Autorius:
Laura McKinney
Kūrybos Data:
2 Balandis 2021
Atnaujinimo Data:
1 Liepos Mėn 2024
Turinys
Ar turite problemų su banku, draudimo bendrove, valstybės agentūra, darbdaviu ar mokykla? Ar jums reikia išsiųsti laišką, įtikinant juos ką nors padaryti, ar įtikinti juos padėti išspręsti problemą, bet nežinote, nuo ko pradėti? Šiame straipsnyje bus nurodyta, kaip parašyti veiksmingą įtikinamą laišką.
Žingsniai
1 dalis iš 4: Paruoškite
Idėjų. Prieš pradėdami rašyti laišką, pagalvokite, ką norite perduoti laišku, kodėl rašote šį laišką, taip pat apie prieštaravimus, kuriuos gavėjas gali pasiūlyti po jūsų. skaityti laišką. Pirmiausia turėdami omenyje idėją, galėsite aiškiai apibrėžti pagrindinį laiško turinį ir suprasti temą, kuria siekiama laiško.
- Laiško atidarymas sakinio raštu: noriu įtikinti „skaitytoją“ „tikslu“. Frazę „skaitytojas“ pakeiskite asmeniu, kuriam siunčiate laišką, ir „tikslu“ tuo, ką bandote įtikinti.
- Atlikę pirmiau nurodytą veiksmą, paklauskite savęs: kodėl? Pabraukite priežastis, kodėl norite, kad skaitytojas sutiktų su jūsų norais.
- Išvardinę priežastis, sutvarkykite jas pagal svarbą. Įdėkite visas svarbias priežastis į vieną stulpelį, o priežastis, kurios yra mažiau svarbios nei kitoje skiltyje. Šis žingsnis padeda apibendrinti informaciją, kad būtų paryškinta svarbi ir aktuali informacija.
Žinok savo tikslą. Įsitikinkite, kad tiksliai žinote savo tikslus. Kokius dalykus turite atlikti ir ką norite, kad jūsų skaitytojai padarytų.- Tuo pačiu patys pagalvokite apie sprendimus, kaip išspręsti jūsų galvojamas problemas.
Suprask tikslinę raidę. Analizuodami ir suprasdami savo dalyką, galėsite suformuoti laiško sudėtį. Jei įmanoma, nustatykite, ar jūsų skaitytojai greičiausiai su jumis sutiks ar nesutiks, ar jie bus neutralios pusės. Šis žingsnis padės išsiaiškinti, kur įdėti daugiau savo proto.- Pabandykite nustatyti tikrąją asmens, kuriam siunčiate laišką, tapatybę. Kas jie yra ir kas verčia jus manyti, kad jie tikrai turėtų jums padėti? Ar jūsų laiškas bus tiesiog ignoruojamas, ar jis bus tvarkomas? Ar gavėjas užima aukštas pareigas, ar turi funkciją išspręsti šią problemą? Priklausomai nuo gavėjo pozicijos, bus skirtingos formuluotės.
- Pabandykite sužinoti, kokia yra skaitytojo nuomonė ir mąstymo būdai apie aptariamą temą. Ar gali kilti prieštaringų nuomonių tarp jūsų ir jūsų skaitytojų? Kaip galite oficialiai pateikti tokias pažiūras?
- Sužinokite, kokie jūsų skaitytojai gali domėtis jūsų tema. Ar jie turi galimybę susitvarkyti? Ar juos tiesiogiai veikia ši tema? Kiek laiko jiems reikia skirti jų peržiūrai?
- Pagalvokite apie įrodymų rūšis, kurias turėtumėte pateikti savo esė, kad įtikintumėte skaitytoją.
Tyrinėkite temą. Labai įtikinama kalba turėtų apimti faktinius įrodymus ir susijusią informaciją. Įsitikinkite, kad matote iš kitos perspektyvos. Ne tik tyrinėkite problemą savo požiūriu, bet paminėkite priešingas nuomones ir jų faktus.- Savo teiginiui pagrįsti naudokite faktinius faktus, loginius argumentus, statistiką ir svarbius įrodymus.
- Užuot tik reikalavę, kad priešingos pusės pozicija būtų neteisinga, paaiškinkite, kodėl jūsų pozicija yra teisinga ir verta ją įvertinti.
