Autorius:
Christy White
Kūrybos Data:
10 Gegužė 2021
Atnaujinimo Data:
1 Liepos Mėn 2024
Turinys
Būsenos ataskaita gali atrodyti kaip vargas, tačiau jos rašymas iš tikrųjų gali būti gera proga bendrauti su vadovybe. Nepriklausomai nuo projekto, kuriame dirbate, turėtumėte sutelkti dėmesį į konkrečią informaciją, apibūdinančią projekto biudžetą ir pažangą. Svarbiausią informaciją pradžioje įtraukite į santrauką. Tada tęskite pagrindinę informaciją, apibūdinančią projektą rezultatų ir iššūkių požiūriu. Trumpai, bet informatyviai, ir vadovybė džiaugiasi.
Žengti
1 dalis iš 2: Ataskaitos nustatymas
Susitelkite į išlaidas ir tvarkaraštį. Nepaisant projekto, kuriame dirbate, vadovai nori žinoti, kaip viskas vyksta atsižvelgiant į biudžetą ir pažangą. Nustatykite ataskaitą, kurioje kaupiate informaciją apie tai, kaip finansiškai sekasi projektui. Be to, pateikite keletą pastabų apie tai, ar projektas vyksta laiku. 
Būkite sąžiningas dėl problemų. Jei žinote, kad yra projekto išlaidų ir pažangos problemų, jų neslėpkite. Vėliau tai sukels tik didesnes problemas. Verčiau pagalvokite, kaip šios problemos susijusios su gerai einančiais dalykais. - Pvz., Jei jūsų projektas susijęs su 1000 marškinėlių gamyba ir pristatymu už 1 000 USD, galite susirūpinti, jei uždirbote tik 300, bet jau išleidote 500 USD.
- Taip pat galite atsidurti dviem dienomis anksčiau laiko ir pakomentuoti tai.
Siūlykite problemų sprendimus. Būsenos ataskaitos dalis yra padėti vadovui apsispręsti dėl tolesnių veiksmų. Galite padėti siūlydami tam tikrų pastebėtų problemų sprendimus. Rengdami ataskaitą užsirašykite, kaip jūsų sprendimai yra susiję su sąnaudomis ir pažanga. - Pvz., Jei jūsų marškinėlių verslas viršija numatytą grafiką ir neviršija biudžeto, galite tai laikyti priežastimi padidinti gamybą ir subalansuoti reikalus.
2 dalis iš 2: Viską sujungti
Suteikite ataskaitai pavadinimą. Rašytinę ataskaitą pradėkite nuo trumpos santraukos, pavadinimo ir datos. Kadangi būsenos ataskaitos turėtų būti trumpos, jos nebūtinai turi būti atskirame antraštiniame puslapyje. Jei ataskaitą teikiate el. Paštu, pakanka turėti aiškią temą, kad jūsų vadovas žinotų, apie ką el. - Puikiai tinka „Parker Transport 2017 m. Rugpjūčio ataskaita“.
- Visada pateikite duomenis, kad būtų aišku, apie kurį laikotarpį pranešate.
- Jei jūsų įmonė naudoja konkrečius ataskaitų formatus, būtinai naudokite ir juos.
Pradėkite nuo santraukos. Vadovai yra užsiėmę ir turi nedelsdami pamatyti svarbiausią informaciją. Keletas ataskaitos pradžios eilučių eina į klausimo esmę, trumpai paaiškindamos projekto eigą atsižvelgiant į biudžetą ir pažangą. - Pabandykite įsitikinti, kad jūsų vadovas mato visą informaciją pirmosiomis ataskaitos skaitymo minutėmis.
- Pvz., Galite pradėti savo pranešimą iš karto tiesiogiai: „„ Parker Transport “šiuo metu lenkia grafiką. Mes išleidome 50% biudžeto ir pagaminome 30% produkto. Pagreitinę gamybą galime sumažinti išlaidas. “
- Jei vadovai yra patenkinti tuo, ką mato pradžioje, jie jau gali pakankamai žinoti. Jei santraukoje yra kažkas, kas nurodo problemą, jie gali greitai pereiti prie atitinkamos informacijos toliau ataskaitoje.
