Renginių organizavimas - Patarimai

Video.: NEMOKAMAS internetinis renginys: 5 BŪDAI, KAIP SUVALDYTI NERIMĄ IR IŠVENGTI CHAOSO GALVOJE

Turinys

Žingsniai
Patarimas
Įspėjimas

Organizuoti renginius gali atrodyti labai sunki užduotis, o viskas dar labiau apsunkina, jei neturite plano ir plano iš anksto. Taigi stenkitės to išvengti - rengdamiesi prieš kelis mėnesius ir ramiai laikykitės renginio metu.

Žingsniai

1 metodas iš 4: planuokite mėnesius prieš renginį

Nustatykite įvykio tikslą. Organizacijos paskirties nustatymas padės įvykį išlaikyti kelyje. Ar planuojate rengti rengti bendruomenę? Įtikinti potencialius rėmėjus? Pagirti tam tikrą asmenį ar grupę? Išsamiai apibūdinkite šį tikslą. Nesvarbu, ką darai (auklėti, įtikinti, pagirti ir pan.), kodėl ar dar kartą tai darai
- Pagalvokite apie tai kaip apie savo misijos pareiškimą ar savo sėkmės prielaidą. Kai žinosite, ko tikrai norite, jums bus daug lengviau!
Nusistatyti tikslus.Tiksliai Ko norite pasiekti? Ne renginyje pasirodžiusių žmonių skaičius, ne tai, kad tai įvyko - kaip norite, kad įvykis būtų? 5 nauji jūsų organizacijos nariai? Surinkote 20 milijonų dongų? Keisti kitų žmonių mąstyseną? Visus jaudinti?
- Pagalvokite apie 3 rezultatus, kurių labiausiai norite iš renginio, ir susitelkite į jų įgyvendinimą. Galite pasverti vieną finansinį tikslą, vieną socialinį tikslą ir vieną asmeninį tikslą - tai priklauso nuo jūsų!
Surinkite savanorius. Jums reikia gerų ir gerų narių įvairiose organizacinio komiteto srityse. Jie gali jums padėti viskuo, pradedant planavimu, biudžeto sudarymu, kvietimų siuntimu, plakatų kūrimu, svečių priėmimu ir valymu po renginio. Kitaip tariant, jie padės jums atlikti darbą. Jei įmanoma, raskite savanorių, kuriais galite pasitikėti!
- Įsitikinkite, kad organizatoriai ir renginių vadovai dirba pagal jūsų nustatytą tvarkaraštį. Bendradarbiavimas tarp šalių palengvins jūsų darbą. Prašydami kažkieno pagalbos, nuo pat pradžių aiškiai pasakykite apie savo lūkesčius ir jų dalyvavimo renginyje mastą.
- Jei nerandate savanorio, samdykite renginio komandą! Tai visiškai priklauso nuo renginio, kurį rengiate, tipo. Galite išsinuomoti vietą renginio komandoje arba samdyti iš trečiosios šalies.
Numatomas biudžetas. Visos išlaidos, pajamos, dotacijos ir kitos nepaprastos išlaidos turi būti įtrauktos į biudžetą. Jei neskaičiuojate biudžeto, renginį baigsite stora vekseliu ir tuščia pinigine, nesuprasdami, ką ką tik išleidote. Būkite realistiški nuo pat pirmos dienos, kad vėliau nenustebtumėte!
- Raskite būdų, kaip išlaikyti mažas išlaidas. Ar galite samdyti savanorius dirbti nemokamai? Apsvarstykite vietas, kurias yra pigiau išsinuomoti (pavyzdžiui, kažkieno namus)? Atminkite, kad nedidelis, paprastas, bet sėkmingas susitikimas yra daug geresnis nei prabangus vakarėlis, kuris žlunga.
