Turinys

• Žengti
• 1 dalis iš 2: Darbotvarkės rašymas
• Sukurkite dienotvarkę nuo nulio
• Naudojant kalendoriaus šabloną
• 2 dalis iš 2: Geriausia kalendoriaus naudojimo praktika
• Patarimai

Tvarkingam susitikimui reikalinga gerai surašyta darbotvarkė. Neleiskite, kad jūsų susitikimas būtų toks varginantis ir efektyvus, kaip atrodo daugelis susitikimų. Laikydamiesi išsamios, tačiau lanksčios darbotvarkės, galite išlaikyti racionalų ir sutelktą susitikimą, kad pasiektumėte visus susitikimo tikslus per trumpiausią įmanomą laiką. Nesvarbu, ar norite rašyti savo kalendorių, naudoti šabloną ar kuo geriau išnaudoti jau turimą kalendorių, pradėkite nuo 1 veiksmo!

Žengti

1 dalis iš 2: Darbotvarkės rašymas

Sukurkite dienotvarkę nuo nulio

1. Pradėkite suteikdami kalendoriui pavadinimą. Nuo geriausios literatūros iki sausiausios skaičiuoklės beveik kiekvienam svarbiam dokumentui reikia pavadinimo, o susitikimų darbotvarkės nėra išimtis. Jūsų pavadinimas skaitytojui turėtų pasakyti du dalykus: pirma, kad jis skaito darbotvarkę, ir, antra, tema, apie kurią kalbama. Kai apsispręsite, uždėkite pavadinimą tuščio dokumento viršuje. Pavadinimas nebūtinai turi būti gėlėtas ar komplikuotas - verslo kontekste paprastai geriausi yra paprasti ir tiesioginiai pavadinimai.
   • Atsispirkite norui naudoti atskirus ar didelius šriftus savo pavadinime. Daugeliu atvejų norėsite naudoti paprastą, orų šriftą, pvz., „Times New Roman“ ar „Calibri“, ir padaryti savo pavadinimą tokio pat dydžio kaip likusios dokumento raidės (arba tik šiek tiek didesnės). Atminkite, kad jūsų pavadinimo tikslas yra informuoti skaitytojus apie tai, ko jie žiūri, nebūtinai norint juos linksminti ar atitraukti.
2. Papildyti "PSO?’, ’tiesa?"ir"kada?"duomenys antraštėje. Po pavadinimo susitikimų darbotvarkėse paprastai yra antraštė, kuri gali detaliai skirtis, atsižvelgiant į tai, kokia formali yra jūsų darbo vieta. Ši antraštė paprastai yra apie eilutę žemiau pavadinimo. Paprastai antraštėje trumpai nurodote faktinę informaciją apie susitikimą, kuris neturi nieko bendra su aptariama tema. Taip yra todėl, kad nedalyvaujantys žmonės žinotų, kada ir kur tai įvyko, ir kas ten dalyvavo. Toliau pateikiami keli dalykai, kuriuos galite pridėti; nepaisant pasirinktų duomenų, įsitikinkite, kad aiškiai nurodėte kiekvieną informaciją (kad etiketės tekstas būtų paryškintas):
   • Data ir laikas. Jie gali būti grupuojami kartu arba atskiruose skyriuose.
   • Vieta. Jei jūsų įmonė turi kelias buveines, galite užrašyti adresą, bet jei yra tik viena vieta, galite pavadinti kambarį, kuriame susitikote (pvz., 3 posėdžių salė).
   • Dalyviai. Pareigų pavadinimai paprastai yra neprivalomi, bet neprivalomi.
   • Specialūs dalyvaujantys asmenys. Tai gali būti ypatingi svečiai, pranešėjai ar konferencijų vedėjai.
3. Parašykite trumpą pareiškimą su tikslais. Susitikimai, neturintys aiškiai apibrėžto tikslo, rizikuoja sugaišti brangų laiką, kai dalyviai nusprendžia, apie ką kalbėti. Praleiskite eilutę po antrašte ir naudokite paryškintą arba pabrauktą tekstą, kad paskirtumėte tikslų skyrių su pavadinimu, pvz., „Tikslas“ arba „Tikslas“, po kurio eina dvitaškis arba nauja eilutė. Tada keliais glaustais ir aštriais sakiniais apibūdinate susitikimo klausimus. Siekite, kad čia parašytumėte apie 1–4 sakinius.