Pateikite svarbiausią informaciją. Išvardinkite svarbiausius iki šiol rezultatus, daugiausia dėmesio skirdami etapams ir pagrindiniams duomenims. Informuokite savo vadovą apie rezultatus, o ne apie veiklą. - Pavyzdžiui, nerašykite kažko panašaus: „Mūsų gamybos vadovai Frankas ir Sandra padarė gerą darbą. Frankas visada būna labai anksti, o Sandros visada palieka paskutinė, norėdama įsitikinti, kad viską gaminame laiku. “
- Vietoj to pabrėžkite pagrindinius duomenis: „Mes 20% lenkiame grafiką, nes gamybos lyderiai (Frankas ir Sandra) pailgino gamybos laiką dviem valandomis per dieną“.
Organizuokite faktus. Čia galite pritaikyti ataskaitą pagal savo vadovo stilių. Jei žinote savo vadovo darbo būdą, galite atitinkamai pritaikyti ataskaitą. Jei nesate tikras, sutelkite dėmesį į trumpą, tiesioginę jums gerai žinomo stiliaus santrauką. - Jei jūsų vadovas nori pamatyti didelę istoriją, galite pavadinti vieną skyrių „Rezultatai“, kitą - „Iššūkiai“ ir trečią - „Sprendimai“.
- Vadybininkui, kuris mėgsta viską matyti chronologiškai, išbandykite skyrių „Šios savaitės pažanga“, po kurio seka „Kiti žingsniai“.
Naudokite kulkas. Vadovams reikia greitai ir lengvai perskaityti reikalingą informaciją. Pastraipos yra per ilgos, kad būtų galima perskaityti ir užmaskuoti pagrindinę informaciją. Bet su sąrašais lengva nuskaityti ataskaitą. - Jei jūsų vadovas ar įmonė specialiai prašo pateikti visiškai rašytinę ataskaitą, jūs, žinoma, turite įvykdyti šį norą.
Pridėkite vaizdinių elementų, jei reikia. Kai kuriems vadovams naudinga pridėti vaizdinių užuominų, paaiškinančių, kaip vyksta projektas. Pvz., Galite pridėti žalią šviesą šalia ženklelio apie išlaidas, jei tai gerai, bet oranžinę šviesą šalia pažangos, jei greičiausiai šiek tiek atsiliksite. 
Jei reikia, peržiūrėkite ir pataisykite ataskaitą prieš pateikdami ją savo valdytojui. Rašybos klaidos ir neveikiantys sakiniai niekada negalioja, net ir trumpoje, palyginti neformalioje būsenos ataskaitoje. Nepasikliaukite vien elektroniniais rašybos ir gramatikos tikrintuvais. Kad ataskaita būtų trumpa ir tiesioginė, apsvarstykite, ką galima pašalinti (pvz., Nereikalingus prieveiksmius ir būdvardžius). - Pvz., Venkite tokių frazių kaip „Rugpjūčio mėnesio pardavimas vyksta gerai, geriausias mėnuo, dėka tikrai puikių Marie ir Samo pastangų“.
- Jūs galite pasakyti tą patį glaustiau: „Rugpjūčio mėnesio pardavimai yra geriausi, dėka sunkaus Marie ir Samo darbo“.
Praneškite bent kartą per mėnesį, nebent turite kitų nurodymų. Jūsų įmonė gali paprašyti pateikti būsenos ataskaitas pagal konkretų laikotarpį, pvz., Kas savaitę ar kas dvi savaites. Ataskaitos bent kartą per mėnesį paprastai yra naudingos, kad jūsų vadovas būtų informuotas. Susisiekite su juo, jei nesate tikri, kada turėtų būti būsenos ataskaitos. - Jei jūsų vadovas nori gauti ataskaitas rečiau, jūs, žinoma, darysite taip, kaip jūsų prašoma.