Nustatykite įvykio laiką ir vietą. Tai yra faktorius svarbiausias įvykio. Koks turėtų būti jūsų renginio laikas ir vieta, kai žmonės sako: „Taip, aš ten būsiu!“? Renginį norite surengti tuo metu, kai visi yra laisvi ir yra vienoje patogioje vietoje, kur jums užtenka nuomos!
- Peržiūrėkite bendruomenės, kurioje gyvenate, tvarkaraštį ir apsvarstykite, kas dalyvauja renginyje. Jei orientuojatės į namų šeimininkes, dienos ir kaimynystės renginių organizavimas yra geriausias pasirinkimas (galite suteikti papildomų auklių paslaugų). Dalyvio studento atveju renginį rengkite miesto centre vieną savaitės vakarą. Jei įmanoma, turėtumėte eiti pas juos Surinkimas.
- Žinoma, bus daugybė renginių vietų, kurias reikia rezervuoti iš anksto. Kreipkitės, jei norite kuo greičiau išsinuomoti šias vietas. Jie gali būti brangesni, nei jūs manote!
Apsvarstykite logistiką. Apie logistiką reikia galvoti visais atžvilgiais. Kaip bus automobilių stovėjimo aikštelėje? Neįgaliųjų galimybė dalyvauti? Ką galite padaryti su renginio erdve? Kokios įrangos jums reikia? Ar jums reikės papildomai už tam tikrą mokestį (pvz., Garsiakalbių gėrimai, ženkliukai, leidiniai)? Kiek žmonių reikės, kad renginys vyktų sklandžiai?
- Labai svarbu apmąstyti ir aptarti organizatorių narius, kad būtų atsižvelgta į visus renginio aspektus. Ar yra kokių nors kliūčių, kurias galite numatyti ir jų išvengti? Ar svečiams reikia nakvynės vietos? Kokios išimtys reikalingos?
Pagalvokite apie rinkodarą ir reklamą. Ruošdamiesi renginiui, pastatykite plakato juodraštį. Plakate turėtų būti pateikiama informacija apie datą, laiką, vietą, pagrindinius svečius, renginio pavadinimą ir renginio temą ar žymeklį. Kadangi pasiruošimo laikas per anksti, galite skirti daug laiko atidžiai apgalvodami šiuos dalykus, tačiau turėtumėte sudaryti pradinį juodraštį, kad pamatytumėte, kokie skyriai yra visi kartu!
- Pagalvokite apie kitus renginio reklamavimo būdus. Siųsti elektroninius laiškus? Pašto paštas? Teikti informaciją „Facebook“, „Twitter“ ar daugybėje internetinių renginių svetainių (daugiau apie jas vėliau)? Ko tau reikia prieš tai renginiai, kuriuose dalyvauja žmonės ir ko jums reikia į renginiai juos sulaikyti?
Pertvarkyti darbą. Gal dabar jaučiatės labai sutrikusi. Giliai įkvėpkite ir atidarykite „Excel“ programinę įrangą. Paruoškite renginio veiklos grafiko projektą. Mintims sutvarkyti naudokite keletą „Excel“ skaičiuoklių. Šiuo metu tai gali atrodyti nereikalingi dokumentai, tačiau per ateinančius du mėnesius būsite dėkingi sau, kad rūpinatės savimi.
- Sukurkite kiekvienos veiklos darbo grafiką (su terminais). Užsirašykite visus organizatorių narius, kada ir kur jų reikia. Tokiu būdu galite suplanuoti savo darbą ir išvengti klausimų vėliau.
skelbimas

