Turinys

• Žengti
• 1 dalis iš 3: Veiklos ataskaitos rengimas
• 2 dalis iš 3: prasmingo turinio kūrimas
• 3 dalis iš 3: Efektyvios kalbos vartojimas
• Patarimai

Ar turite rašyti veiklos ataskaitą? Daugelis pozicijų to reikalauja, ir dažnai tai yra savęs vertinimas, kuriame prašoma pranešti apie tai, ką veikėte visus metus. Jums gali būti liepta vietoje to parašyti ataskaitą apie susitikimą. Žinios apie tai, kaip tinkamai parašyti tokią ataskaitą, gali labai pakeisti, ar jus vertina kaip sėkmingą, ar ne.

Žengti

1 dalis iš 3: Veiklos ataskaitos rengimas

1. Pradėkite nuo santraukos pastraipos. Apibendrinkite apžvalgą vertinimo viršuje. Informuokite skaitytojus apie bendrą pasirodymą.
   • Galbūt rašote ne pelno organizacijos veiklos ataskaitą. Galite apibendrinti sėkmę, pvz., Surengti sėkmingus renginius suinteresuotosioms šalims, pelnyti pramonės pripažinimą ir išplėsti klientų ratą.
   • Jums nereikia užgriozdinti suvestinės su išsamia informacija. Čia apibendrinsite svarbiausius dalykus. Jūs pateikiate apžvalgą. Stenkitės, kad ataskaita nebūtų per ilga. Du puslapiai yra gera nykščio taisyklė, nebent darbdavys turi konkretų norą. Paprašykite savo darbdavio sužinoti, ar yra rekomenduojamas formatas.
2. Pateikite išsamią informaciją apie kiekvieną santraukos punktą. Dabar turite pagrįsti pagrindinius santraukos dalykus pradžioje, o išsami informacija pateikiama vėliau ataskaitoje.
   • Naudokite teksto kontūrą. Sutvarkykite skirtingas sritis savo pastraipose ir naudokite po antraštėmis po kiekviena antrašte. Pavyzdžiui, viena iš jūsų pastraipų gali būti pavadinta „Organizuoti renginiai“.
   • Po tokia antrašte galite paskelbti trumpą kiekvieno įvykio, jo tikslo ir kaip tai padėjo grupės misijai, su ženkleliais ar raidėmis trumpą santrauką. Čia būk konkretus.
3. Naudokite profesionalų formatą. Negalima rinkti ataskaitos. Norite, kad ataskaita atrodytų gerai organizuota, profesionaliu šriftu ir ant gražaus popieriaus.
   • Sukurkite pavadinimą ir centruokite jį puslapio viršuje. Informacijai sutvarkyti naudokite paryškintas paantraštes.
   • Pagrindinę informaciją pateikite ataskaitos viršuje. Pateikite vertinimo datas ir jį sukūrusio asmens vardą, pavardę ir pareigas.
4. Laikykite žurnalą visam aptariamam laikotarpiui. Tai tampa daug lengviau, jei stebite pažangą, kaip ji vyksta.
   • Laikykite dienoraštį ar aplanką, kuriame stebite savo rezultatus vertinimo laikotarpiu. Tai labai palengvins jūsų gyvenimą, kai ateis laikas parašyti ataskaitą.
   • To nepadarius, gali būti pamiršta svarbūs laimėjimai, įvykę laikotarpio pradžioje.

