gali prisiminti visą svarbią informaciją, kurią reikia perduoti, o tai gali trukdyti pasakyti svarbias detales. Naudodamiesi balso pašto sistema, daugiau niekada nereikės įrašyti painiojamų ir improvizuotų balso pašto pranešimų. Greitai peržiūrėdami kontrolinį sąrašą savo galvoje, galite įsitikinti, kad pateikėte visą reikiamą informaciją ir turite didesnes galimybes būti iškviestiems.

Žengti

1 dalis iš 3: savęs identifikavimas

1. Naudokite teisingą intonaciją. Pradėjus įrašyti pranešimą, turėtumėte kalbėti aiškiai ir suprantamai. Nebandykite per greitai murkti ar kalbėti. Darykite viską, kad atrodytumėte susidomėję ir linksmi, kad atkreiptumėte klausytojo dėmesį. Nors imtuvas jūsų nemato, jūsų bendrą intonaciją paims telefonas, todėl įsitikinkite, kad perduodate teisingą.
   • Suformuluokite viską, ką sakote. Blogas priėmimas gali iškreipti jūsų balsą ir sukelti jūsų atsisakymą. Net įprastas kalbantis balsas gali skambėti kaip murmėjimas per telefoną.
   • Jūsų balsas turėtų atitikti jūsų skambučio tipą. Pavyzdžiui, gerai, jei skambinate linksmai, kai paliekate balso paštą, kad pasveikintumėte savo sūnėną baigus vidurinę mokyklą. Tačiau jei norite išreikšti užuojautą gedinčiam draugui, turite įsitikinti, kad jūsų balsas yra iškilmingas ir pagarbus.
2. Nurodykite savo vardą. Pirmiausia reikia pasakyti savo vardą. Tokiu būdu asmuo, kuriam skambinate, iš karto žinos, su kuo turi reikalų. Daugeliui situacijų pakanka paprasto „tai yra (tavo vardas)“. Jei dar nesutikote žmogaus, galite pasirinkti „mano vardas yra (jūsų vardas)“. Draugai ir giminaičiai atpažins jus neatpažindami savęs. Jei tai yra verslo skambutis, kitas asmuo iš karto turi vardą, kurį reikia susieti su balsu ir žinute, galbūt leidžiančiu labiau suasmeninti bendravimo formą.
   • Šis žingsnis atrodo akivaizdus, ​​tačiau skambintojai jį dažnai pamiršta.
   • Jei turite konkretų pareigos pavadinimą arba savo aprašymą, kuris gali būti naudingas gavėjui tolesnėms priemonėms, prašome jį įrašyti po savo vardo. Pavyzdžiui, „Mano vardas Dr. Versluisas, Amsterdamo universitetinės ligoninės radiologas “arba„ Tai Ariane Janssens, Chloe motina, kuri mokosi klasėje su jūsų dukra “.
3. Palikite savo telefono numerį. Nurodę savo vardą, nedelsdami įtraukite savo telefono numerį. Dauguma skambinančiųjų laukia balso pašto pabaigos, kol pateiks savo kontaktinę informaciją, tačiau jei gavėjas negali jos teisingai užrašyti pirmą kartą, jie privalo vėl išklausyti visą pranešimą. Nepamirškite kalbėti lėtai ir viską suformuluoti bendraudami savo telefono numerį, kad jis būtų suprantamas.
   • Paprastas būdas įtraukti telefono numerį į pranešimo pradžią yra pasakyti „Tai yra (jūsų vardas), mano numeris yra (jūsų telefono numeris)“ arba „mano vardas yra (vardas) ir aš paskambinsiu (numeris ) “.
   • Nepaisant to, kad skambintojo ID funkcijos yra visur, visuomet rekomenduojama palikti savo telefono numerį tuo atveju, jei asmuo, kuriam paskambinsite, neišsaugojo jūsų numerio arba jei paprašysite perskambinti kitu numeriu.
4. Nurodykite prisijungimo tašką. Klausydamiesi verslo balso pašto ar nežinomų siuntėjų pranešimų, žmonės greitai taps įtartini arba praras susidomėjimą, jei nežinos, kas jūs esate ir kodėl skambinate. Nuraminkite juos paminėdami bendrą draugą ar nuorodą, kuris jums davė savo numerį. Tai vėl užtikrina, kad telefono skambutis bus profesionalesnis. Balso paštas skambės mažiau įkyriai ir jums bus didesnė tikimybė, kad jums bus paskambinta.
   • Pabandykite įtraukti trumpą įvadą, kuris sužadina klausytojo susidomėjimą, pvz., „Aš gavau jūsų numerį iš Patricko, kuris man pasakė, kad svarstote galimybę parduoti savo valtį“.
   • Net jei neskambinate verslo reikalais, svarbu rasti kontaktinį punktą, kad nuramintumėte gavėją. „Tai Bobas, tavo kaimynas tiesiai prieš tave“ yra asmeniškesnis nei „Tai yra Bobas Vermeerschas“.