2 metodas iš 4: Suplanuokite darbą 2 savaites prieš renginį

Įsitikinkite, kad viskas paruošta. Nurodykite laiką, vietą, pagrindinius svečius, renginio organizatorių, renginio pavadinimą ir žymos eilutę. Ar ten bus nieko Ar galime nuklysti? Ar gali įvykti paskutinės minutės pokyčiai? Šiuo metu viskas turėtų būti taip aišku, kaip ant juodai balto popieriaus.
Susitikimas su organizatorių nariais. Prašyti patvirtinti biudžetą, tvarkaraštį ir kt. iš organizatorių, taip pat renginių vadybininkų. Dabar pats laikas spręsti klausimus. Visi jau suprato savo įsipareigojimus? Ar jiems viskas patogu?
- Dar kartą susitikite su organizatoriais ir savanoriais, kad apgalvotumėte galimas problemas. Tai taip pat tinkamiausias laikas planuoti savo veiksmus.
- Įsitikinkite, kad organizatoriams nekyla jokių vidinių problemų. Palaikykite ryšį su visais skyrių vadovais, organizatoriais ir savanoriais.
Padalinkite darbą skirtingiems žmonėms ir leiskite asmeniui, turinčiam patirties, koordinuoti visas veiklas. Jei tai ypač didelio masto įvykis, paskirkite kelis žmones koordinuoti skirtingas veiklas prižiūrint vienam asmeniui. Organizatorių nariai turi pasitikėti šiuo vadovu.
- Turėtumėte skirti vieną dviem nariams praleisti laiką priimant svečius ir kalbantis prieš renginį.Iš esmės jie yra registratorė, atsakinga už visų svečių pakėlimą ir leidimą šiems svečiams įsitikinti, kad jais rūpinamasi.
Būtinai atnaujinkite visus su įvykiu susijusius internetinius puslapius. Jūs tikriausiai jau žinote „Facebook“ ir „Twitter“, tačiau yra daugybė kitų internetinių svetainių, kurias galite naudoti reklamuodami, pvz., „Eventbrite“, „Evite“ ir „Meetup“. Jei dar negirdėjote apie šiuos puslapius, ieškokite dabar! Jei jūsų renginys yra užsienyje ir norite parduoti bilietus internetu, „Ticketbud“ yra gana naudinga.
- Ir, žinoma, atnaujinkite renginio internetinį puslapį, tinklaraštį ar „Facebook“ puslapį, jei yra. Galite siųsti priminimus apie įvykius, paskelbti nuotraukas ir tvarkyti įvykių atsakymus. Kuo aktyvesnis esate internete, tuo įvykis labiau išplinta. Jei rengiate su sodininkyste, namų dekoravimu ar kitomis kūrybinėmis sritimis susijusį renginį, taip pat galite naudoti „Pinterest“.
Iš svečių rinkite rėmimus ir kitus pinigų šaltinius. Per ateinančias savaites atsiras daugybė rūšių išlaidų ir jūs nenorite už visa tai susimokėti! Truputį stumdykitės už pradines išlaidas - ar tai būtų renginio vietos nuoma, ar įranga, ar pokylių vakarėlis? Jums taip pat gali tekti sumokėti kai kurias iš pirmiau nurodytų sumų prieš pradedant ruoštis renginiui.
- Įsitikinkite, kad sukūrėte dokumentų, sertifikatų, sąskaitų faktūrų ir kitų dokumentų tvarkymo sistemą. Turite saugoti visus dokumentus, kad ateityje galėtumėte juos sužinoti, todėl kuo anksčiau būsite sutvarkytas, tuo patogesnė bus ateitis, ypač kai jūsų partneris dirba neprofesionaliai.
Renginio skatinimas. Paruoškite leidinius, pradėkite skelbimus, skelbkite spaudai, siųskite kvietimus, telefono skambučius, el. Pašto kontaktų grupes, susipažinkite su potencialiais dalyviais ar rėmėjais. Kaip žmonės sužinos ir dalyvaus jūsų renginyje? Įsitikinkite, kad pateikta informacija yra išsami, išskyrus kai kuriuos klausimo veiksnius - taip pat reikia skatinti svečio smalsumą!
