Turinys

• Žengti
• 1 dalis iš 4: Instruktavimo planavimas ir nustatymas
• 2 dalis iš 4: Apibūdinimas
• 3 dalis iš 4: išvadų ir rekomendacijų pateikimas
• 4 dalis iš 4: instruktažo tikrinimas
• Patarimai

Instrukcijoje aprašoma konkreti tema ir jos pagrindai, paprastai skirti vyriausybės pareigūnui ar kitam politikos formuotojui. Šie sprendimų priėmėjai kiekvieną dieną turi sunkiai rinktis įvairias temas ir neturi laiko gilintis į kiekvieną klausimą. Instruktavimas padeda atkreipti asmens dėmesį į vieną problemą ir nurodo svarbias detales, kurias jis / ji turėtų žinoti. Tuomet instruktaže siūlomi sprendimai ir siūlomi patobulinimai. Mokėjimas rašyti instruktažą yra naudingas įgūdis studentams, verslo žmonėms, politikams ir aktyvistams. Įtikinamas instruktažas yra glaustas, gerai organizuotas ir apima svarbiausius ir svarbiausius faktus bei sprendimus.

Žengti

1 dalis iš 4: Instruktavimo planavimas ir nustatymas

1. Nustatykite instruktažo apimtį. Apimtis apima instruktažo gylį ir ilgį. Kokia detale ketinate aptarti temą? Kiek skirtingų temų aptarsite? Tai priklauso nuo to, kiek informacijos galite rasti ir kiek informacijos turite pateikti savo reikalavimams pagrįsti.
   • Nustatyti instruktažo apimtį yra svarbu, nes tai leidžia skaitytojui tiksliai žinoti, kokia informacija aptariama, o kokia ne.
2. Pažink savo auditoriją. Prieš pradedant rašyti instruktažą, svarbu žinoti, kas jį skaitys. Tai kontroliuoja pasirinkimus, kuriuos atliksite dokumente. Prieš pradėdami pagalvokite apie šiuos klausimus ir, jei dar nežinote atsakymų, pabandykite sužinoti šiuos dalykus:
   • Kas skaitys šį dokumentą? Vyriausybės pareigūnai? Verslo lyderiai? Žurnalistai? Šių derinys?
   • Kiek skaitytojas jau žino apie šią problemą? Ar jie ką nors apie tai žino? Ką turi skaitytojai žino?
   • Kokį autoritetą šiuo klausimu turi skaitytojas? Kokius pakeitimus jis gali padaryti?
3. Suplanuokite pagrindinius dalykus. Prieš pradėdami rašyti savo instruktažą, turėtumėte (mintyse arba apybraižoje) išdėstyti pagrindinius dalykus, į kuriuos norite atkreipti dėmesį.
   • Kadangi instruktažas paprastai nėra ilgesnis nei vienas ar du puslapiai, jis turėtų būti glaustas. Politikos formuotojai yra labai užsiėmę, o jūsų problema nėra vienintelė jų problema. Nėra vietos nereikalingai informacijai ar ilgai trunkantiems paaiškinimams. Iš anksto nuspręskite pagrindinius dalykus, kaip sukurti glaustą instruktažą.
4. Apsvarstykite galimybę naudoti šabloną. Nors instruktažo formatas neturi būti pernelyg sudėtingas, galite sutaupyti laiko atsisiųsdami vieną iš daugelio nemokamų internetinių šablonų, skirtų kurti instrukcijų dokumentus „MS Word“.
   • Šablonas gali padėti susitvarkyti mintis ir greičiau paruošti instruktažą.
5. Sugalvokite pavadinimą, datą ir temos eilutes. Jei nenaudojate šablono, pirmiausia turite parašyti vardą, datą ir temos eilutes.
   • Vardas atitinka asmenį, kuriam skirtas instruktažas.
   • Data atitinka instruktažo pateikimo datą.
   • Tema turėtų keliais žodžiais apibūdinti pagrindinę instruktažo temą, pvz., „Patyčių paplitimas mokykloje Utrechto regione“. Tai leidžia skaitytojui net nepažvelgus į dokumentą žinoti, kas problema ta, kad bus gydoma.
6. Apsvarstykite galimybę įtraukti santrauką. Kai kuriuose instruktažuose pateikiama santrauka instruktažo pradžioje, kurioje keliais punktais apibendrinamas visas tekstas. Nuspręskite, ar norite tai padaryti, ir jei taip, pasilikite vietos šiam skyriui.
   • Labai užsiėmusiam skaitytojui santraukoje pateikiami pagrindiniai dalykai anksčiau laiko, todėl lengviau pereiti per likusį dokumentą.
   • Gerai parengtas instruktažas dažnai yra pakankamai glaustas, kad šis skyrius taptų nereikalingas. Tačiau jei yra klausimų, kuriems reikia nedelsiant imtis veiksmų, tai gali būti būdas nurodyti instruktažo skubumą, santraukoje aiškiai nurodant laiką.
   • Santrauka neturėtų viršyti trijų iki keturių balų.