2 dalis iš 4: Laiško formatavimas
Naudokite blokavimo formatą. Verslo laiškai yra unikalaus formato. Skaitydamas teisingu formatu parašytą laišką, skaitytojas vienaip ar kitaip nesiblaškys. Ir atvirkščiai, jei nesusitvarkysite teisingai, laiškas skaitytojų akyse paliks blogą įspūdį apie jus ir jie gali išmesti jūsų laišką.
- Pradėkite naudodami eilučių pertraukas ir atskiras pastraipas.
- Sulygiuokite kiekvieną pastraipą. Kitaip tariant, neįtraukite pastraipos taip, kaip tai darytumėte rašydami prozą ar esė.
- Viena eilutė tarp pastraipų.
- Naudokite standartinį šriftą, paprastai „Times New Roman“ arba „Arial“, kurio šrifto dydis yra 12.
Laiško pradžioje adresas dedamas atskirai. Pradėkite rašydami adresą viršutiniame kairiajame raidės kampe. Nenurodykite savo vardo, o nurodykite tik gatvės, miesto, provincijos adresą (naudokite „valstija“ šalims, turinčioms valstijas, pvz., JAV ...) ir vietovės kodą. Taip pat atskirose žemiau esančiose eilutėse galite įvesti savo telefono numerį ir el. Pašto adresą. Jei gyvenate JK, adresas turėtų būti dešinėje pusėje. Tada viena linija.
- Įveskite datą. Mėnesiai rašomi laišku, po jų atitinkamai data ir metai. Pastaba: Šis metodas naudojamas angliškai kalbančiose šalyse. Vietname naudojant tvarką „Diena ... mėnuo ... metai ...“). Viena linija.
- 2013 m. Birželio 4 d
- Įveskite gavėjo vardą ir adresą. Pabandykite nurodyti gavėjo tapatybę. Viena linija.
Atidarykite laišką su sveikinimu. „Gerbiamasis“ su gavėjo vardu yra įprasta įprasta įvado forma. Įsitikinkite, kad gavėjo vardas buvo įvestas teisingai, kad sveikinimo vardas sutaptų su gavėjo vardu pranešimo antraštėje.
- Nurodydami pavardę, naudokite tokius pavadinimus kaip p. (P.), P. (P.), Profesorius (dr.) Kartu su gavėjo vardu. Jei nesate tikri, kokiu vardu paskambinti moteriai, naudokite „Ms. (Ms.)“
- Po pavadinimu visada vartokite dvitaškį.
- Palikite eilutę tarp sveikinimo ir pirmos pastraipos
- Gerbiamas profesorius Brownas:
Uždarykite laišką su išvada. Prieš rašydami baigiamąjį sakinį, pagalvokite apie laiško toną. „Ačiū“ yra vienas iš pagrindinių baigiamųjų sakinių tipų, o tokie sakiniai, kaip „Linkėjimai“, yra draugiškesni. Pagalvokite, ar jūsų laiškas atitinka pagarbią, ar draugišką pabaigą. Nesvarbu, kokią išvadą pasirinksite, turite laikytis taisyklės, kad pirmasis žodis turi būti rašomas didžiosiomis raidėmis, o kitas - mažosiomis raidėmis. Po pabaigos sakinio yra kablelis.- Pasirinkite „Nuoširdžiausi linkėjimai (su pagarba)“, jei norite naudoti oficialų pašto formatą. „Pagarbiai“, „Pagarbiai“, „Ačiū, (ačiū,)“ ar „Tavo nuoširdžiai“ yra baigiamosios formos. verslo el. pašto standartas. „Best Regard“ („Best“), „Best Regard“ arba „Have a nice day“ yra intymios išraiškos. ir mažiau tolimas jausmas.
- Prieš įvesdami savo vardą, parašykite keturias eilutes savo parašui.
- Ačiū,
3 dalis iš 4: Laiškų rašymas
Trumpai ir glaustai. Įtaigūs laiškai turėtų būti trumpi ir mandagūs. Verslininkai retai skaito laišką, kuris yra ilgesnis nei puslapio ilgis, arba laišką su nemaloniu tonu. Negalima blaškytis, skleisti. Pabandykite naudoti aiškius, nuoseklius sakinius. Venkite ne tema ir pateikite nereikalingos, pasenusios ar perteklinės informacijos.- Venkite naudoti per daug kalbančius sakinius. Reikia naudoti labai įtikinamus aiškinamuosius sakinius. Sakiniai turi būti trumpi, lengvai suprantami ir lengvai skaitomi.