- Pagalvokite apie savo tikslinę auditoriją. Jei norite pakviesti vyresniuosius, negaišite laiko žinučių siuntimui per „Snapchat“ programinę įrangą. Eikite į vietas, kur jie lankosi, arba naudokite įrankius, kuriuos naudoja jūsų auditorija.
Surinkite reikalingus daiktus renginiui. Šie daiktai gali apimti medalį, žaidimą, suvenyrą, apdovanojimą ar sertifikatą. Yra daug mažų ir nereikšmingų dalykų, į kuriuos nepatyrę žmonės negali atkreipti dėmesio, tačiau jūs turite žinoti visus mažiausius veiksnius. Nepamirškite baldų, prietaisų, stalų, staltiesių ir kitų didelių, svarbių daiktų!
- Tai dar vienas dalykas, kurį turite apmąstyti. Nesustokite, kol rasite 5 daiktus, kuriuos pamiršote paruošti - viską nuo tušinukų ir pirmosios pagalbos rinkinių iki baterijų, ledo kubelių ir ilgintuvų. Norėsite būti pasirengę bet kokiai situacijai.
Rūšiuoti viskas. Pasirūpinkite vaizdo įrašymu. Organizuokite svečių pervežimą. Pasirūpinkite maistu valymo komandai. Sąrašas gali tęstis amžinai, tačiau nerūšiuodami negalėsite suorganizuoti renginio!
- Paruoškite maistą ir gėrimus. Tai taip pat tinkamas laikas organizuoti specialias apgyvendinimo vietas, pavyzdžiui, apgyvendinimą žmonėms su negalia. Patikrinkite, ar svečiai yra vegetarai ar turi kitų specifinių valgymo poreikių. Daugelyje internetinių renginių bilietų svetainių bus skyrius „Klausk savęs“, kuris padės įvertinti specialius svečių pageidavimus.
- Paruoškite stalus ir kėdes, fonus, mikrofonus, garsiakalbius, kompiuterius, projektorius, podiumus - viską, ko reikia renginio vietoje.
Paruoškite savo kontaktų sąrašą. Turite turėti organizatorių telefono numerius, adresus ir el. Pašto adresus. Sudarykite panašų sąrašą su VIP (ypač svarbiais svečiais) ir prekių ar paslaugų teikėjais. Kai kas nors nepasirodo ar vėluoja, galite naudoti šį sąrašą.
- Tarkime, banketų komanda vėluoja. Ką tu darysi? Iš karto gaukite jų kontaktų sąrašą ir paskambinkite. O, jie galvoja, kad taip ir padarysite į vietą, kur jį gauti 90 svarų susmulkintos kiaulienos? Nesvarbu. Jūs pateikiate sąrašą ponui A, jis paima sunkvežimį ir eina mėsos surinkimo adresu ant popieriaus. Jūs išvengėte nelaimės. Dabar jūs žinote, kad neturėtumėte samdyti šios tarnybos komandos ar duoti aiškesnių nurodymų!
Eikite į renginio vietą su organizatoriais. Stebėkite aplinkui ir įvertinkite automobilių stovėjimo aikštelę, tualetus, kambarius ir duris. Ieškokite netoliese esančių vietų, kur galėtumėte pasidaryti fotokopijas, paskambinti telefonu ir nusipirkti būtiniausių daiktų. Apskritai turėkite renginio vietą.
- Pasitarkite su asmeniu, su kuriuo susisiekėte, kad išsinuomotumėte vietą. Jie turėtų geriau suprasti vietą, nei kas nors kitas. Ar yra problema, apie kurią turėtumėte žinoti? Ribotas laikas? Ar durys yra užrakintos tam tikru metu? Tikimės, kad taip nenutiks, tačiau taip pat turėtumėte sužinoti apie priešgaisrinės signalizacijos tikrinimo tvarkaraščius.
skelbimas