   • Pvz., Jei norime parašyti biudžeto susitikimo tikslų aprašą, galime juos naudoti: "Tikslas: Išvardinkite pagrindinius 2014–2015 finansinių metų biudžeto tikslus ir aptarkite ilgalaikes išlaidų taupymo priemones. Be to, tyrimų ir plėtros direktorius Marcusas Feldmanas pristatys naujausio konkurencijos tyrimo rezultatus. "
   • Jei kada nors rašėte moksliniame kontekste, pagalvokite apie tikslų išdėstymą kaip apie susitikimo santrauką. Iš esmės plačiai sakote, ką reikia aptarti susitikime, nedetalizuodami.
4. Parašykite pagrindinių susitikimo punktų tvarkaraštį. Tvarkaraščiai padeda kovoti su verslo susitikimų tendencija pernelyg ilgai. Praleiskite eilutę po tikslų išdėstymo, pateikite tvarkaraščiui paryškintą arba pabrauktą pavadinimą ir pradėkite kurti laiką (kad atitiktų pagrindinius diskusijų taškus) savo tvarkaraštyje. Kad būtų lengva skaityti, kiekvienam laikotarpiui nurodykite savo eilutę.
   • Kiekvieną laikotarpį nurodykite arba planuojamas pradžios ir pabaigos laikas, arba laiko, kurį norite skirti kiekvienai daliai. Pasirinkite vieną ar kitą sistemą ir būkite nuoseklūs - dalykų sumaišymas atrodo neprofesionaliai.
   • Kitaip tariant, kiekvieną laiko periodą norite pažymėti tos pokalbio temos pradžios ir pabaigos laiku arba tiesiog parašyti, kiek laiko jis truks. Pavyzdžiui, eilutės pavyzdys gali būti „14:00 - 14:05: Įvadai ir pristatymas " arba ’5 min: Įvadai ir dalyvavimas. “Tačiau turėtumėte vengti perjungti abi sistemas.
5. Skirkite laiką grafike visiems ypatingiems svečiams. Jei svečiai ateis į jūsų susitikimą aptarti svarbių temų, susitikime turėtumėte skirti laiko šiems žmonėms. Suteikite kiekvienam svečiui savo laiko tarpą, net jei jie turi daugiau nei vieną pokalbio temą. Tokiu būdu kiekvienas gali susikurti savo temas pagal pageidavimą.
   • Kad išvengtumėte nemalonių planavimo problemų, iš anksto susisiekite su svečiais ir sužinokite, kiek laiko kiekvienam iš jų reikės pokalbio tema.
6. Susitikimo pabaigoje palikite papildomą laiką bet kokiems kitiems reikalams. Per šį laiką žmonės gali paprašyti paaiškinimų painiomis pokalbio temomis, išsakyti savo nuomonę, siūlyti būsimų susitikimų temas ir pateikti kitų komentarų. Galite pateikti šią apklausą aiškiai įtraukdami ją kaip paskutinį punktą į savo tvarkaraštį, arba galite ją pateikti patys po paskutinio susitikimo punkto.
   • Jei pasieksite susitikimo pabaigą ir niekam nekils papildomų klausimų ar komentarų, visada galite susitikimą baigti anksčiau. Daugelis jūsų dalyvių greičiausiai už tai jums padėkos!
7. Taip pat galite pateikti pokalbio temų apžvalgą. Paprastai tvarkaraštis yra liūto dalis susitikimo darbotvarkės - ta dalis, kurios žmonės nori vadovauti diskusijai. Vis dėlto, nors nebūtina įdėti šių papildomų pastangų, papildoma pagrindinių dalykų apžvalga gali būti labai naudinga išsiblaškiusiems dalyviams. Kontūras dalyviams primena susitikime pateiktų idėjų išdėstymą ir padeda tiems, kuriems sunku sekti kiekvieną paminėtą temą. Žemiau yra santraukos, kurią tikriausiai norite naudoti, pavyzdys:

   • I. Aukšto prioriteto biudžeto punktai

     • A. Darbuotojų kelionės biudžetas

       B. Pardavėjų įkainiai

       • i. Derybos dėl geresnio sandorio?