2 dalis iš 3: prasmingo turinio kūrimas

1. Priminkite žmonėms savo veiklos tikslus ir lūkesčius. Turite priminti žmonėms, kokie buvo tikslai vertinimo laikotarpio pradžioje. Kokie buvo tikslai? Kokie yra užduoties lūkesčiai? Jei nežinote, paprašykite, kad darbdavys tai pateiktų.
   • Tada paaiškinkite, kaip jie buvo pasiekti, parodydami faktinius skaičius. Esmė yra palyginti, kokia buvo jūsų veikla ar rezultatai, palyginti su pradiniais projektais.
   • Pvz .: jei surinkote daugiau pinigų, nei tikėtasi, tai bus teigiama investuotojams ar vyresniesiems. Tačiau jei nepateikiate etalono, sunkiau įvertinti, ar ir kiek jis buvo sėkmingas.
2. Pateikite filmuotą medžiagą. Įtraukite keletą diagramų ar diagramų, jei manote, kad jos padeda skaitytojui įvertinti jūsų pateiktus duomenis.
   • Atminkite, kad kai kurie skaitytojai ataskaitą nugriebs tik todėl, kad greičiausiai bus užimti. Todėl vaizdinės priemonės dažnai gali šiek tiek efektyviau perteikti jūsų nuomonę.
   • Tačiau neužbombuokite skaitytojo per daug grafikų. Pasirinkite vieną ar du grafikus, kurie pabrėžia pagrindinius dalykus.
3. Sutelkite dėmesį į CAR. Ši technika padeda dokumentuoti savo pasirodymą. Tai reiškia iššūkį, veiksmą ir rezultatus. Tai padės jums organizuoti savo pasirodymą.
   • Peržiūrėkite užduoties iššūkį. Tada apibūdinkite veiksmus, kurių ėmėtės problemai spręsti, tada dokumentuokite rezultatus. Pavyzdžiui, tarkime, kad esate restorano vadovas. Galėtumėte parašyti: Iššūkis - eilės per ilgos vakarienės metu, todėl klientų skundai padidėjo 10 procentų. Veiksmas - padavėja, dislokuota valanda anksčiau, kad padidėtų darbuotojų skaičius įtemptomis valandomis. Rezultatas - klientų skundai dėl ilgo laukimo laiko sumažėjo iki dviejų, sumažėjo 80 proc.
   • Pagrindinis dalykas yra čia konkretus. Bendri pasiekimai, tokie kaip „Aš esu komandos žaidėjas“, neturi daug prasmės, nes kiekvienas gali pasakyti tokius dalykus. Svarbiausia yra susieti rezultatus su pagrindinėmis problemomis ir parodyti sėkmę naudojant duomenis ir specifikacijas.
4. Nurodykite savo metodiką. Jei jūsų programa buvo susijusi su tam tikros rūšies duomenų rinkimu, verta trumpai paaiškinti naudojamą metodiką.
   • Informuokite skaitytojus apie pasirinkto tyrimo metodo priežastis. Paaiškinkite apklausos naudą ir rezultatus. Kodėl tai buvo patikimas metodas? Pavyzdžiui, naudokite restorano scenarijų, kad paaiškintumėte, kodėl prasminga skundus naudoti kaip metodiką.
   • Paaiškinkite, ką reiškia tyrimo duomenys ir ką bandėte pasiekti atlikdami tyrimą.
5. Sutelkite dėmesį į jus spektaklis. Norėdami tiksliai sureguliuoti norimus pristatyti pasiekimus, pagalvokite, kuo tuo laikotarpiu didžiuojatės labiausiai. Gal tai buvo jūsų raminantis poveikis susirūpinusiems lankytojams. Gal tai buvo kitų treniravimas. Neišmeskite per daug detalių skaitytojų akivaizdoje.
   • Kitas būdas, kurį galite naudoti tam, yra STAR metodas. Šis metodas susideda iš trumpo situacijos ir užduoties, veiksmų, kurių ėmėtės jam pasiekti, ir pasiektų rezultatų aprašymo. Kaip ir naudojant CAR metodą, taip ir čia siekiama susieti problemas su rezultatais ir paaiškinti, kaip juos pasiekėte.
   • Susitelkite į tokius dalykus kaip sunkumai, unikalumas, pirmas kartas, didelis matomumas, terminų laikymasis, naujovės ir savo darbo apimtis bei poveikis.
   • To pavyzdys yra paaiškinimas, kad pradėjus dirbti filialo vadovu, darbuotojų metinė kaita buvo 35 proc. Jūs įgyvendinote darbuotojų pasitenkinimo tyrimą, nustatėte darbuotojų globą ir pradėjote kassavaitinį darbuotojų susirinkimą. Todėl darbuotojų kaita sumažėjo iki 15 proc. Kaip rodo šis pavyzdys, spektaklis neturi būti pernelyg pažodžiui, jei jame pateikiamos teisingos nuorodos.
6. Paaiškinkite savo vertę. Ne tik pasakykite, kokie yra jūsų rezultatai, bet ir paaiškinkite, kodėl šie pasirodymai yra vertingi organizacijai.
   • Pavyzdžiui, tarkime, kad pradėjote rengti darbuotojų susirinkimus. Ir tada? Kokią vertę tai sukūrė organizacijai? Gerai pagalvokite. Jei nėra konkrečios vertės, gali tekti pabrėžti ką kita.
   • Jei darbuotojų susitikimai padėjo pagerinti darbuotojų moralę, tai rodo nedarbingumo dienų sumažėjimas (tai taupė darbdavio pinigus), tada jūs įrodėte savo vertę.
7. Prieš pateikdami ataskaitą, patikrinkite korektūrą. Jūs įveikiate baigimo ataskaitos tikslą, jei įjungiate kažką nesusijusio ir neprofesionalaus.
   • Korektūroje pateikiama gramatikos, skyrybos ir rašybos klaidų ataskaita. Palikite ataskaitą per naktį ir perskaitykite ją kitą rytą. Nerašykite ataskaitos paskutinę minutę.
   • Spausdinkite spausdintą kopiją ir patikrinkite, ar nėra klaidų korektūros metu. Kartais žmogaus akys taip prisiriša prie kompiuterio ekrano, kad akivaizdžių klaidų nebepastebi.