- Nerašykite per ilgų pastraipų. Į kiekvieną pastraipą neįtraukite per daug informacijos, nes skaitytojui tai leis skaitytojui pasijusti prislėgtam, nenusileiskite temai ir nesistenkite, kad klausimas būtų painesnis. Laikykitės informacijos, kuri yra glaudžiai susijusi kiekvienoje pastraipoje, ir pradėkite kurti naują idėją, pereikite prie kitos.
Pirmuose dviejuose sakiniuose išdėstykite pagrindinę mintį. Pradėkite nuo lengvo ir tiesaus žodžio pradžios sakinio. Pirmuose dviejuose sakiniuose išdėstykite savo norus (tai yra pagrindinę mintį).- Pirmąją pastraipą turėtų sudaryti tik du – keturi sakiniai.
Antroje pastraipoje turėtų būti pabrėžtas laiško tikslas. Šioje dalyje apibūdinkite savo mintis, reikalavimus ar tikslus. Užuot nurodę konkrečias priežastis, informaciją ar turinį, visiškai paaiškinkite savo poziciją, savo mintis, interesus ar prašymus ir paaiškinkite problemos svarbą. kaip tai įtakinga tau, verčia tave veikti.
- Nepamirškite savo turinio išdėstyti pagrįstai, mandagiai ir realistiškai sakydami. Venkite pernelyg emocionalios kalbos, nenaudokite prievartos žodžių, nenaudokite nemandagių sakinių su skaitytojais (čia skaitytojai gali būti asmenys ar organizacijos), taip pat neparodo grubumo priešingai partijai.
Kitose pastraipose pateikite palaikomuosius punktus. Kelios kitos pastraipos pateisins jūsų nuomonę pateikiant lydinčią informaciją ir papildomą informaciją. Būtinai pateikite logišką, faktinę, pagrįstą, praktišką ir teisinę informaciją. Nesiūlykite tik emocinės nuomonės, įsitikinimų ar tiesiog asmeninių norų. Neverskite skaitytojo skaityti ilgą istoriją; taškus reikia pateikti greitai ir tiksliai. Štai kelios mažos taktikos, kurios padės jums tai pasiekti:
- Nurodoma faktinė statistika ir įvykiai, kad skaitytojai būtų įtraukiami. Įsitikinkite, kad pateikiama statistika ir faktai yra iš patikimų, teisėtų šaltinių ir kad statistiką bei faktus jūs sąžiningai taikote jų pirminiame kontekste. .
- Nurodykite mokslinių tyrimų ekspertus, kad jie parodytų panašų požiūrį į jus šiuo klausimu, ir prieštaraukite priešingos pusės nuomonei. Šie ekspertai turi turėti patikimą poziciją tiriamoje srityje ir sugebėti pareikšti savo nuomonę šiuo klausimu.
- Nurodykite priežastis, kodėl jūsų prašymas turėtų būti patvirtintas. Metodas įtikinti paaiškinant kam nors, kodėl jūs manote, kad kažkas turėtų būti padaryta, kad jis galėtų efektyviau pakeisti savo nuomonę, o ne paprasčiausiai paprašyti ką nors padaryti. . Paaiškinkite esamą situaciją ir kodėl ją reikia keisti.
- Pateikite išsamią informaciją, specifikacijas ir supratimą apie problemą, apie kurią kalbama apie reikalavimą. Paminėkite praeities pastangas išspręsti problemas arba jokių veiksmų nebuvimą.
- Įrodymus, susijusius su nagrinėjama problema, reikėtų pateikti kartu su pavyzdžiu. Pateikite įrodymų, kurie priverstų skaitytoją pamatyti problemos reikšmę.
- Nepamirškite apriboti to, ką turite paminėti savo pastraipoje. Paprasčiausiai pasakykite savo atvejį ir situaciją. Ne per giliai į detales, tačiau būtina pateikti pakankamai pagrindinio turinio. Pasirinkite tik tinkamiausią statistiką, ekspertus ir atsiliepimus.
Paneigti priešingos pusės nuomonę. Raktas norint efektyviai įtikinti ką nors yra užginčyti priešingas nuomones. Jei norite nuspėti nemalonius skaitytojų argumentus ar klausimus, galite paminėti laiške. Suraskite bendrą kalbą su priešinga puse arba pateikite įtikinamų nuomonių, kad patvirtintumėte savo nuomonę.