       C. lobizmo išlaidos

     II. Priemonės apyvartai gerinti

     • A. Alternatyvių paslaugų sutartys

       • i. Pateikite klientams galimybes

         ii. Gaukite atsiliepimų

       B. Reinvesticijos į mobiliąsias technologijas

     ...ir taip toliau.

8. Prieš išdalindami kalendorių, patikrinkite, ar nėra klaidų. Kai kurie dalyviai gali labai pasikliauti susirinkimo darbotvarke, todėl prieš išdalijant, labai patartina patikrinti, ar nėra klaidų. Tai padaryti nėra tik palankumas dalyvaujantiems - tai taip pat teigiamai atsiliepia apie jūsų dėmesį detalėms ir vertę, kurią turite savo pozicijai.
   • Be to, jums gali padėti patikrinti, ar jūsų dienoraštyje nėra klaidų laikas ir tave išgelbėsi veidas Laiko praleidimas aiškinant klaidų kupiną dienotvarkę gali sujaukti jūsų susitikimą ir būti gėdingas jums, ypač kai dalyvauja svarbūs žmonės.

Naudojant kalendoriaus šabloną

1. Naudokite šabloną, pridėtą prie teksto redaktoriaus. Daugelyje teksto apdorojimo programų, tokių kaip „Microsoft Office“, „Pages for Mac“ ir pan., Yra standartiniai visų asmeninių ir profesinių dokumentų šablonai, įskaitant susitikimų darbotvarkes. Naudodami šiuos šablonus galite sukurti profesionaliai atrodantį dokumentą stebėtinai greitai ir lengvai. Paprastai tokio tipo šablonai yra suskirstyti į logines sekcijas su estetišku išdėstymu - tiesiog įveskite atitinkamus duomenis atitinkamose erdvėse ir viskas gerai!
   • Nors kiekvienas teksto redaktorius yra šiek tiek kitoks, dauguma pasirinkę šabloną leis jums pereiti prie šablonų iš meniu juostos programos lango viršuje.
   • Jei jūsų teksto apdorojimo programa gali naudoti šablonus, bet neturi tinkamų susitikimų darbotvarkės šablonų, galite juos atsisiųsti iš programos kūrėjo svetainės. Pavyzdžiui, „Microsoft Word“ šablonus galima rasti adresu office.microsoft.com, o „Pages for Mac“ šablonus rasite „Apple App Store“.
2. Šabloną taip pat galite atsisiųsti iš išorinio šaltinio. Jei pagal jūsų numatytuosius nustatymus jūsų tekstų apdorojimo programoje nėra kalendoriaus šablonų ir jų negalite gauti oficialioje svetainėje, nesijaudinkite - internete yra daugybė nemokamų šablonų. Paprasta paieška jūsų pageidaujamoje paieškos sistemoje, tarkime, „susitikimo darbotvarkės šablonas“, duos dešimtis atitinkamų rezultatų. Tačiau kadangi ne visi šie rezultatai gaunami iš oficialių, patikimų šaltinių, svarbu atskirti renkantis, kuriuos šablonus naudoti. Žemiau pateikiamos kelios išorinės svetainės, kurias galbūt norėsite aplankyti:
   • „Word Word“ šablonų išsaugojimas - ši profesionali svetainė siūlo daugybę kokybiškų „Microsoft Word“ šablonų.
   • „Word Templates Online“ - dar vienas puikus „Word“ šablonų šaltinis. Tačiau šiame puslapyje yra tik keli pasirinkimai.
   • „iWorkCommunity“ - geras puslapių kalendoriaus šablonas. Tačiau šis šablonas skirtas senesnėms „Pages“ versijoms (iki 2009 m.).
   • „App Store“ taip pat yra daugybė puslapių šablonų. Deja, ne visi šie yra prieinami nemokamai.
3. Užpildykite savo šablono laukus. Suradę tinkamą šabloną savo teksto redagavimo priemonėje arba atsisiųsdami jums patinkantį, tereikia užpildyti šabloną reikalinga informacija. Daugumoje šablonų bus aiškiai pažymėtos sritys, kuriose galėsite įvesti pavadinimus, laikus, pokalbio temas, skyrių pavadinimus ir pan. Užpildykite visus susijusius laukus, kad užpildytumėte savo darbotvarkę, o po to patikrinkite, ar jūsų darbe nėra klaidų. Kad ir kokie naudingi būtų kalendoriaus šablonai, jie neapsaugo jūsų nuo rašybos, gramatikos ir faktinių klaidų.
   • Nepalikite jokių laukų tuščių. Niekas neatrodo mėgėjiškiau, nei, tarkime, grafiko eilutė, kurioje parašyta tik „Įveskite čia“. Jei dėl kokių nors priežasčių yra šablono dalių, kurių nenorite užpildyti, ištrinkite jas, o ne palikite tuščias.
4. Atlikite nedidelius pakeitimus, kad pritaikytumėte kalendorių savo poreikiams. Susitikimų darbotvarkės šablonai gali būti labai naudingi, tačiau nėra jokios priežasties, kodėl turėtumėte tiksliai laikytis numatyto kalendoriaus stiliaus ir išdėstymo. Galite laisvai keisti šablono turinį ir stilių, kaip jums atrodo tinkama, kad įsitikintumėte, jog jūsų kalendorius atitinka jūsų įmonės nustatytus ir susitikimui nustatytus standartus.
   • Pvz., Jei manote, kad tam tikras šablonas atrodo labai gerai, tačiau jo antraštė yra tokia ilga, kad blaško dėmesį, nedvejodami ištrinkite nereikalingas antraštės skiltis taip, kaip jums atrodo tinkama, jei tai darote taip, kad dokumento maketas nėra sugadintas arba darbotvarkė atrodo negraži.

