Turinys

• Žingsniai
• 1 būdas iš 1: pasiruoškite susitikimui
• Patarimai
• Įspėjimai

Kad susitikimas būtų sėkmingas, labai svarbu jam kruopščiai pasiruošti.Susitikimai vaidina svarbų vaidmenį daugelyje profesionalių pramonės šakų. Atlikite šiuos veiksmus, kad kitas susitikimas būtų sėkmingas.

Žingsniai

1 būdas iš 1: pasiruoškite susitikimui

1. 1 Žinoti, kaip pasiruošti susitikimui, yra labai svarbu visiems darbuotojams ir ypač bet kuriam vadovui ar vadovui. Ne mažiau svarbu žinoti, kada nerengti susitikimo.
2. 2 Nuspręskite, kokio tipo susitikimą organizuosite:
   • Informacinis
   • Kūrybingas
   • Priimti sprendimą
   • Motyvacinis
3. 3 Paskirti vaidmenis ir paskirti narius. Vaidmenys gali būti tokie:
   • Vadovaukitės
   • Padėjėjas / organizatorius
   • Sekretorė (apskaita)
   • Laikmatis (stebi laiką)
   • Dalyviai
4. 4 Paruoškite pranešimus, kuriuose būtų nurodyta susitikimo data, laikas, darbotvarkė ir vieta. Siųskite pranešimus iš anksto visiems dalyviams.
5. 5 Skirkite šiek tiek laiko aptarti ankstesnį susitikimą (jei jis buvo). Taigi dalyviai gali paaiškinti nesuprantamus dalykus arba išreikšti nesutikimą.
6. 6 Išdėstykite reikiamus daiktus vietose. Iš anksto sutvarkykite stalus ir kėdes. Suteikite kiekvienam asmeniui rašiklį ir popierių. Žodžio centre įdėkite vandens puodelį ir sutvarkykite taures.
7. 7 Skambinkite visiems užsisakyti. Tai yra momentas, kai pirmininkas ragina visus nustoti kalbėti ir praneša apie susitikimo pradžią. Apibrėžkite tikslus. Darbotvarkė yra temų, susijusių su tema, sąrašas ir kiekvienam iš jų skirtas laikas. Pavyzdžiui: „1. Įvertinkite ankstesnių tikslų įgyvendinimą (15 min.), 2. Toliau aptarkite tikslus eilės tvarka (20 min.), 3. Pasirinkite 5 pagrindinius tikslus (10 min.).
8. 8 Prieš susitikimą ratu perduokite specialią knygą ar tiesiog popieriaus lapą, kad susirinkusieji užrašytų savo vardus. Šie vardai bus suplanuoti minutę.
9. 9 Paprašykite sekretoriaus užrašyti svarbiausius susitikimo dalykus, kad vėliau juos būtų galima aptarti.
10. 10 Susitikimo pabaigoje paklauskite, ar kas nors turi klausimų kitomis temomis. Nustatykite kito susitikimo datą ir paskelbkite jo pabaigą.

Patarimai

• Pirmininkas dažnai skiriamas metiniame visuotiniame susirinkime. Pirmininkas valdo susirinkimą, palaiko tvarką ir užtikrina, kad visi laikytųsi darbotvarkės.
• Jei pirmininkas nebuvo išrinktas, susiraskite ką nors, kas norėtų atlikti šį vaidmenį.
• Net jei susitikimas yra neoficialus, vis tiek turėtumėte siųsti žmonėms išankstinį pranešimą apie datą ir laiką. Pavyzdžiui, galite siųsti el. Laiškus visiems.
• Tas pats pasakytina apie sekretorių, kuris užsirašinėja.
• Šios instrukcijos taip pat taikomos oficialiems susitikimams.
  • Darbotvarkė palaiko susitikimą ir neleidžia žmonėms per ilgai diskutuoti viena tema.
• Labai svarbu sekti laiką, kad ateityje nekiltų ginčų.

Įspėjimai

• Pirmininkas turi būti gerbiamas ir sąžiningas žmogus, kad galėtų kompetentingai surengti susirinkimą.