3 metodas iš 4: Pasiruoškite per 24 valandas prieš renginį

Būk ramus. Tu gali tai padaryti. Ypač svarbu išlikti ramiai ir nesusipainioti ar nerimauti. Jūs ruošėtės kelis mėnesius! Viskas bus gerai. Kuo ramiau, tuo ramesni bus komandos draugai, tuo sklandžiau vyks renginys. Be to, viskas greitai baigsis!
- Jei rimtai, tai galite padaryti. Padarėte viską, ką galite, galvodami apie visas įmanomas problemas - jei kažkas negerai, žinote, kaip problemą išspręsti. Ir atmink: niekas negali tavęs kaltinti. Triukšmingas svečias, maistas nėra geras - žmonės supras, kad tu negali viso to suvaldyti. Atsipalaiduok. Viskas bus gerai.
Paskutinis patikrinimas su organizatorių nariais. Būtinai pasikalbėkite su visais apie būdus, kaip patekti į renginio vietą ir kada atvykti. Labiausiai nenorite, kai renginio dieną jums paskambina visi organizatoriai, nes nežinote, kur yra galinis įėjimas.
- Net jei niekas nieko nesako ir neužduoda klausimo, darykite viską, kad įvertintumėte kitų požiūrį. Ar jie visi patenkinti savo darbu? Ar jie sutaria tarpusavyje? Jei ne, pasikalbėkite su visais ir pabandykite pašalinti mazgą. Gal kas tilps į kitą skyrių ar dirbs su kitais.
Patikrinkite visus kvietimus ir atsakymus. Išvardinkite svečius „Excel“ skaičiuoklėje ir suskaičiuokite žmonių skaičių. Daugumoje renginių bus patvirtintas dalyvių skaičius nėra rodo iš tikrųjų dalyvaujančių renginyje žmonių skaičių. Galite turėti 50 patvirtintojų, bet galų gale jų yra tik 5 arba dalyvauja iki 500 žmonių. Nors turėtumėte žinoti tikrintojų skaičių, būkite pasirengę spręsti situaciją, kai dalyvių yra per mažai arba per daug!
- Priminkite VIP svečiams apie renginį. Jus nustebins daugybė žmonių, kurie sako: "O, teisingai. Rytoj ar ne?" Naudodamiesi paprastu skambučiu ar tekstu galite to išvengti.
Eikite į renginio vietą ir patikrinkite, ar viskas paruošta. Ar kambarys tvarkingas ir paruoštas? Ar įdiegti ir veikia elektroniniai prietaisai? Ar galite iš anksto įdiegti bet kokį įrenginį, jei reikia? Ar darbuotojai visiškai pasiruošė renginiui?
- Patikrinkite, ar renginyje yra pakankamai rėmėjų. Natūralu, kad geriausia, jei turite daugiau rėmėjų, nei jums reikia. Gali tekti kieno nors paprašyti ekstremalios situacijos, prireikti, kad kas nors atkreiptų dėmesį į svečius, arba išspręsti problemą, kurios negalite numatyti. Arba, žinote, jums gali prireikti, kad kas nors išpiltų jums daugiau kavos.
Paruoškite rinkinius renginio dalyviams. Šiame rinkinyje gali būti vandens butelis, saldainių batonėlis, lipdukas, tušinukas, brošiūra ir visa kita jiems reikalinga informacija. Taip pat gera idėja, jei norite pridėti mažų suvenyrų.Tai puikus akcentas, parodantis, kad renginys buvo tinkamai suorganizuotas, ir tuo pačiu priverčia svečius jaustis vertinamais.
- Šis rinkinys gali būti skirtas svečiams ar organizatoriams, arba abiem! Kas nemėgsta granolos baro ir tušinuko?
Suplanuokite informaciją apie įvykį (einantis lapas arba vykdomasis lapas). Čia pateikiamas visos reikalingos informacijos sąrašas, padalytas iš laiko ir (arba) skyriaus. Paruoškite užduočių programą per kelias minutes su svarbia veikla. Bėgimo lapo šabloną visiškai nuspręsite jūs. Tiesiog pabandykite kuo mažiau informacijos, kad būtų lengva skaityti.
- Jei jums labai sunku, pastatykite šiuos rūšių gali būti naudingas kitas bėgimo lapas. Pranešėjai labiau nori žinoti kitų svečių sąrašą ir jų buvimo vietą. Organizatoriai norės įrangos, tvarkaraščių ir valymo planų sąrašo. Kai turėsite pakankamai laiko, kad sukurtumėte einamąjį lapą, tai bus gana naudinga.
Sudarykite daiktų, kuriuos norite atsinešti į renginio vietą, sąrašą. Kaip bus blogai, kai pateksi į renginį, viskas paruošta visi ar jūs visi ten, ir suprantate, kad pamiršote namuose 12 000 puodelių? Tai yra blogai. Tu viską sugadinai. Taigi sudarykite sąrašą, dar kartą patikrinkite ir pasiimkite visus ingredientus, kad pasiruoštumėte!
- Jei daiktai išsibarsčiusios skirtingose vietose, kiekvienam asmeniui paskirkite konkrečią užduotį. Tai darydami, jūs neturite praleisti 8 valandas bėgiodami ir paniškai rinkdami šiuos daiktus. "Vienas medis nepriverčia jauno, trys medžiai susitelkia, todėl kalnas yra aukštas", - sakė senovės žmonės.
skelbimas