2 dalis iš 2: Geriausia kalendoriaus naudojimo praktika

1. Pirmiausia pasirinkite svarbiausias temas. Suplanuojant susitikimus paprastai yra svarbiausia svarbiausią temą pateikti pirmoje tvarkaraščio dalyje. Tokiu būdu jūs pasiekiate du dalykus. Pirma, tai leidžia visiems aptarti šias svarbias temas, kai jie yra ant ribos ir dar nėra pavargę susitikimo pradžioje. Antra, jei susitikimas baigiasi anksčiau laiko arba kai kurie dalyviai turi išvykti nesibaigus, tai užtikrina, kad svarbios temos jau buvo aptartos.
   • Susitikimai ne visada vyksta taip, kaip planuota. Jei pasibaigus susitikimui bus atsisakyta mažų, nesvarbių temų, galbūt galėsite jas išspręsti patys arba paskirti kitą susitikimą vėliau. Tačiau jei negalite aptarti pagrindinių pokalbio temų, susitikimo metu nepavyko pasiekti dalies tikslo, o tai gali būti ir varginantis, ir gėdingas. Neleisite svarbiausių temų savo tvarkaraščio viršuje daugiausia Ši problema.
2. Laikykitės kalendoriaus tvarkaraščio, tačiau būkite lankstus. Planuojant ir vedant susitikimą, vienas didžiausių pavojų yra tai, kad jis užtrunka ilgiau nei planuota. Darbuotojai dažniausiai tokį turi nemėgti susitikimai yra per ilgi ir teisingai, nes jie gali būti nepaprastai nuobodūs ir trukdyti žmonėms dirbti realų darbą. Kad susitikimas vyktų pagal tvarkaraštį, stebėkite laikrodį ir, jei turite galimybę, mandagiai tęskite sakydami kažką panašaus į tai: „Mes tikrai turime pereiti prie kitos temos, jei norime laiku iš čia išeiti. "
   • Tačiau susitikimai dažnai nevyksta pagal planą, todėl turėtumėte būti pasirengę kompensuoti, jei kuri nors susitikimo dalis užtruks ilgiau nei norėtumėte. Būkite lankstus diskutuodami kuo daugiau per ribotą laiką, kurį turite susitikimui. Pvz., Jei dalis susitikimo vėluoja, galite apkarpyti diskusiją kitoms susitikimo dalims arba visai praleisti palyginti nesvarbias susitikimo dalis, kad įsitikintumėte, jog ji baigiasi laiku.
3. Darbotvarkę pradėkite rašyti gerokai prieš susitikimą. Nors kalendoriai nebūtinai yra tokie svarbūs kaip kitų rūšių verslo dokumentai (pvz., Ataskaitos, duomenų skaičiuoklės, pateikimo skaidrės ir kt.), Vis tiek norite, kad jūsų kalendorius atrodytų profesionalus ir aptakus, ypač jei tuo metu dalijatės su kolegomis. susitikimas. Kad įsitikintumėte, jog turite pakankamai laiko kokybiško dokumento parengimui, pradėkite rašyti dienoraštį kuo anksčiau.
   • Ankstyvas startas taip pat suteikia jums pranašumą gauti atsiliepimų apie susitikimo darbotvarkę. Dalijimasis preliminariomis kalendoriaus versijomis su kolegomis ar vadovais ir jų prašymas gali padėti ištaisyti trūkumus ir pridėti trūkstamą informaciją, kurios anksčiau nebuvo. Jei laukiate, kol parašysite kalendorių iki paskutinės sekundės, galbūt neturėsite laiko paprašyti šio atsiliepimo.
   • Nors galite išsiaiškinti dienotvarkės, skirtos reguliariam kasdieniam susitikimui dieną prieš susitikimą, pasirengti svarbiam susitikimui gali prireikti kelių savaičių.
4. Pasidalinkite darbotvarke su susitikimo dalyviais. Norint užtikrinti, kad visi atvyktų į susitikimą puikiai žinodami aptariamą temą, norėsite iš anksto pasidalinti dienotvarke su visais. Priklausomai nuo įmonės kultūros, kurioje dirbate, tai gali reikšti kelių egzempliorių spausdinimą ir asmeninį įteikimą arba tiesiog elektroninį laišką kalendoriui kaip priedą. Kad ir kaip platintumėte kalendorių, prieš siųsdami įsitikinkite, kad jame nėra techninių klaidų.
   • Atsižvelgdami į susitikimo svarbą, tikriausiai norite pateikti dalyviams darbotvarkę likus bent valandai ar dviem iki susitikimo. Didelių, svarbių susitikimų metu gali prireikti darbotvarkę išsiųsti prieš dieną ar daugiau.
   • Kadangi žmonės dažnai būna užsiėmę ar užmiršta, protinga mintis į susitikimą pasiimti keletą papildomų darbotvarkės kopijų, jei kas nors pamirštų jų.

