Turinys

• Žengti
• 1 metodas iš 3: sąrašo naudojimas
• 2 metodas iš 3: tvarkaraščio naudojimas
• 3 metodas iš 3: trukdžių pašalinimas

Gal esate studentas, turintis visą studijų krūvio grafiką ir bandote geriau valdyti savo laiką, arba esate darbdavys, norintis įsitikinti, kad jo darbuotojai nebegaišta laiko. Nepaisant to, koks yra jūsų vaidmuo, tikriausiai norėsite susitelkti į tai, kaip susikurti dienos režimą, kuris užtikrintų, kad negaištumėte laiko ir kuo geriau išnaudotumėte savo dieną. Organizacinės strategijos, tokios kaip sąrašai ir tvarkaraščiai, gali būti naudingos, taip pat gali būti imtasi veiksmų pašalinti bet kokius trukdžius, kurie sugaišta jūsų brangų laiką.

Žengti

1 metodas iš 3: sąrašo naudojimas

1. Sukurkite savo dienos užduočių sąrašą. Pradėkite nuo popieriaus lapo ir rašiklio. Pagalvokite apie užduotis, kurias norite suplanuoti dienai, arba įsipareigojimus, kuriuos turite, ir užrašykite juos visus. Tai gali būti sąrašas, pvz., „Bakalėja, skalbimas, valymas, namų darbai“ arba „klientų būsenos ataskaitos, el. Laiškai, susitikimai, dokumentai“.
   • Į sąrašą įtraukite tiek užduočių, kiek sugalvosite, nuo mažesnių iki didesnių. Pabandykite pagalvoti apie kiekvieną dienos įsipareigojimą ar užduotį, kad įsitikintumėte, jog ji patenka į jūsų prioritetų sąrašą.
2. Organizuokite užduotis nuo aukščiausio iki žemiausio prioriteto. Vienas iš būdų dirbti protingiau yra pirmiausia sutelkti dėmesį į aukščiausią prioritetą, o paskui pereiti sąrašą į taškus, kuriuose yra mažiausias prioritetas. Tai vadinama 80/20 taisykle, pagal kurią veikla, teikianti jums didžiausią naudą, turėtų užimti 80% jūsų laiko. Veikla, kuri jums duoda mažiausiai, turėtų užimti apie 20% jūsų laiko.
   • Peržiūrėkite savo sąrašą ir suteikite kiekvienai užduočiai numerį nuo aukščiausio iki mažiausio prioriteto. Tada turėtumėte juos išdėstyti taip, kad jie būtų išdėstyti nuo aukščiausio iki žemiausio, jiems būtų teikiama pirmenybė ir kas jums suteikiama kiekvienoje užduotyje.
3. Sukurkite susijusių užduočių grupes. Gavę sunumeruotą ir išdėstytą prioritetų sąrašą, sukurkite mažesnes užduočių grupes, kurios sudaro tam tikrą procesą. Pvz., Sukurkite užduočių grupę, pvz., Atsakymą į el. Laiškus ir skambinimą klientams, kurie sudaro vienos valandos procesą, ir pavadinkite jį „klientų kontaktu“. Tada galite sklandžiai ir lengvai atlikti bet kokią užduotį per nustatytą laiką.
   • Pabandykite tai atlikti atlikdami visas užduotis, kad nereikėtų persijungti tarp skirtingų procesų ar gaišti savo laiko, kad suprastumėte, kurią užduotį atlikti toliau. Susijusių užduočių grupavimas padės pagerinti laiko valdymą ir sumažinti stresą, kai dirbate per prioritetų sąrašą.
4. Skirkite mažiau laiko kiekvienai užduočiai atlikti. Pagal Parkinsono įstatymą, turint mažiau laiko užduočiai atlikti, sutrumpės laikas, kurį reikia atlikti šiai užduočiai atlikti. Užuot bendrai paskirstę laiką, ribokite laiką, kurį skiriate kiekvienai užduočiai, kad būtumėte priversti tą užduotį atlikti greičiau. Galite pradėti tai daryti atsargiai, palaipsniui skirdami mažiau laiko kiekvienai užduočiai atlikti, kol pasieksite idealų tašką, kuriame nejučia reikia skubėti, bet taip pat neturite laiko užtrukti ar švaistytis.
   • Laikui bėgant, jūs išsiugdysite gerą laiko valdymo jausmą, ypač jei esate priversti kiekvienai užduočiai skirti ne daugiau kaip ribotą laiką. Tai naudinga, jei esate linkę laikytis tos pačios tvarkos ar kiekvieną dieną susiduriate su panašiu užduočių sąrašu.
5. Apdovanokite save, kai sąrašas bus baigtas. Pažymėję visas savo sąraše pateiktas užduotis, paprastai darbo dienos pabaigoje, turėtumėte sau skirti nedidelį atlygį. Tai gali būti maloni vakarienė, taurė vyno ar laikas linksmybėms ir poilsiui. Apdovanojimas savimi užtikrins, kad turėsite motyvacijos kiekvieną dieną atlikti visas užduotis.
   • Prieš pradėdami dieną, taip pat galite nustatyti, koks bus jūsų atlygis, kad galėtumėte naudoti atlygį kaip motyvaciją atlikti savo užduotis. Pavyzdžiui, tarkime, kad turite mokytis testo ir planuojate eiti vakarieniauti su draugais. Tada pasinaudokite tais vakarienės planais kaip priežastimi toliau mokytis ir atlikti šią užduotį šiandien, kad nepraleistumėte vakarienės.

