Turinys

• Žingsniai
• 1 būdas iš 3: Pasiruošimas susitikimui
• 2 metodas iš 3: susitikimo metu
• 3 metodas iš 3: Po susitikimo
• Patarimai
• Įspėjimai
• Ko tau reikia

Kaip įmonės sekretorius ar valdybos sekretorius, o gal smulkaus verslo savininkas, yra tikimybė, kad susidursite su poreikiu saugoti įmonių susirinkimų protokolus. Ši užduotis yra labai svarbi, nes tai ne tik teisinis reikalavimas, ypač pelno nesiekiančioms organizacijoms: šie protokolai yra oficialių įmonės įrašų, jos istorijos dalis. Protokolus galima padaryti gana lengvai, jei laikomasi tam tikrų taisyklių ir formato.

Žingsniai

1 būdas iš 3: Pasiruošimas susitikimui

1. 1 Iš anksto (prieš kelias savaites) nusiųskite pranešimą apie susitikimą, nurodydami susitikimo datą, laiką, vietą ir tikslą.
2. 2 Kiekvienam valdybos nariui paruoškite specialų paketą, į kurį įeina: pranešimas apie susitikimą, ankstesnio posėdžio protokolas, kontaktinės informacijos sąrašas ir tai, kas bus pateikta posėdyje (pvz., analizės ir biudžeto ataskaitos). Jei informacija yra konfidenciali, perduokite ją tik tuo atveju, jei ji atsiranda, darbuotojams (kai kuriais atvejais) ir svečiams palikus patalpas.
3. 3 Įsitikinkite, kad po ranka turite patogiausią įrašymo įrangą, pavyzdžiui: užrašų knygelė, aplankas, nešiojamasis kompiuteris ar diktofonas.
4. 4 Susitikimo dieną įsitikinkite, kad visi dalyviai turi rašomosios medžiagos, ženklelių (jei reikia) ir gaiviųjų gėrimų.

2 metodas iš 3: susitikimo metu

1. 1 Užsirašykite šią informaciją:
   • Organizacijos pavadinimas ir susitikimo tipas.
   • Ar buvo išsiųstas pranešimas apie susitikimą ir, jei taip, kada.
   • Susitikimo data ir vieta, kurioje jis įvyko.
   • Laikas, kai prasidėjo susitikimas.
2. 2 Užsirašykite susitikimo priežastį, pavyzdžiui: ketvirtinis valdybos posėdis arba kasmetiniai pareigūnų rinkimai.
3. 3 Turėtų būti išvardyta:
   • Posėdyje dalyvaujantys valdybos nariai, pareigūnai ir darbuotojai bei jų pareigos.
   • Tie, kurių nėra.
   • Dalyvaujantys svečiai, kas juos pakvietė ir priežastys, kodėl jie dalyvavo renginyje.
   • Susirinkimo pirmininko vardas ir pavardė.
   • Asmuo, rengiantis posėdžio protokolą.
4. 4 Nurodykite kvorumui reikalingą narių skaičių ir ar šis skaičius pasiektas.
5. 5 Užfiksuokite balsavimo rezultatus, skirtus priimti, pataisyti ar išbraukti iš paskutinio posėdžio protokolo.
6. 6 Jei reikia, pakeiskite ankstesnius protokolus.
7. 7 Išsakykite faktinius klausimus iš ankstesnio protokolo ir įrašykite jų diskusijos eigą, balsavimo rezultatus ar bendrą rezultatą.
8. 8 Įrašykite visus kitus balsus, pavyzdžiui, pareigūnų rinkimus, ir balsų už, prieš arba susilaikiusių skaičių. Išskyrus tuos, kurie susilaikė, nebūtina užsirašyti žmonių vardų ir balsavimo būdų. Nurodykite atsisakymo balsuoti priežastį ir ar kas nors išėjo iš kambario šio balsavimo metu.
9. 9 Išvardykite savo darbotvarkės klausimus ir palikite tarpą tarp jų, kad galėtumėte rašyti pastabas.
10. 10 Užsirašykite diskusijas dėl darbotvarkės punktų ir ką pasakė bei kas.
11. 11 Išvardykite visas aktualias problemas, kurios buvo aptartos susitikimo metu, taip pat nurodykite žmones, kurie turės pasisakyti kitame susitikime.
12. 12 Atkreipkite dėmesį į bet kokias diskusijas dėl darbotvarkės nesusijusių klausimų ir kas jų klausė, taip pat į šių diskusijų rezultatus.
13. 13 Nurodykite tų sprendimų, kurie buvo pasiūlyti persvarstyti, atnaujinti ar balsuoti, rezultatus. Pats oficialus sprendimas bus pateiktas kaip atskiras dokumentas.
14. 14 Nurodykite kito susitikimo datą ir laiką.
15. 15 Atkreipkite dėmesį, kad susirinkimas buvo paskelbtas uždaru balsų dauguma arba vienbalsiai. Nurodykite susitikimo pabaigos laiką.