4 metodas iš 4: kontroliuokite įvykio datą

Anksti su rengėjais ir savanoriais atvykite į renginio vietą. Įsitikinkite, kad visi dalyvauja ir kad elektronika veikia tinkamai. Turite klausimų apie paskutinę minutę? Jei yra laiko, gerkime gaiviuosius gėrimus, dalinkimės, padrąsinkime visus ir pailsėkime! Tu gali tai padaryti. Tu esi pasiruošęs.
- Įsitikinkite, kad organizatorius nešioja specialų ženkliuką ar neša kai kuriuos atpažįstamus daiktus, kad prireikus renginio dalyviai galėtų gauti pagalbos. Kartais nepakanka chaki spalvos kostiumų.
Visokių dalykų, viduje ir lauke. Ar jums reikia balionų ant pašto dėžutės? Plakatai kambario kampe? O durys ir prieškambaris? Jei jūsų svečiai turi patekti į chaotišką labirintą, kad pasiektų renginio vietą, turėtumėte pastatyti daug kelio ženklų.
- Ypač pravers pasveikinimo antraščiai ir kitos informacinės lentos priešais pastatą. Norite, kad žmonės galėtų atpažinti renginio vietą iš pat gatvės. Nėra ko stebėtis!
- Renginyje yra registratūra ir registruoti svečiai. Įėję į duris svečiai turėtų pamatyti, ką tiksliai reikia padaryti. Priešingu atveju jie sklandys netikrumo ir diskomforto būsenoje. Ar prisimenate aukščiau minėtą priėmimo skyrių? Paskirkite ką nors stovėti prie durų pasveikinti ir atsakyti į visus svečio klausimus.
- Plaukiojanti muzika! Muzika ištrins drovią renginio atmosferą.
Įsitikinkite, kad renginio dalyviai žino, kas vyksta. Jei kalbėtojas vėluoja, turėsite pranešti apie įvykio vėlavimą. Jei valgymas trunka ilgiau nei tikėtasi, renginio svečiai turėtų žinoti apie bet kokius tvarkaraščio pakeitimus. Labai retai renginiai vyksta taip, kaip planuota, todėl, kai atidžiai nesilaikoma tvarkaraščių, įsitikinkite, kad šalys ir toliau kalba.
Nufotografuoti! Galbūt norėsite tai pažymėti. Tuo pat metu žmonės bus patenkinti matydami, kad kažkas laiko fotoaparatą įvykio akimirkoms įamžinti. Nufotografuokite savo rėmėjo reklaminę juostą, reklaminę juostą, pasveikinimo vartus, priėmimo zoną ir kt. Jūs taip pat galite naudoti šias nuotraukas kitiems metams!
- Jei įmanoma, leiskite draugui ar profesionaliam fotografui atlikti šį darbą. Jūs turite pakankamai darbo! Reikia kalbėtis ir valgyti su svečiais, todėl kažkas kitas turėtų pasirūpinti fotosesija.
Dokumentų įdėjimas po įvykio. Tikriausiai turite įsivaizduoti svečių idėją ir norite, kad jie išeitų iš renginio su konkrečiomis mintimis, apmąstymais ar ryžtu veikti. Taigi paruoškite brošiūrą ar bet kokį daiktą, kurį jie gali atsinešti po to įvykis.