Patarimai

• Jei kas nors negali dalyvauti posėdyje, apsvarstykite galimybę darbotvarkės viršuje sukurti skyrių „Paskelbta nedalyvauti“ arba palikite tam vietos ir tiesiog paskelbkite apie tai posėdžio metu.
• Puikus šaltinis vienam produktyvus susitikime naudojamas „DARV“: tikslai, darbotvarkė, vaidmenys ir atsakomybė. Visų pirma, jūsų susitikime turėtų būti vienas objektyvus turėti. Jei tik rengiate susitikimą norėdami pateikti informacijos, nešvaistykite žmonių laiko susitikimui. Siųskite jiems naujienlaiškį. Tikslas turėtų turėti aktyvų komponentą ir, jei įmanoma, produktą, kurį būtų galima rodyti: „Nustatykite komandos ketvirčio tikslus“. Darbotvarkė yra sąrašas temų, kurias spręsite, kad pasiektumėte šį tikslą, su laiko apribojimu, kad galėtumėte jus stebėti. Pavyzdžiui, "1. Patikrinkite praėjusio ketvirčio tikslų būseną (15 minučių), 2. Bet kokie kiti verslo pasiūlymai tikslams pasiekti (20 minučių), 3. Pasirinkite 5 geriausius tikslus (10 minučių) ir kt." Kalbant apie vaidmenis ir pareigas, jūs nustatote, kas veda susitikimą, kas užrašo ir kas priskiria veiksmo elementus, atsirandančius dėl susitikimo.
• Jei jūsų įmonė turi specialią kalendorių formą, naudokite šią formą kaip šabloną. Kai kuriose vietose būtina laikytis formulės.
• Atsižvelgiant į tai, ko pageidauja jūsų kolegos, gali būti naudinga nustatyti terminą, per kurį žmonės gali siūlyti darbotvarkės idėjas. Nurodykite pabaigos datą ir laiką ir jo laikykitės. Atlikite vietos papildymams, jei jie pagerina kalendorių arba kai įvykiai pakeičia jūsų pradinį kalendorių.