3 metodas iš 3: Po susitikimo

1. 1 Užpildykite protokolą kuo išsamiau ir padarykite tai kuo anksčiau.
2. 2 Paryškinti paryškinkite visus balsavimo rezultatus, darbotvarkės punktus ir priimtus sprendimus.
3. 3 Protokolo kopijas kuo greičiau išdalinkite visiems susirinkimo dalyviams, kad gautumėte atsiliepimų apie jų turinį. Jei pakeitimų nebuvo pasiūlyta, įforminkite protokolą ir įdėkite jį į specialų įmonių susitikimų aplanką. Išdalinkite galutinio protokolo versijos kopijas visiems susirinkimo dalyviams ir tiems, kurie jo nedalyvavo.

Patarimai

• Jei kažko nesuprantate, nedelsdami užduokite atitinkamus klausimus, kad diskusija būtų įrašyta teisingai. Norėdami paprašyti paaiškinimo, nereikia laukti, kol visiškai surašysite protokolą.
• Priimti sprendimai ir balsavimo rezultatai turi būti nurodyti protokole, tačiau jų kopijos taip pat turi būti saugomos atskirame aplanke nuo ugnies, vandens ir kitų veiksnių apsaugotoje vietoje. Prie šio aplanko taip pat turėtų būti saugomos elektroninės kopijos.
• Susitikimo metu nesistenkite užsirašyti kiekvieno žodžio: bendrai rašykite apie tai, kas buvo pasakyta. Baigę pildyti protokolą, galite išsamiau atskleisti diskusijos eigą.
• Jūsų įmonės politika gali uždrausti naudoti elektroninius ryšius. Dabar tai atsitinka gana retai - viskas priklauso nuo to laiko, kai taisyklės buvo parašytos, ir nuo to, ar jos buvo peržiūrėtos bėgant metams. Todėl prieš bendraudami su susitikimo dalyviais tokiu būdu įsitikinkite, kad nieko nepažeidžiate. Taip pat galite siūlyti šių taisyklių pataisas, jei jos yra beviltiškai pasenusios.

Įspėjimai

• Būkite atsargūs pateikdami protokolo projektą susirinkimo dalyviams peržiūrėti ir patikslinti, nes tai suteikia jiems galimybę pakeisti tai, ką jie pasakė. Kai protokolas bus visiškai baigtas, įsitikinkite, kad visi žino apie visus jo pakeitimus: tokiu būdu informacija bus teisingai interpretuojama ir niekas nebus klaidinamas.

Ko tau reikia

• Aplankai
• Įrašymo reikmenys (bloknotai, pieštukas ar rašiklis, nešiojamasis kompiuteris ar diktofonas)
• Ženkleliai, jei reikia
• Paketai, kuriuose yra visa susitikimui reikalinga informacija
• Užrašų knygelės ir rašikliai / pieštukai susitikimo dalyviams
• Šalti gėrimai