2 dalis iš 3: Pasisakykite

1. Pagalvokite, ką iš anksto pasakysite. Prieš palikdami balso paštą įsitikinkite, kad aiškiai suprantate, ką pasakysite. Tai neturėtų kelti problemų, jei skambinate dėl ypatingos priežasties, tačiau išgirdę pyptelėjimą kitame gale ir supratę, kad jums atsakoma, galite pamesti savo žinojimą, ką pasakyti. Prieš padėdami ragelį, padalykite informaciją į atskirus taškus ir apimkite juos visus.
   • Jei norite gauti labai skubių ar svarbių balso pašto pranešimų, apsvarstykite galimybę iš anksto parašyti apytikslę scenarijaus versiją.
   • Jei dažnai pametate laidą, keliais žodžiais sutelkite dėmesį į savo vardo, telefono numerio ir priežasties, į kurią skambinate, įtraukimą.
   • Įsivaizduokite, kad atsiuntėte balso paštą, kad galėtumėte tęsti vakarykštį romantišką vakarą. Prieš įrašydamas mintį parengdamas pranešimą, gali būti didelis skirtumas, jei atrodai kietas, ramus ir surinktas, mikčiojantis ir nervingas.
2. Žinutė turi būti glausta. Apribokite balso pašto pranešimus iki 20–30 sekundžių. Nėra daug situacijų, kai balso paštas turi būti ilgesnis. Jūs neturėtumėte nuobodžiauti gavėjo labai ilgą įvadą ar istoriją. Laikykitės glaustai. Beje, trumpa žinutė gali sukelti daugiau smalsumo ir įtikinti ką nors grįžti, kai taip gali būti ne kitaip.
   • Kita vertus, dėl per trumpo balso pašto pranešimo gavėjas gali pasijusti nesvarbus, leisdamas jam jį ištrinti net neklausant. Tai ypač aktualu, kai skambinate privačiu numeriu.
   • Balso pašto palikimo tikslas yra priversti jus kas nors paskambinti. Neketinama pateikti visos informacijos, nes toks buvo pokalbio telefonu tikslas.
3. Pradėkite nuo svarbiausios informacijos. Eikite tiesiai į priekį ir aiškiai nurodykite skambinimo priežastį. Jei tikrinate tik, pavyzdžiui, kai turite pasiūlymą ką nors nusipirkti, ar vykdote sandorį ar norite patvirtinti paskyrimą, turite tai aiškiai pasakyti gavėjui. Jūsų klausytojas greitai praras susidomėjimą, jei iš pradžių nepasakysite, kodėl su jais susisiekiate.
   • Jūs neturite daug laiko, kad suprastumėte savo nuomonę. Jei nesate tiesus, klausytojas ištrins pranešimą dar neišgirdęs svarbiausios informacijos.
   • Geriau gauti blogų naujienų, tokių kaip „Tėtis yra ligoninėje“. Norėdami paguosti ir pateikti paaiškinimus, naudokitės likusia pranešimo dalimi. Bet kokiu atveju tai geriau nei apeiti temą ir leisti klausytojui nerimauti.
4. Būkite asmeniški ir tikri. Atsispirk pagundai priimti sukurtą, bendro skambesio „telefono balsą“. Tiesiog būk malonus, būk savimi ir kalbėkis natūraliai. Žmonės žino, kai bando ką nors parduoti tam tikru būdu, ir labiau tikėtina, kad suteiks jums galimybę, jei mano, kad jūs kreipiatės į juos kaip į lygiavertį.
   • Kai jums atrodo, kad skaitote scenarijų, jūsų klausytojas pajus, kad jūs tiesiog skambinate dar kartą, nes jūs turite.

