Parašykite verslo laišką klientams

Video.: Deklaracijų pildymas | Grąžiname kvėpavimą verslui 😀

Turinys

Žengti
1 dalis iš 2: Verslo laiško parengimas
2 dalis iš 2: Verslo laiško rašymas
Patarimai

Vykdydami verslą, tikriausiai turite rašyti laiškus savo klientams. Jums gali tekti jiems papasakoti apie naujus įvykius ar specialius pasiūlymus, arba jums gali tekti atsakyti klientui, kuris turi skundą jūsų įmonės vardu. Kad ir kokia būtų jūsų laiško priežastis, visada naudokite profesionalų toną.

Žengti

1 dalis iš 2: Verslo laiško parengimas

Naudokite profesionalų firminį blanką. Verslo laiškas reprezentuoja jūsų įmonę. Taigi jis turi atrodyti išskirtinai ir būti kokybiškas. Ant jo taip pat turi būti įmonės logotipas ar prekės ženklas.
- Galite sukurti blanką su išdėstymais „Microsoft Word“. Kortelių blankuose būtinai naudokite esamą logotipą ar prekės ženklą.
Atidarykite teksto apdorojimo programą. Verslo laišką visada turėtumėte sukurti kompiuteryje.
- Sukurkite naują dokumentą ir nustatykite dokumento paraštes į 1 colį.
- Naudokite serif šriftą, pvz., Times New Roman, Georgia ar Ariel. Būtinai naudokite ne didesnį kaip 12, bet ne mažesnį nei 10 šrifto dydį. Laišką neturėtų būti sunku perskaityti dėl neteisingo šrifto ar dydžio.
- Būtinai naudokite vieną tarpą.
Naudokite bloko formą. Blokavimo forma yra labiausiai paplitęs verslo laiškų formatas. Tai taip pat lengviausia dirbti. Kiekviena antraštė turi būti prieš kairę paraštę, o po kiekvienos antraštės bus tarpas. Pradedant nuo viršaus iki apačios, jūsų verslo laiške turėtų būti šios antraštės:
- Dabartinė arba laiško išsiuntimo data. Data yra svarbi, nes ją galima naudoti jūsų ir adresato įrašams. Tada jis taip pat gali būti teisėtai naudojamas. Taigi įsitikinkite, kad data yra teisinga.
- Siuntėjo adresas. Tai jūsų adresas, suformatuotas standartiniu adreso formatu. Jei jūsų adresas jau yra ant blanko, galite praleisti šį veiksmą.
- Adresato adresas. Tai susideda iš asmens, kuriam rašote laišką, vardo ir pavardės bei adreso. Pono / ponios naudojimas yra neprivalomas. Taigi, jei rašote, pavyzdžiui, Ninai de Vries, galite praleisti „Mevrouw“ dalį.
- Preambulė. Tai gali būti „Miela ponia de Vries“ arba „Miela Nina de Vries“. Jei nesate tikri, kas skaitys laišką, naudokite „Gerbiamasis Pone ar Ponia“. Taip pat galite naudoti „L.S.“, bet tik kaip kraštutinę priemonę, jei neįsivaizduojate, kas skaitys jūsų laišką.
- Laiško turinys. Apie tai daugiau dėmesio skirsime vėliau šiame straipsnyje.
- Laiško pabaiga su parašu. Tai gali būti „Pagarbiai“ arba „Pagarbiai“.