- Galite apsvarstyti balsavimą dėl paskutinio šios skilties įvykio. Suteikite priemonę jiems pasakyti savo nuomonę, ką patobulinti ir ko jie nori kitame renginyje. Ir, žinoma, kaip jie gali įsitraukti!
Išvalykite renginių vietas! Patikrinkite maitinimo skaitiklį, pašalinkite reklamjuostes, išvalykite baldus ir dar daugiau. Norėsite, kad svetainė būtų grąžinta į pradinę būseną, ypač kai mokate nuomą ir norite grįžti. Taip pat galite išvengti papildomų mokesčių, kuriuos nustato jūsų vietos teikėjas. Darbus paskirstykite tolygiai, kad valymo procesas būtų kuo greitesnis ir lengvesnis.
- Patikrinkite dar kartą, kad įsitikintumėte, jog vertingų daiktų neliko. Jei taip, paruoškite prarasto daikto paraiškos formą.
- Jei ką nors sugadinote, praneškite asmeniui, su kuriuo susisiekėte, kad išsinuomotumėte vietą. Sąžiningumas ir atvirumas visada yra geriausias požiūris.
- Išimkite kuo daugiau šiukšlių. Po to perims techninės priežiūros skyrius.
Pasirūpinkite visomis misijomis po renginio. Atsižvelgiant į renginio, kurį rengiate, tipą, po renginio galite neturėti ką veikti, arba bus didelis sąrašas žmonių, kuriems padėkoti, taip pat laukiantys kvitai. Štai keletas idėjų jums pradėti:
- Dėkoju visiems organizacinio komiteto nariams, ypač rėmėjams ir savanoriams. Negalite organizuoti renginio be jų!
- Užbaigti ir tvarkyti pinigų reikalus. Tai turėtų būti padaryta kuo greičiau, tuo mažiau trūkumų, tuo geriau.
- Surenkite padėkos vakarėlį tiems, kurie jums padėjo. Norite, kad komandos draugai jaustųsi dėkingi ir kartu norėtumėte, kad jūsų rėmėjai pamatytų, jog jie atnešė pokyčių ir gerą tikslą.
- Išdalinkite suvenyrus ar kitus leidinius suinteresuotoms šalims.
- Perveskite sąskaitas rėmėjams ir kitiems.
- Skelbkite nuotraukas renginio internetiniame puslapyje.
Surinkite susitikimą, kad pasimokytumėte iš patirties ir kitą kartą pasisektumėte geriau. Po to, kai viskas pasibaigs, ko norėtumėte, kad elgtumėtės kitaip? Kas veikia ir kas ne? Ar norėtumėte surengti tokį renginį? Ką tu išmokai?
- Jei sulauksite visų atsakymo, perskaitykite juos visus. Net jei nesulaukiate svečių atsakymo, klauskite renginio organizatorių! Kaip jie galvoja? Ar jiems patiko tas laikas? Tikriausiai vien todėl, kad granolos baras ir rašiklis buvo nemokami, tiesa?
skelbimas

