Turinys

• Žengti
• 1 dalis iš 3: SOP nustatymas
• 2 dalis iš 3: SOP rašymas
• 3 dalis iš 3: sėkmės ir tikslumo užtikrinimas
• Patarimai

Standartinėje darbo procedūroje (SOP) yra informacija apie tai, kaip atlikti užduotį žingsnis po žingsnio. Esamą SOP reikia tik modifikuoti ir atnaujinti, tačiau taip pat galite atsidurti situacijoje, kai turite jį visiškai nustatyti.

Žengti

1 dalis iš 3: SOP nustatymas

1. Pasirinkite formatą. Nėra teisingo ir neteisingo SOP rašymo būdo. Tačiau jūsų įmonė tikriausiai jau turi keletą SOP, į kuriuos galite atsižvelgti, norėdami susidaryti idėją apie norimą struktūrą. Kaip pavyzdį naudokite esamus SOP (jei tokių yra). Jei jų nėra, turite keletą galimybių:
   • Sąranka su paprastais veiksmais. Tai tinka įprastoms procedūroms, kurios yra trumpos, duoda mažai galimų rezultatų ir yra pakankamai konkrečios. Iš tikrųjų, be būtinų dokumentų ir saugos priemonių, tai yra ne kas kita, kaip taškų sąrašas, paprastais sakiniais pasakantis skaitytojui, ką daryti.
   • Sąranka su hierarchiniais žingsniais. Tai gerai tinka ilgesnėms procedūroms - atliekant daugiau nei dešimt žingsnių, reikalaujančius priimti sprendimus, paaiškinti juos ir paaiškinti terminologiją. Paprastai tai yra pagrindinių žingsnių ir jų pakopų sąrašas tam tikra tvarka.
   • Sąranka su srautų diagramomis. Jei procedūra yra panašesnė į žemėlapį, su daugybe galimų rezultatų, geriausias sprendimas yra schema. Turėtumėte pasirinkti šią sąranką, kai rezultatų negalima tinkamai numatyti.
2. Pagalvokite apie savo auditoriją. Prieš rašant SOP reikia atsižvelgti į tris svarbius dalykus:
   • Ką jau žino jūsų auditorija? Ar jūsų visuomenė yra susipažinusi su organizacija ir jos procedūromis? Ar jie žino terminologiją? Jūsų vartojama kalba turėtų atitikti skaitytojo žinias ir indėlį.
   • Jūsų auditorijos kalbos gebėjimai. Ar įmanoma, kad yra žmonių, kurie nekalba jūsų kalba, jei skaito jūsų SOP ""? Jei taip, patartina įtraukti vaizdus su antraštėmis ir diagramomis.
   • Jūsų auditorijos dydis. Jei jūsų SOP vienu metu skaito daugybė žmonių (skirtingais vaidmenimis), turite nustatyti dokumentą kaip dialogą spektaklyje: 1 vartotojas kažką daro, tada 2 vartotojas ir t. T. Tokiu būdu kiekvienas vartotojas gali pamatyti, kaip jis yra sklandžiai veikiančios mašinos sraigtelis.
3. Pagalvokite apie „savo“ žinias. Esmė yra tokia: ar esate tinkamas žmogus tai užrašyti? Ar suprantate, apie ką tai? Kaip tai galėjo suklysti? Kaip tai turėtų būti saugu? Jei ne, geriau atiduokite darbą kitam. Prastai parašytas arba, dar blogiau, neteisingai parašytas, SOP ne tik sumažina produktyvumą ir organizacines nesėkmes, bet ir gali būti nesaugus ir paveikti viską nuo jūsų komandos iki aplinkos. Trumpai tariant, tai nėra rizika, kurią norite prisiimti.
   • Jei tai projektas, kurį jaučiatės įpareigotas įvykdyti, nebijokite kreiptis pagalbos į tuos, kurie kasdien užsiima procedūra. Interviu vedimas yra dažna SOP kūrimo proceso dalis.
4. Pasirinkite trumpą ar ilgą SOP. Jei rašote ar atnaujinate SOP grupei žmonių, kurie yra susipažinę su protokolu, terminologija ir pan., Ir tiesiog norite trumpo ir glausto SOP, pvz., Kontrolinio sąrašo, galite jį laikyti trumpą.
   • Be bendro tikslo ir kitos svarbios informacijos (data, autorius, asmens kodas ir kt.), Joje pateikiamas tik veiksmų sąrašas. Jei nereikia daugiau informacijos ar paaiškinimų, to pakanka.
5. Turėkite omenyje SOP tikslą. Akivaizdu, kad jūs susiduriate su procedūra, kuri jūsų organizacijoje kartojasi dar kartą. Bet ar yra kokia nors konkreti priežastis, dėl kurios šis SOP yra toks vertingas? Ar jame reikėtų pabrėžti saugumą? Atitikties priemonės? Ar jis naudojamas treniruotėms, ar kasdien? Štai kelios priežastys, kodėl jūsų SOP yra būtinas jūsų komandos sėkmei:
   • Siekiant užtikrinti atitikties standartų laikymąsi
   • Norėdami padidinti gamybos reikalavimus
   • užtikrinti, kad procedūra neturėtų neigiamos įtakos aplinkai
   • Siekiant užtikrinti saugumą
   • Kad viskas vyktų pagal tvarkaraštį
   • Norėdami išvengti gamybos defektų
   • Turi būti naudojamas kaip mokymo dokumentas
     • Žinodami, ką pabrėžti savo SOP, dokumentą bus lengviau susisteminti pagal tuos taškus. Taip pat lengviau suprasti, koks svarbus yra jūsų SOP.