2 dalis iš 2: Verslo laiško rašymas

Nustatykite, kas yra jūsų tikslinė auditorija. Laiško tonas visada turėtų būti profesionalus, neatsižvelgiant į tikslinę auditoriją. Tačiau gali tekti pakeisti kalbą ar žodžių pasirinkimą, atsižvelgiant į gavėją. Jei rašote į kitos įmonės žmogiškųjų išteklių skyrių, turėtumėte būti oficialesni savo kalba. Bet jei rašote konkrečiam klientui, galite naudoti šiek tiek atsitiktinę ar atsitiktinę kalbą.
- Tikslinės grupės nustatymas taip pat reiškia, kad galite būti aiškūs savo tikslinės grupės atžvilgiu. Venkite vartoti terminologiją, kurios jūsų skaitytojas nesupranta. Pavyzdžiui, klientas tikriausiai nežino jūsų įmonės kosmoso programoje naudojamų santrumpų, todėl nenaudokite jų laiške.
- Auksinė gero verslo laiško rašymo taisyklė yra aiškus, glaustas ir mandagus.
Pirmame sakinyje nurodykite laiško tikslą. Apsvarstykite laiško tikslą. Ar tai norima informuoti klientus apie jūsų naują vietą? Ar priminti klientui apie neapmokėtą sąskaitą ar negrąžintą likutį? Arba atsakyti į kliento skundą? Turėdami omenyje šį tikslą, sukurkite pirmojo sakinio juodraštį, kuris iš karto praneš skaitytojui, apie ką yra laiškas. Neaiškiai vertinkite savo laiško tikslą. Būkite tiesmukiški.
- Pradėkite nuo „Aš“, jei norite išsakyti savo, kaip verslo savininko, nuomonę. Rašydami įmonės ar organizacijos vardu naudokite „Mes“.
- Sutelkite dėmesį į tiesioginį teiginį, pavyzdžiui: „Šiuo laišku mes norime jus informuoti“ arba „Šiuo laišku mes norime jūsų paprašyti“. Taip pat galite naudoti teiginį „Aš“, jei laišką rašote kaip verslo savininkas. Pavyzdžiui: „Aš susisiekiu su jumis dėl to“ arba „Aš neseniai tai girdėjau ... ir norėčiau sužinoti daugiau apie ...“
- Pvz., Jei jūs (kaip verslo savininkas) parašysite laišką Ninai de Vries apie neapmokėtą sąskaitą nuo praėjusio mėnesio, galite pradėti nuo: „Aš susisiekiu su jumis šiuo laišku, nes jūsų sąskaitoje liko nuo 2015 m. Kovo mėn. . "
- Arba, būdamas įmonės darbuotoju, jei atsakysite į kliento skundą dėl bendrovės kosmoso programos, galite pradėti laišką: „Gavome jūsų skundą dėl mūsų kosminės programos į Marsą“.
- Gal rašote laišką, kad klientas žinotų, jog jis laimėjo konkursą ar vietą mokymo kursuose. Pradėkite nuo sakinio: „Aš mielai jus informuoju ...“ arba „Mes norėtume jums pranešti, kad ...“
- Jei turite pateikti blogų naujienų, pradėkite nuo sakinio: „Atsiprašome jums pranešti ...“ arba „Gerai apsvarsčiusi nusprendžiau ne ...“
Naudokite aktyvųjį balsą, o ne pasyvųjį. Bendrąja kalba mes dažnai naudojame pasyviąją formą. Tačiau pasyvi forma daro tai, ką rašote, nuobodu ir painu. Aktyvi forma yra daug efektyvesnė verslo laiške, nes ji nustato tvirtesnį toną.
- Pasyvios formos pavyzdys yra, pavyzdžiui: „Kokius konkrečius skundus aš galiu už jus išspręsti?“ Sakinio tema, klientas („jūs“) yra sakinio pabaigoje, o ne pradžioje. nuosprendžio.
- Aktyvios formos pavyzdys yra, pavyzdžiui, „Ką aš galiu padaryti, kad išspręstų jūsų skundus?“ Ši sakinio versija aktyvia forma yra daug aiškesnė ir skaitytojui lengviau suprantama.
- Pasyvios formos naudojimas gali būti puikus būdas perduoti pranešimą, nekreipiant dėmesio į klaidą ar abejotiną punktą. Bet tai naudokite tik tada. Apskritai verslo laiškuose aktyvi forma yra daug efektyvesnė.
Nurodykite ankstesnį įvykį ar pokalbį su skaitytoju, jei taikoma. Gali būti, kad anksčiau šį mėnesį susisiekėte su Nina de Vries ir pateikėte įspėjimą apie jos neapmokėtą sąskaitą. O galbūt klientas praeitą mėnesį konferencijoje išreiškė nusivylimą kosmoso programa. Jei jau bendravote su skaitytoju, pripažinkite tai. Tai primena skaitytojui jūsų ankstesnį kontaktą ir verslo laiškas atrodo skubesnis ir svarbesnis.
- Naudokite tokią frazę: „Tęsinys nuo mano laiško apie jūsų neapmokėtą sąskaitą“ arba „Dėkojame už jūsų mokėjimą kovo mėnesį“. Arba „Gegužės konferencijoje buvo labai naudinga išgirsti apie jūsų poziciją kosmoso programoje“.
Pateikite užklausą arba pasiūlykite pagalbos. Nurodykite teigiamą toną su skaitytoju pateikdami mandagų prašymą arba siūlydami pagalbą bendradarbiavimo santykių forma.
- Tarkime, kad esate įmonės savininkas, prašantis kliento sumokėti sąskaitą. Naudokite tokią frazę: „Dėkoju, jei kuo greičiau apmokėsite neapmokėtą sąskaitą“.
- Tarkime, kad rašote savo įmonės vardu. Naudokite tokį sakinį: „Mes mielai suorganizuotume jūsų ir mūsų žmogiškųjų išteklių pareigūno susitikimą akis į akį“.
- Taip pat galite pasiūlyti atsakyti į visus skaitytojų klausimus ar rūpesčius. Naudokite tokią frazę: „Mielai atsakysiu į visus klausimus ar rūpesčius, susijusius su jūsų paskyra.“ Arba: „Ar norėtumėte, kad mes suteiktume jums daugiau informacijos apie programą?“
Uždarykite laišką. Pridėkite raginimą veikti sau ir skaitytojui. Tai gali būti mokėjimo prašymas iki konkrečios datos arba pastaba apie oficialų susitikimą su skaitytoju.
- Pridėkite sakinį, kuriame ateityje kreipsitės į adresatą. „Tikiuosi, kad susitiksime kitą savaitę vyksiančiame biudžeto posėdyje.“ Arba „nekantriai lauksiu dar daugiau apie tai aptarti su jumis mūsų vizito į būstinę metu“.
- Atkreipkite dėmesį į visus dokumentus, kuriuos norite pridėti prie savo laiško. Pridėkite sakinį, pvz., „Prieduose rasite neapmokėtą sąskaitą faktūrą“ arba „Priede rasite mūsų kosmoso programos kopiją“.
- Laišką užbaigkite baigiamuoju sakiniu. Klientams ar klientams naudokite „Pagarbiai“.
- Naudokite „Nuoširdžiai“ oficialiuose laiškuose žmonėms, kurių nepažįstate.
- „Best Regards“ arba „Best Regards“ naudokite tik tada, kai rašote gerai pažįstamiems ar dirbantiems žmonėms.
Perskaitykite laišką dar kartą. Visas jūsų tikslus formatavimas ir žodžiai bus veltui, jei laiške gausu rašybos klaidų!
- Atkreipkite dėmesį į bet kokį pasyviosios formos naudojimą ir pabandykite pakeisti sakinį į aktyvųjį.
- Atkreipkite dėmesį į ilgus, neaiškius ir sudėtingus sakinius. Verslo laiške mažiau paprastai yra daugiau, todėl, jei įmanoma, sutrumpinkite sakinių trukmę.