3 dalis iš 3: apvyniokite

1. Užduokite konkretų klausimą ar prašykite kažko. Kai pildote pranešimą, turėtumėte konkrečiai nurodyti, kodėl norite, kad gavėjas jums paskambintų. Užduokite tikslų klausimą arba paprašykite kažko, kas paskatins juos atsiliepti telefonu. Jei, išklausę balso pašto, jie jaučiasi sumišę ar nėra tikri, ko tiksliai norite, balso paštas praleido savo žymę.
   • Išbandykite tokias frazes kaip „Pranešk man, ar tau patiko mano atsiųstas receptas“ arba „Norėčiau išgirsti tavo mintis apie šį pasiūlymą“.
   • Žmonės yra labiau motyvuoti susisiekti, kai turite konkretų prašymą, užuot paprasčiausiai pasakę „perskambinti“.
2. Paprastai nurodykite savo vardą ir kontaktinę informaciją. Užpildykite pranešimą dar kartą paminėdami savo vardą ir kontaktinę informaciją. Pakartokite savo dainą du kartus, kad klausytojas galėtų ją teisingai užrašyti ir neteisingai suprasti numerį. Būtinai įtraukite bet kokią informaciją, kuri gali būti naudinga klausytojui perskambinti, pvz., Kai esate laisvas ir nepasiekiamas, taip pat geriausias dienos laikas skambinti.
   • Telefono numerio paminėjimas daugiau nei du kartus pokalbio pabaigoje yra perdėtas ir netgi gali būti suprantamas kaip nemandagus.
   • Jei tai kasdienis pranešimas draugui ar šeimos nariui, nesijaudinkite dėl šio žingsnio.
3. Venkite ilgalaikės pabaigos. Kai ateis laikas padaryti ragelį, be reikalo netempkite žinutės. Nebūtina palinkėti kitam gražios dienos, išskyrus asmeninį telefono skambutį su mylimu žmogumi. Gavėjo dėmesys dings, kai žinutė tęsis, todėl pabandykite neprarasti dėmesio pabaigoje. Dėkokite jiems už sugaištą laiką ir palikite jiems kitą komunikacijos žingsnį.
   • Prašome užbaigti tokiais žodžiais, kaip „Tikiuosi išgirsti iš jūsų“, yra šilčiau ir todėl efektyviau nei bendrose, komercinėse frazėse, pavyzdžiui, „Linkiu jums geros dienos“.
   • Pabaigoje negalite apibendrinti ar apibendrinti savo įrašo. Jei gavėjui reikia dar kartą išgirsti tam tikrą detalę, jis gali vėliau pakartoti pranešimą.

Patarimai

• Trumpai pagalvokite apie gautus balso pašto pranešimus, kurie privertė jus pagalvoti „ko šis žmogus nori iš manęs?“. Palikite balso paštą, kurį norėtumėte gauti patys.
• Jei tai aktualu gavėjui, be telefono numerio taip pat galite nurodyti savo el. Pašto adresą ar kitą susisiekimo būdą.
• Nepamirškite nurodyti datos, jei dalijatės informacija, reikalinga laiko atžvilgiu.
• Šypsokis! Tai galima pajusti net telefonu.
• Jei skambinate delikačia tema, turėtumėte apriboti balso pašto pateiktą informaciją, jei ją girdėtų kiti žmonės.
• Nepaprastosios padėties ar gaivalinės nelaimės metu galite naudoti išeinantį balso pašto pranešimą, kad žmonės žinotų, jog jums viskas gerai.

Įspėjimai

• Jei norite, kad kas nors jums paskambintų, nekalbėkite apie ankstesnius nesėkmingus skambučius. Tai gali atrodyti susierzinę, todėl klausytojui nėra taip malonu su jumis kalbėtis.
• Verslo aplinkybėmis visada turėtumėte palikti balso paštą, jei asmuo, kuriam skambinate, neatsako. Kelių praleistų skambučių matymas be balso pašto pranešimų pakenks jūsų verslo svarbai.