2 dalis iš 3: SOP rašymas

1. Apibūdinkite reikalingą medžiagą. Techninius SOP paprastai „be“ pačios procedūros sudaro keturi elementai:
   • Titulinis puslapis. Tai apima 1) procedūros pavadinimą, 2) SOP identifikavimo numerį, 3) išdavimo ar pakeitimo datą, 4) įmonės, padalinio ar padalinio, su kuriuo susijęs SOP, pavadinimą ir 5) parašus. tų, kurie parengė ir patvirtino SOP. Šį puslapį galite nustatyti taip, kaip norite, jei ši informacija yra aiški.
   • Indeksas. Tai reikalinga tik tuo atveju, jei jūsų SOP yra ilgas, kad galėtumėte lengvai jį ieškoti. Čia jums reikia paprastos standartinės sąrankos.
   • Kokybė ir kokybės kontrolė. Procedūra nėra gera, jei jos negalima patikrinti. Įsitikinkite, kad turite reikiamą medžiagą ir išsamią informaciją, kad skaitytojas galėtų patikrinti, ar pasiektas norimas rezultatas. Tai gali būti kitų dokumentų forma, pavyzdžiui, vertinimo pavyzdžių.
   • Nuoroda. Įsitikinkite, kad turite visų cituojamų ar cituojamų informacinių knygų sąrašą. Nurodydami kitus SOP, įsitikinkite, kad reikalinga informacija yra įtraukta į priedą.
     • Gali būti, kad jūsų organizacija naudoja kitus protokolus, išskyrus šiuos. Jei galite kreiptis į jau egzistuojančius SOP, atsisakykite šios struktūros ir laikykitės to, kas jau yra.
2. Pačioje procedūroje būtinai laikykitės šių nuostatų:
   • Taikymo sritis ir taikymas. Kitaip tariant, apibūdinkite proceso tikslą, jo ribas, bet ir tai, kaip jis bus naudojamas. Pridėkite standartus, reglamentus, vaidmenis ir atsakomybę, indėlį ir rezultatą.
   • Metodika ir procedūros. Tai yra kaulų mėsa - surašykite visus žingsnius, įskaitant būtinas detales ir visą reikalingą įrangą. Įtraukite tolesnes procedūras ir sprendimo veiksnius.Nurodykite „kas ... jei“ taškus ir galimus pažeidimus ar saugumo problemas.
   • Terminologijos patikslinimas. Nustatykite santrumpas ir frazes, kurios nėra bendrinėje kalboje.
   • Įspėjimai dėl sveikatos ir saugos. Išvardykite juos atskirame skyriuje, taip pat išvardykite juos šalia veiksmų, su kuriais jie susiję. Negalima trivializuoti šių dalykų.
   • Įranga ir reikmenys. Išvardykite, ko reikia ir kokią įrangą ar įrangos standartus galite rasti kada ir kur.
   • Įspėjimai ir problemos. Taigi problemų skyrius. Kalbėkite apie viską, kas gali nutikti neteisingai, į ką atkreipti dėmesį ir kas gali sukelti galutinio, tobulo produkto problemą.
     • Suteikite kiekvienai temai atskirą skyrių (paprastai sunumeruotą), kad jūsų SOP netaptų per daug kalbinis ir painus ir kad viskas būtų prieinama.