3 dalis iš 3: Efektyvios kalbos vartojimas

1. Teigiamai teigite neigiamus dalykus. Jei yra kažkas, kur nepateisinai lūkesčių, geriau to nevengti. Nekreipkite dėmesio į ataskaitą, bet sutelkite dėmesį į ją.
   • Palyginkite pozityvia kalba tas vietas, kuriose jums nepasisekė. Pavyzdžiui, sutelkite dėmesį į konkrečius veiksmus, kurių imatės problemai spręsti, o ne sutelkite dėmesį į kaltinimą ar atsiprašymą.
   • Nekaltinkite kitų veiklos ataskaitoje. Būkite susitelkę ties tuo, ką padarėte. Išlik pozityvus. Susitelkite į dalykus, kuriuos gerai atlikote jūs ar jūsų grupė. Nustatykite sritis, kurias galite pabrėžti.
2. Naudokite skaičius ir statistiką. Jei galite būti labai konkretus, jūsų atsakymai atrodys patikimesni. Jei įmanoma, pagrįskite tai, ką sakote, kažkuo pamatuotu.
   • Tokie bendrieji superlatyvai kaip „puikus“ ar „patikimas“ neturi daug prasmės. Kiekvienas žmogus gali pasakyti, kad jums buvo „puikūs metai“.
   • Prisiminkite šią frazę: nesakykite, parodykite. Užuot sakę žmonėms, kad jums buvo puikūs metai, parodykite jiems savo pasiekimus naudodamiesi išsamia informacija ir duomenimis. Užuot sakę, kad jums sekasi palaikyti ryšius su klientais, cituokite klientų pasitenkinimo tyrimų rezultatus, gautus laiškus ir klientų skundų sumažėjimą.
   • Naudojimo skaičiai. Pasakymas, kad vadovavote daugeliui darbuotojų, dar nereiškia, jei nėra aišku, kiek šis skaičius buvo. Naudokite skaičius, norėdami išreikšti biudžeto dydį ir apibūdinti užduočių dydį.
3. Visada sakyk tiesą. Neperdėkite. Nemeluok. Jei esate pagautas melo, galite patekti į didelę bėdą.
   • Kita melavimo problema net dėl ​​akivaizdaus neveikimo yra ta, kad ilgainiui prarasite pasitikėjimą savimi ir negalėsite savęs tobulinti.
   • Greičiau parodykite sąžiningą vertinimo laikotarpio vertinimą su silpnybėmis ir teigiamais aspektais. Ištaisykite silpnybes. Tiesiog raskite teigiamą būdą tai padaryti.
4. Suteikite kitiems vertą pripažinimą. Daugelyje verslo ir technikos rašymo kursų rekomenduojama nevartoti įvardžio „I“. Kai kuriais atvejais tai galite padaryti našumo ataskaitoje.
   • Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Aš pasamdžiau 100 žmonių“. Tačiau nepamirškite kitų žmonių, prisidėjusių prie sėkmės. Pasitarkite su komanda (jei taikoma).
   • Gaunate papildomų taškų, jei neatrodote įžūlus. Varijuokite sakinių struktūrą taip, kad kiekvienas sakinys neprasidėtų žodžiu „aš“.

Patarimai

• Niekada neimkite piktos pastabos veiklos ataskaitoje. Beveik visada apsimoka išlikti pozityviam.
• Vartokite profesionalią, oficialią kalbą.