2 dalis iš 4: Apibūdinimas

1. Sukurkite įvadą, kuriame apibendrinamas klausimas. Kitoje instruktažo dalyje turėtų būti išsamiai aprašytas klausimas ar problema. Pradėkite nuo trumpo atidarymo, paprastai vadinamo „Problema“ arba „Tikslas“, vienu ar dviem sakiniais aprašant pagrindinį klausimą, į kurį sutelkta instruktažas, ir (arba) kodėl jūs sukūrėte šį instruktažą.
   • Pavyzdžiui, galite parašyti maždaug taip: „Utrechto regiono mokyklose padaugėjo smurtinių patyčių atvejų“. Šiai problemai spręsti gali nepakakti dabartinės drausmės politikos “.
2. Pateikite svarbiausių faktų / aplinkybių apžvalgą. Kitame skyriuje „Apsvarstymai“ arba „Pagrindai“ turėtų būti pateikta išsami informacija apie problemos ar problemos būklę, daugiausia dėmesio skiriant naujausiems įvykiams ir (arba) dabartinei padėčiai.
   • Šiame skyriuje turėtų būti pateikta informacija, reikalinga skaitytojui priimti sprendimą šiuo klausimu. Šiam tikslui nebūtinos informacijos, kad ir kokia įdomi ji būtų, galima praleisti.
   • Jei dar to nepadarėte, prieš rašydami šį skyrių atlikite keletą tyrimų. Šiame skyriuje pateikiama informacija turėtų būti kuo tikslesnė, konkretesnė ir atnaujinta.
   • Jei reikia, išverskite informaciją savo auditorijai, kad šis skyrius būtų aiškus ir paprastas. Venkite žargono, techninės kalbos ar informacijos, kuri tiesiogiai nedomina visuomenės.
   • Jei reikia, naudokite statistiką ir duomenis, tačiau paaiškinkite dalykus taip, kad jūsų auditorija galėtų greitai ir lengvai suprasti.
3. Palikite savo nuomonę. Jūsų nuomonė apie šią situaciją ir (arba) ką reikėtų dėl jos padaryti, nepriklauso šiam skyriui. Laikykitės faktų.
   • Tačiau galite pasirinkti aptarti įvairių siūlomų ar esamų veiksmų privalumus ir trūkumus, nustatydami kiekvieno privalumus ir trūkumus.

3 dalis iš 4: išvadų ir rekomendacijų pateikimas

1. Padarykite tai aktuali. Jūsų instruktažas turėtų būti baigtas skyriais, tokiais kaip „Išvada“ ir (arba) „Rekomendacijos“ arba „Tolesni veiksmai“. Toks uždarymas turėtų paaiškinti, kodėl šį dalyką jūsų skaitytojas turėtų laikyti svarbiu.
   • Pabandykite susieti klausimą tiesiogiai su skaitytojo interesais, kad jūsų instruktažas būtų patrauklesnis.
   • Pavyzdžiui, galite pasakyti maždaug taip: „Patyčių atvejai priverčia tėvus svarstyti privačią mokyklą. Jie yra susieti su žemesniais testų balais ir išlaikytais rodikliais, todėl mūsų mokyklos atrodo mažiau veiksmingos visuomenės akyse. Jie sumažina regiono galimybes skirti finansavimą valstybės dotacijomis ir privačiu finansavimu “.
2. Pasiūlykite sprendimą. Daugelis informacinių pranešimų siūlo siūlomą aprašytos problemos sprendimą, susiejant šį klausimą su politikos pakeitimu, siekiant pagerinti padėtį.
   • Kai kuriose instrukcijose siūlomas (-i) sprendimas (-ai) pateikiamas (-i) skyriuje, pavadintame „Rekomendacijos“, tačiau kai kurie rašytojai teikia pirmenybę „Kitiems žingsniams“, nes mano, kad jis jaučiasi švelniau, yra mažiau įžūlus ar agresyvus. Atminkite, kad galutinį žodį ir sprendimą priima skaitytojas, o ne jūs.
   • Šis skyrius neturi būti „subalansuotas“, kaip fonas / aplinkybės. Tai gali būti vieta, kur pareikšti savo nuomonę apie tai, ką reikėtų padaryti.
   • Tačiau reikia pažymėti, kad jums nereikia pateikti jokio konkretaus sprendimo. Arba galite tiesiog išvardyti keletą variantų su jų pliusais ir minusais ir paraginti skaitytoją apsvarstyti šiuos pasirinkimus ir imtis tam tikrų veiksmų šiai problemai išspręsti. Nebūtinai turite nurodyti, kuris veiksmas būtų tinkamiausias.
3. Naudokitės faktais, kad patvirtintumėte savo argumentą. Jūsų pasiūlymai šiame paskutiniame skyriuje turėtų būti logiškai pagrįsti ankstesnių skyrių informacija. Naudokite pateiktus faktus, kad parodytumėte, kodėl jūsų siūlomas sprendimas yra geras sprendimas.
   • Įsitikinkite, kad bet koks jūsų siūlomas sprendimas yra aiškus ir tiesiogiai susijęs su problema, kaip jūs ją apibūdinote. Pavyzdžiui, tarkime, kad ankstesniame skyriuje paminėjote patyčių prevencijos programų trūkumą. Šiame skyriuje yra prasminga siūlyti tokią programą ir galbūt atkreipti kitų mokyklų dėmesį į jų veiksmingumą. Jei dar nepaminėjote jokių prevencijos programų, toks sprendimas atrodo ne iš piršto laužtas.