2 metodas iš 3: tvarkaraščio naudojimas

1. Sudarykite grafiką kiekvienai dienos valandai. Parašykite tai ant popieriaus lapo arba naudokite kompiuterio kalendorių, kad sukurtumėte langelius kiekvienai darbo dienos valandai arba budėjimo valandai. Tai gali būti nuo devynių iki penkių arba nuo dešimties iki septynių. Nors jums nereikia tiksliai užpildyti kiekvieno laikotarpio pagal minutę, gali būti naudinga įsitikinti, kad kiekviena dienos valanda yra įtraukta į jūsų tvarkaraštį.
   • Pradėkite užpildydami kiekvieną dienos valandą reikalinga tos dienos užduotimi. Galite pradėti nuo svarbiausių užduočių ir tada tęsti darbą, kol pasieksite mažiausiai svarbias užduotis. Jei laikote save ryto žmogumi, galite nuspręsti numatyti sunkesnes užduotis anksčiau dienos, bet jei žinote, kad paprastai pradedate tik po pietų, galite nuspręsti atlikti sudėtingesnes užduotis šiek tiek vėliau dienos metu diena. Pabandykite pritaikyti savo tvarkaraštį pagal savo poreikius ir darbo įpročius, nes tokiu būdu, jei pradėsite jį naudoti, grafiko sėkmės tikimybė bus didesnė.
   • Galite sukurti savo tvarkaraščio šabloną lentoje arba kalendoriuje (mobiliajame įrenginyje), kad galėtumėte jį atnaujinti kiekvieną dieną, atsižvelgdami į tos dienos tvarkaraštį.
2. Duokite sau 10 minučių pertraukėlę kas vieną ar dvi valandas. Gali būti sunku sutelkti dėmesį į užduotį ar užduočių grupę ilgiau nei 1–2 valandas. Kas valandą ar kas dvi valandas darykite 10 minučių pertrauką, kad nesijaustumėte pervargę ar pervargę. Per šią mini pertraukėlę turėtumėte atsikelti ir vaikščioti po biurą ar pasikalbėti su kolega kavinėje. Galite pasiimti puodelį kavos arba šiek tiek pasivaikščioti lauke. Stenkitės padaryti pertraukas ne ilgesnes kaip 10 minučių ar mažiau, kad jūsų tvarkaraštis nebūtų sutrikdytas.
   • Taip pat galite kiekvieną valandą 10 kartų giliai įkvėpti, kad išvalytumėte mintis ir padarytumėte pertrauką. Tai gali padėti įgyti kitokią perspektyvą apie atliekamą ar atliekamą užduotį ir kurį laiką, nepaisant įtemptos darbo dienos, sutelkti dėmesį į save.
3. Pirmą kartą pabandykite tinkamai atlikti kiekvieną užduotį. Geriau neskubėkite ir iškart atlikite kiekvieną užduotį teisingai, nei skubėdami per savo kalendorių ir praleisdami žvilgsnį į kiekvieną užduotį. Greitai peržiūrėję el. Laiškus galite nuolat keistis el. Paštu, ypač jei klientams siunčiate paslaptingus ar painius el. Laiškus. Paspauskite stabdžius ir skirkite laiko, kad parašytumėte aiškius el. Laiškus arba perskaitytumėte savo užrašus iš mokyklos. Pirmą kartą atlikus teisingą užduotį, ilgainiui galite sutaupyti daug laiko.
4. Paprašykite draugo ar kolegos, kad jūs kartais susikauptumėte. Kartais mums reikia kitų palaikymo, kad susitelktume į užduotis, kurias reikia atlikti. Paprašykite artimo draugo, tėvo, brolio ar kolegos kartais patikrinti jūsų tvarkaraštį.
   • Tada jie gali atnešti jums puodelį kavos arba pasakyti ką nors gražaus, kad galėtumėte šiek tiek laiko nusišypsoti ar pasijuokti, tada grįžti prie savo kasdienių užduočių. Nors galite būti užsiėmęs, vien bendravimas su draugu gali pagerinti jūsų nuotaiką ir paskatinti geriau valdyti laiką.