- Įsitikinkite, kad atvirai pripažįstate savo nuomonės ir kitos pusės skirtumus. Bandymas juos nuslėpti tik susilpnins jūsų argumentą. Verčiau pabrėžkite vertybes, patirtį ir problemas, kurios jums yra bendros su priešinga puse.
- Venkite vartoti teismo kalbą. Žodžiu per daug emocijų sumažina jūsų argumentų teisingumą. Laiškas, kuriame yra per daug negatyvo ir sprendimo, gali trukdyti jūsų skaitytojams sutikti su jūsų nuomone.
Uždarykite laišką pakartodami savo užklausą. Pranešimo pabaigoje pakartokite savo užklausą ar nuomonę. Šioje dalyje galite pasiūlyti sprendimą arba imtis veiksmų problemai išspręsti. Laiške paminėkite, kad tęsite šį laišką telefonu, el. Paštu arba patikrindami save.
- Pabaiga su nusistovėjusiu sakiniu padės įtikinti skaitytoją palinkti link jūsų arba bent jau padėti jiems aiškiau pamatyti problemą jūsų požiūriu.
- Pasiimkite savo sprendimus ar metodus. Sutikite dėl kompromiso arba abi pusės žengs žingsnį atgal. Parodykite skaitytojui, ką nuveikėte ir ką ruošiatės spręsti situacijai.
4 dalis iš 4: Paskutiniai žingsniai
Patikrinkite, ar nėra klaidų. Rašybos klaidos ir blogos gramatinės struktūros yra pirmas dalykas, kuris skaitytojams daro blogą įspūdį apie tave. Tik tada, kai straipsnyje nėra klaidų, skaitytojas gali sutelkti dėmesį į turinį ir idėją, kurią straipsnis nori perduoti. Prieš paspausdami siuntimo mygtuką, kelis kartus perskaitykite laišką. Perskaitykite laišką garsiai, kad sužinotumėte, ar jis gerai sekasi.
- Jei reikia, paprašykite, kad kas nors patikrintų jūsų rašybos klaidas (arba galite naudoti rašybos tikrinimo programinę įrangą).
Pasirašykite savo tikru parašu. Pasirašykite laišką tiesiogiai, jei jį siunčiate ne el. Paštu. Tai padeda suasmeninti laišką ir patikrinti, ar laišką parašėte jūs.
Nukopijuokite kitus svarbius žmones. Jei kitiems įmonės ar kitos organizacijos žmonėms reikia perskaityti jūsų laišką, atsiųskite jiems jų kopiją. Tai reiškia, kad išspausdinamas lygiavertis skaičius žmonių, kuriuos reikia siųsti, pasirašyti tikrąsias kopijas ir siųsti.
Siuntėjai turėtų saugoti kopiją. Visada nepamirškite įrašo apie tai, kada jis buvo išsiųstas, ir gavėjo informacijos. Pažymėkite, ką turite daryti toliau, kad išspręstumėte problemą, kol problema bus išspręsta. skelbimas
Patarimas
- Turėtų rašyti oficialia forma. Laiško gavėjas nepasitikės jumis, jei vartosite atsitiktinę ar neoficialią pokalbio kalbą.Formalios kalbos naudojimas taip pat padeda raidę padaryti mandagesnę nei beprasmį žargoną!
- Vartokite švelnią kalbą. Žmonės linkę padėti tiems, kurie yra jiems malonūs.
- Ne į temą. Nepridėkite papildomos informacijos, kuri nėra susijusi su jūsų kalbama tema. Vietoj to, laikykitės atitinkamo turinio ir neapsunkinkite to. Naudokite tikrus faktus, kad jie išsiskirtų.
- Vidurinėje pastraipoje naudokite tik ženklelius, jei reikia aiškiai parodyti kai kuriuos veiksmus, veiksmus ar pasiūlymus.
- Laiškams rašyti naudokite standartinę anglų kalbą (angliškai kalbančioms šalims). Tai nėra tekstinis ar socialinis tinklas; Tai yra oficialus laiškas. Santrumpos, žargonas ir jaustukai gali perduoti jūsų pranešimą.
- Koreguokite fokusavimo taškus atsižvelgdami į įmonių ar agentų suvokimą. Ne pelno organizacija ir didelė korporacija gali galvoti kitaip.
- Nelaikykite savo skaitytojų taip, kaip jie jums yra skolingi ir jūsų kažko prašo. Verčiau įtikinkite juos draugiška ir profesionalia kalba.