4 dalis iš 4: instruktažo tikrinimas

1. Padarykite instruktažą glaustesnį. Instruktažas neturėtų viršyti dviejų puslapių. Jei instruktažas tapo ilgesnis, pirmiausia turite ieškoti dalių valdymo etape, kurių galima praleisti.
   • Ieškokite su tema nesusijusios ar jai mažiau svarbios informacijos ir pašalinkite tą medžiagą, ypač jei ji nėra susijusi su jūsų siūlomu (-ais) sprendimu (-ais).
   • Atsižvelgiant į tai, neturėtų trūkti svarbios informacijos, reikalingos, kad jūsų argumentas būtų aiškus ir įtikinamas. Jums gali tekti keistis tam tikra informacija kita.
   • Redaguodami savo tekstą pabandykite įsidėti į politiko ar biurokrato batus. Pagalvokite, kiek informacijos šie žmonės gauna kiekvieną dieną. Neprisidėkite prie problemos. Pateikite sprendimo priėmimui reikalingą informaciją - ne daugiau, ne mažiau.
2. Pašalinti techninę kalbą. Redagavimo etape atkreipkite dėmesį į techninę kalbą ar žargoną, dėl kurio jūsų instruktažas bus mažiau prieinamas. Net jei bandėte to išvengti rašydami instruktažą, gali būti, kad kai kurie sudėtingi terminai pateko į dokumentą.
   • Ypač jei esate tos temos, apie kurią rašote, ekspertas, lengva akimirkai pamiršti, kad kasdienė jūsų kalba kitiems gali būti sunkiai suprantama.
   • Atminkite, kad žmonėms, kurie nėra per daug susipažinę su tema, taip pat ne visada iš karto aišku, kodėl kažkas yra svarbu. Politikos formuotojai paprastai negali būti ekspertai kiekvienoje srityje, kurios jiems reikia norint priimti sprendimus.
3. Įsitikinkite, kad struktūra yra prasminga. Įsitikinkite, kad pagrindiniai faktai, kuriuos užfiksavote, logiškai kyla iš to dalyko, kurį jūs jį apibendrinote. Taip pat dar kartą patikrinkite, ar visi jūsų siūlomi sprendimai iš tikrųjų atitinka tuos svarbiausius aspektus.
4. Atidžiai patikrinkite, ar jūsų darbe nėra klaidų. Patikrinę instruktažo trukmę ir eigą, dar kartą atidžiai peržiūrėkite tekstą, kad įsitikintumėte, jog jame nebuvo klaidų.
   • Trumpai su rašybos, stiliaus ar gramatikos klaidomis skaitytojas daro ne tokį rimtą. Pateikę tokį trumpą pranešimą, galite padaryti daugiau naudos nei žalos, nes tai gali sumenkinti jūsų požiūrį.

Patarimai

• Žiūrėkite žinomų lyderių ir profesorių parašytas instrukcijas, kad sužinotumėte apie jų įtikinėjimo stilių.
• Atminkite, kad nors jūsų instruktažas gali būti skirtas konkrečiam asmeniui, kiti - darbuotojai, kolegos ir net žiniasklaida - gali jį perskaityti. Tai yra tinkama priežastis išlaikyti savo kalbą kuo prieinamesnę, net jei skaitytojas, turintis tam tikrų žinių, turi tam tikrų žinių.