Turinys

• Žingsniai
• 1 metodas iš 1: darbotvarkės nustatymas
• Patarimai
• Įspėjimai

Darbotvarkė yra išsamus temų, kurios bus aptariamos susirinkime ar susirinkime, sąrašas. Tai neatsiejama susitikimų planavimo ir vedimo dalis, nes jame aprašomas susitikimo tikslas ir sprendžiami klausimai, išvardijami pranešėjai ir nustatomas laikas kiekvienam svarstytinam klausimui. Jei jums reikia suplanuoti susitikimą, surinkite visą reikiamą informaciją ir susisteminkite ją darbotvarkėje. Šie patarimai padės jums tai padaryti teisingai.

Žingsniai

1 metodas iš 1: darbotvarkės nustatymas

1. 1 Apie susitikimą iš anksto praneškite visiems dalyviams.
   • Galite siųsti jiems el. Laiškus arba platinti paslaugų pranešimus spausdinta forma.
   • Įtraukite susitikimo datą, laiką, vietą ir tikslą.
   • Klauskite gavėjų atsakymo. Leiskite jiems žinoti, kad į susitikimą turi atvykti visi, kurie priima kvietimus.
2. 2 Leiskite kiekvienam dalyviui iš anksto pranešti, kokią problemą jie ketina aptarti susitikime.
   • Paprašykite kiekvieno kolegos apibūdinti klausimo esmę ir detales, kurias jie nori spręsti posėdyje, kad galėtumėte teisingai ir tiksliai įtraukti į darbotvarkę.
   • Nurodykite, per kiek laiko dalyvis apsvarstys savo klausimą.
3. 3 Išvardykite visus darbotvarkės klausimus.
   • Sudarykite trijų stulpelių lentelę su antraštėmis „Darbotvarkė“, „Pranešėjas“ ir „Laikas diskusijoms“.
   • Išvardykite svarstomas problemas pagal jų išvaizdą, aktualumą ar svarbą.
   • Parašykite trumpą kiekvienos vedėjos pateiktos temos aprašymą.
   • Į pavadinimą įtraukite išsamią susitikimo informaciją - datą, laiką ir vietą, tikslą ir trukmę.
4. 4 Pasitarkite su kiekvienu pranešėju, ar jis sutinka su savo kalbėjimo linija ir klausimui skirtu laiku.
5. 5 Jei reikia, pataisykite darbotvarkę.
6. 6 Siųskite patvirtintos darbotvarkės kopijas visiems susirinkimo dalyviams. Padarykite tai iš anksto, kad jie galėtų peržiūrėti turinį ir pasiruošti susitikimui. Dviejų dienų turėtų pakakti.

Patarimai

• Jei gaunate prašymą įtraukti į darbotvarkę klausimą, nesusijusį su susitikimo tema, pakvieskite pranešėją kitą posėdį apsvarstyti šį klausimą.

Įspėjimai

• Skirkite pakankamai laiko kiekvienam pranešėjui pristatyti savo temą. Atkreipkite dėmesį į savo perspektyvas ir nesistenkite į vieną susitikimą įtraukti per daug informacijos. Atminkite, kad dalyviai gali turėti klausimų ar norėti aptarti papildomas temas.