     • Tai nėra išsamus sąrašas; tai tik procedūrinio ledkalnio viršūnė. Jūsų organizacija gali nurodyti, į kuriuos kitus aspektus reikia atkreipti dėmesį.
3. Laikykite savo raštus glaustus ir lengvai skaitomus. Yra tikimybė, kad auditorija jų neskaito savo malonumui. Būkite trumpas ir mielas - kitaip prarasite dėmesį arba dokumentą jiems bus sunku suprasti ir suprasti. Saugokite sakinius kuo trumpiau.
   • Štai vienas blogai pavyzdys: Prieš pradėdami naudoti, įsitikinkite, kad pašalinote visas dulkes nuo oro įleidimo angų.
   • Štai vienas Gerai pavyzdys ": Prieš naudojimą išsiurbkite visas dulkes iš oro įleidimo angų.
   • Apskritai nekalbėk apie „tu“. Tai kalba pats už save. Kalbėkite aktyviai ir sakinius pradėkite nuo imperatyvo.
4. Jei reikia, apklauskite procese dalyvaujančius darbuotojus, kaip jie atlieka darbą. Paskutinis dalykas, ko norite, yra parašyti SOP, kuris tiesiog neturi prasmės. Jūs keliate pavojų savo komandos saugumui, efektyvumui ir laikui bei neatsižvelgiate į jau naudojamas procedūras - ko jūsų kolegos jums nepadėkos. Jei reikia, užduokite klausimus! Tai turi būti padaryta teisingai!
   • Jei viskas neaišku, paprašykite skirtingų žmonių prisiimti visus vaidmenis ir atsakomybę. Vienas komandos narys gali nesilaikyti SOP, o kitas gali būti susijęs tik su kai kuriais veiksmais.
5. Išardykite didelius teksto gabalus į dalis su diagramomis ir schemomis. Jei susiduriate su vienu ar dviem veiksmais, kurie yra ypač keblūs, galite palengvinti savo skaitytojams naudodami diagramą ar diagramą. Tai tampa lengviau skaityti ir tai suteikia protui pertrauką nuo visų pastangų viską suprasti. Jums tai atrodo išsamesnė ir gerai parašyta.
   • Nenaudokite jų tik tam, kad pagražintumėte ar padarytumėte savo SOP įspūdingesnį; darykite tai tik tuo atveju, jei tai prasminga arba jei bandote įveikti kalbos barjerą.
6. Įsitikinkite, kad kiekviename puslapyje yra teisingas kodavimas. Jūsų SOP neabejotinai yra vienas iš daugelio SOP. Dėl šios priežasties jūsų organizacija turėtų turėti tam tikrą duomenų bazę, kurioje viskas būtų saugoma remiantis tam tikra indeksavimo sistema. Jūsų SOP yra to indeksavimo dalis, todėl reikia gauti tam tikrą kodavimo formą. Štai kodėl tai turi būti aiškiai nurodyta.
   • Kiekviename puslapyje turėtų būti trumpas pavadinimas arba asmens kodas, data ir puslapio numeris. Jums gali prireikti išnašų; tai priklauso nuo jūsų organizacijos politikos šiuo klausimu.

