Turinys

• Žingsniai
• Patarimai
• Įspėjimai

Kontaktinė informacija yra tiesiog nepakeičiama verslo bendradarbiavimui ir verslo bendravimui. Gavę vizitinę kortelę su kontaktine informacija, pasistenkite užtikrinti, kad ji atsidurtų toje vietoje, kur ją lengvai rastumėte, kai tik prireiks. Nesvarbu, ar turite nuosavą verslą, ar tiesiog daug judate verslo sluoksniuose, sutvarkę gautas vizitines korteles galite daug greičiau rasti tinkamus žmones, o tai savo ruožtu gali padidinti pardavimus ir daugiau pinigų kišenėse. Štai keletas idėjų, kaip tas pačias vizitines korteles galima saugoti organizuotai.

Žingsniai

1. 1 Pažvelkite į vizitinę kortelę iškart po jos gavimo. Atidžiai ir iškart gavus vizitinę kortelę, tai puikus būdas prisiminti savininko vardą ir veidą. Paraiškos forma ir laipsnis taip pat paprastai įrašomi į vizitinę kortelę, taigi čia yra dar vienas raktas, kuris jums pasakys, kas tai yra ir ką jis daro.
2. 2 Turėkite kur įdėti savo vizitines korteles po to, kai jas gausite. Jei į susitikimus pasiimsite maišelį ar užrašų knygelę, tuomet jose paskirkite vietą, kur galėtumėte pasidėti gautas vizitines korteles. Kad ir kur nuspręstumėte juos dėti, jokiu būdu nedėkite jų tarp savo užrašų lapų ir nedėkite į kišenę - ten jie tikrai bus pamesti ar nuplauti jūsų daiktais.
3. 3 Saugokite žmonių kontaktinę informaciją savo kompiuteryje. Grįžę iš verslo pietų, mugės ar susitikimo, nedelsdami padėkite visas gautas vizitines korteles į saugią vietą. Stalo stalčius ar kita vieta, į kurią kiti žmonės paprastai nežiūri, yra ideali. Kai tik turite laiko, išimkite visas stalčių stalčiuje surinktas vizitines korteles ir įveskite visą kontaktinę informaciją iš jų „Outlook“, „Excel“, „Access“ ar net tik „Word“.
4. 4 Kiekviename faile, skirtame vienai vizitinei kortelei, sukurkite stulpelį „Pastabos“. Užpildykite bet kokią informaciją, kurios nėra pačioje vizitinėje kortelėje: ką šis asmuo veikia, kokią informaciją ar perspektyvų bendradarbiavimą jis jums apibūdino, kada susitikote ir pan.
5. 5 Sukurkite verslo kontaktų klasifikaciją. Padalinkite juos į puikius, daugiau ar mažiau potencialius ir tuos, kurių jums beveik niekada nereikia. Norėdami tai padaryti, galite naudoti numeraciją, kur 1 yra žymėti vertingus kontaktus, 2 - galima, o 3 - tuos, su kuriais vargu ar susidursite. Taip pat galite naudoti spalvų kodavimą: žalia - vertingiems verslo kontaktams, geltona - potencialiems kontaktams ir raudona - beviltiškiems. Pasirinkite jums patogų ir įsimintiną variantą, kuris leis geriau įsiminti savo partnerių kontaktinę informaciją.
6. 6 Sutvarkykite savo partnerių kontaktinę informaciją, kad vėliau galėtumėte ją lengvai rasti. Jis gali būti išdėstytas abėcėlės tvarka pagal asmens pavardės pirmąją raidę arba pagal įmonės pavadinimo pirmąją raidę; pagal pirmąją miesto, kuriame sutikote šį žmogų, raidę (jei dažnai keliaujate); arba pramonė, kurioje asmuo dirba. Taigi galite tiesiog įvesti paieškos juostoje informaciją apie norimą asmenį, kurią prisimenate, ir kompiuteris pateiks kontaktų, atitinkančių nurodytus paieškos parametrus, sąrašą.
   • Daugelis specialių kompiuterių programų, kurių tikslas yra sukurti jūsų kontaktų duomenų bazę, gali rūšiuoti kontaktus bet kokiu jums patogiu būdu ir palengvinti jų paiešką, jei staiga prisiminsite tik kelis raktinius žodžius, kurių reikia ieškoti. Jei naudosite vieną iš šių programų, sutaupysite daug laiko rankiniu būdu rūšiuodami vizitines korteles su duomenimis.
7. 7 Laikykite vizitines korteles senu geru būdu. Įdėkite juos į adreso bylą arba vizitinės kortelės laikiklį, kurį galima įsigyti biuro reikmenų parduotuvėse.
   • Šis senamadiškas būdas išsaugoti kontaktinę informaciją, net jei tai tik vizitinių kortelių krūva, surišta elastine juostele, yra geras jūsų elektroninio saugojimo kompiuteryje draudimo polisas.
   • Turėsite nuspręsti, kaip norite rūšiuoti savo vizitines korteles: pagal pavadinimą, įmonės pavadinimą ir kt.
8. 8 Kai tik gausite iš kažko vizitinę kortelę, nedelsdami (ne vėliau kaip per kelias dienas) užrašykite jos nugarėlę vietą, kurioje sutikote tą žmogų. Taigi to tikrai nepamiršite. Taip pat geriau trumpai užrašyti, apie ką kalbėjote, kad vėliau, kai turėsite susisiekti su šiuo asmeniu, galėtumėte jam priminti, kur susitikote, paklausti, kaip sekasi vaikams, ar prisiminti viską, ką aptarėte .. per pirmąjį susitikimą.
9. 9 Paruošta.

Patarimai

• Jei gaunate daug vizitinių kortelių, apsvarstykite galimybę įsigyti programinės įrangos, kuri leistų jas rūšiuoti ir saugoti. Yra vizitinių kortelių skaitytuvai, taip pat programos, kurios gali skaityti, atpažinti ir pasirinkti reikiamą informaciją iš popierinės vizitinės kortelės. Jie gali sutaupyti labai daug darbo rankiniu būdu įvesdami šią informaciją į kompiuterį.
• Jei jums reikia daugiau sužinoti apie savo verslo partnerius, o ne tik jų vardus ir telefono numerius, tada ieškokite programinės įrangos, leidžiančios saugoti ir valdyti didelį kiekį informacijos apie klientus ar partnerius.
• Pradėkite veikti greitai, jei ką nors pažadėjote naujiems pažįstamiems arba jei kas nors jus domina ir jūsų reikalas.
• Neleiskite kauptis neapdorotoms vizitinėms kortelėms. Rūšiuokite juos ir įveskite duomenis į savo kompiuterį bent kartą per savaitę, kol visiškai pamiršite, su kuo ir kodėl susitikote.

Įspėjimai

• Jei savo kompiuteryje saugote visą klientų ar partnerių kontaktinę informaciją, nepamirškite reguliariai daryti atsarginių kopijų, jei jūsų kompiuteris ar kietasis diskas sugenda. Jei įmanoma, automatiškai sukurkite atsarginę savo informacijos kopiją.