3 metodas iš 3: trukdžių pašalinimas

1. Venkite atsitiktinio el. Pašto tikrinimo. Atsitiktinai patikrinę el. Paštą, darbo dieną galite sukurti „pradžios, pabaigos – pradžios“ modelį ir sugaišti laiką. Venkite nuolat atidaryti el. Pašto programą visą dieną, ypač jei manote, kad sutelksite dėmesį į visai kitą užduotį. Suplanuokite 3 kartus per dieną, kad patikrintumėte savo el. Pašto adresą: anksti ryte, po pietų ir vidurdienio viduryje. Tai užtikrina, kad jūsų netrukdo nenutrūkstamas el. Laiškų srautas visą dieną ir kad skyrėte laiko skirti el. Laiškų tvarkymui.
   • Tas pats principas gali būti taikomas ir kitoms komunikacijos formoms, tokioms kaip jūsų balso paštas, teksto žinutės ar telefono skambučiai. Nebandykite būti nuolat pasiekiamas, nebent tikitės svarbaus pranešimo ar telefono skambučio. Tai apriboja bet kokius jūsų darbo eigos pertraukimus ir padeda laikytis tvarkaraščio.
2. Išjunkite telefoną ir interneto ryšį. Jei įmanoma, pasirinkite bent valandą savo darbo dienos, kad telefonas ir interneto ryšys būtų išjungti. Tokiu būdu galite visiškai sutelkti dėmesį į savo darbą ten, kur reikia, neatitraukdami dėmesio nuo telefono ar interneto.
   • Išsaugoję šį išsiblaškymą taip pat galite padėti parašyti diplominį darbą arba išsamią ataskaitą. Nutildę telefoną, įsitikinkite, kad neturite dingsties tikrinti savo telefoną kas penkias minutes arba jums nepateks slinkti per socialinius tinklus.
3. Praneškite kitiems aplinkiniams, kad nenorite būti sutrikdytas. Stenkitės neskatinti kitų jūsų išsiblaškyti ar neblaškyti kitų, pranešdami visiems aplinkiniams, kad dirbate.Tai gali reikšti durų uždarymą arba iškabos iškabą, kurioje sakoma, kad nenorite trukdyti. Taip pat galite išsiųsti el. Laišką aplink biurą ir priminti visiems, kad tam tikras laikas yra tylus darbo laikas.
4. Stenkitės nesiblaškyti nuo savo kasdienybės. Kai sudarysite užduočių (arba darbo grafiko) sąrašą, įskaitant saugos priemones, kad nesiblaškytumėte, pasitelkite savo valią ir susikaupimą, kad laikytumėtės savo kasdienybės. Daugelis žmonių žino skirtumą tarp gerai sunaudoto laiko ir sugaišto laiko, todėl būkite atsargūs, kad nepatektumėte į laiko švaistymą. Pasinaudokite savo tvarkaraščiu kaip parama, o dienos pabaigoje džiaugsitės pasiekimų jausmu ir gerai praleistu laiku.