3 dalis iš 3: sėkmės ir tikslumo užtikrinimas

1. Išbandykite procedūrą. Jei nenorite išbandyti savo procedūros, tikriausiai nepakankamai parašėte. Paprašykite, kad kažkas, turintis „ribotą supratimą“ apie procesą (ar kas nors iš bendro skaitytojo atstovo), naudokitės jūsų SOP ir vadovaukitės juo. Su kokiomis problemomis jie susiduria? Jei tokių yra, turite kreiptis į juos ir atlikti reikiamus pakeitimus.
   • Geriausia, kad jūsų SOP išbandytų keli žmonės. Skirtingi žmonės susidurs su skirtingais dalykais, o tai suteiks jums daug (tikiuosi, naudingų) atsakymų.
   • Įsitikinkite, kad procedūrą išbandė tas, kuris to niekada nedarė. Kažkas, turintis išankstinių žinių, remsis tuo, kad patektų į priekį, o ne pirmiausia į jūsų darbą, kad jis praleistų žymę.
2. Ar SOP įvertins tie, kurie iš tikrųjų atlieka procedūrą. Galų gale nesvarbu iš tikro ką jūsų viršininkai mano apie SOP. Tai apie tuos, kurie ten yra iš tikrųjų turi bendradarbiauti. Taigi prieš siųsdami viršininkams viršūnėse, parodykite savo rašiklio vaisius tiems, kurie darys ar jau atliks darbą. Rask ką ji iš jo?
   • Įtraukdami juos į procesą ir įtraukdami juos į procesą, jie greičiausiai priims šią SOP. Ir jie neabejotinai turi puikių idėjų!
3. Tegul SOP patikrina patarėjai ir kokybės kontrolės skyrius. Kai komandai viskas gerai, galite ją persiųsti savo patarėjams. Jie gali mažiau pasakyti apie patį darbą, bet jie praneš, ar sąranka yra gera, jei ką nors pamiršote, ir jums praneš, kaip viską padaryti oficialiu ir sistemos dalimi.
   • Norėdami gauti dokumentų patvirtinimą, naudokite oficialias maršruto parinkimo sistemas, kad būtumėte tikri, jog patvirtinimo suteikimo procesas yra tinkamai pasirašytas. Kiekvienoje organizacijoje tai skiriasi. Jūs tiesiog norite įsitikinti, kad visi kalbėjo savo nuomonę ir kad buvo laikomasi visų taisyklių.
   • Po juo turi būti parašai. Daugumai įmonių nebeturi jokių problemų dėl elektroninių parašų.
4. Pradėkite naudoti SOP, kai tik jis bus patvirtintas. Pirmiausia jums gali tekti organizuoti mokymus dalyvaujantiems darbuotojams, tačiau tai taip pat gali reikšti, kad jūsų popierius pakabintas tualete. Kaip bebūtų, įsitikinkite, kad jūsų darbas naudojamas! Tu tai padarei. Laikas šiek tiek pripažinti!
   • Įsitikinkite, kad jūsų SOP yra atnaujintas. Jei taip nebėra, nedelsdami pasirūpinkite atnaujinimu, įsitikinkite, kad atnaujinimai patvirtinti ir dokumentuoti, ir dar kartą atsiųskite SOP. Nuo to priklauso jūsų komandos saugumas, produktyvumas ir sėkmė.

Patarimai

• Tiesiog paaiškinkite veiksmus olandų kalba.
• Nepamirškite įtraukti suinteresuotųjų šalių, jei įmanoma, kad rašytinis procesas atitiktų tikrąjį procesą.
• Patikrinkite, ar yra senesnė SOP versija. Gal galite apsiriboti keletu greitų pataisymų. Taip pat būtinai tinkamai juos dokumentuokite!
• Turėkite dokumentų istoriją su kiekviena nauja versija.
• Naudokite srautų diagramas ir vaizdus, ​​kad skaitytojas galėtų tinkamai sekti procesą.
• Atkreipkite dėmesį į aiškumą. Įsitikinkite, kad negalima interpretuoti keliais būdais. Parodykite procedūrą niekam nepažįstamam ir paklauskite, ką jie mano: vis tiek galite susidurti su staigmenomis.
• Prieš patvirtindami, patikrinkite savo dokumentą.