Patarimas

Parengiamų dokumentų sąrašas:
- Laikinas biudžetas
- Renginių tvarkaraštis (kiekvienos programos laikas renginyje)
- Kvietimas
- Svečių sąrašas
- Veiksmų planas
- Darbo grafikas (baigimo grafikas)
- Dokumentai spaudai
- Kalba
- Dalyvių sąrašas
- Šalių kalbos (pridėti pranešėjo atnaujinimą)
- Darbo programa
- Tvarkaraštis yra padalintas į minutes
- Kontaktinio tinklo sąrašas (organizatoriaus telefono numeris)
- Atvežamų daiktų sąrašas
- Vykdytinų užduočių sąrašas
- Įvykių ataskaitos (spaudai ir kitiems)
Prieš renginį paskirkite asmenis / padalinius, kurie būtų atsakingi už šias sritis:
- Aukotojai
- Dalyviai
- Svarbus svečias, pranešėjas
- Kurkite, spausdinkite, rinkite straipsnius ir vertinkite tuos produktus
- Apdovanojimai, suvenyrai, dovanos, baneriai, sertifikatai
- Transporto priemonės, maitinimas, renginių vietos išdėstymas, dekoravimas, fonai, automobilių stovėjimo aikštelė
- Žiniasklaida, viešieji ryšiai (išorės santykiai), rinkodara
Veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti renkantis vietą ir derantis dėl kainų:
- Vietos talpa (dalyvių skaičius, išskyrus tuos, kurie oficialiai nedalyvauja)
- Maisto prieinamumas (tuo atveju, jei maitinimą teikia ir vieta)
- Laikas (renginio pradžios ir pabaigos laikas)
- Apšvietimas (jei renginys vyksta naktį)
- Yra oro kondicionierius arba ne
- Pateikiama reikalinga įranga (mikrofonas, garsiakalbiai ir kt.)
- Baldai (baldai, stalo rankšluosčiai ir kt.)
- Ar muzikiniai ir pramoginiai renginiai gali būti rengiami toje vietoje (su mažiau oficialiais šou)
- Generatorius
- Lengva patekti į vietą - nesvarbu, ar vieta yra miesto centre, ar ne (ar delegatai gali dalyvauti be jokių sunkumų)
- Specialus kambarys organizatoriams, persirengimo kambariai ir kt.
- Iš viso išlaidų
Renginio dieną paskirkite asmenį / skyrių, kuris būtų atsakingas už:
- Bendrasis koordinavimas
- Tualetas
- Maistas
- Dirba lauke
- Priimančioji (MC)
- Kompiuteriai, projektoriai
- Fotografas
- Registratorė
- Minios kontrolė ir PR su minia
- Parkavimosi aikštelė
- Apsaugokite
- Išdalinkite dokumentus ir reikmenis (dovanas ir sertifikatus konkretiems asmenims, taip pat visiems renginio dalyviams)
Veiksniai, į kuriuos reikia atsižvelgti nusprendžiant dėl įvykio datos:
- Ar tą dieną bus prieinamas pagrindinis svečias ir kiti VIP svečiai
- Kuri diena geriausia jūsų tikslinei auditorijai?
Visada galite neperduoti savo darbo ir pareigų kitam asmeniui.
Darbas yra atsakingas.
Laiku. Jei vėluojate, išsamiai ir nedelsdami praneškite apie darbą asmeniui, apie kurį turite pranešti.
Iškilus problemoms, nekaltinkite kitų, negalvokite per daug ir nekelkite daugiau streso, raskite būdų problemai išspręsti.
Įsitikinkite, kad turite avarinių situacijų evakuacijos planą. Jei jūsų renginys yra didelio masto, įsitikinkite, kad budi policija ir gydytojai.

Įspėjimas

Neišsigąskite ir nestresuokite. Rami laikysena duos geresnių rezultatų.
Būkite pasirengę bet kokiai situacijai. Kartais bus dalykų, kurių jūs negalite kontroliuoti. Jei esate organizatorių narys, nepykite, kai kas nors ant jūsų šaukia, tas asmuo gali būti tiesiog įsitempęs. Jei esate koordinatorius, nesijaudinkite ir nepanikuokite. Prašau ramiai viską padaryti. Pabandykite apmąstyti galimas situacijas ir tai, ką darytumėte tokiose situacijose.