Turinys

• Žengti
• 1 metodas iš 2: pagrindai
• 2 metodas iš 2: turinys
• Patarimai

Santrauka yra svarbiausia verslo dokumento dalis. Tai yra pirmoji (ir dažnai vienintelė) dalis, kurią skaitys kiti, ir paskutinė dalis, kurią turėtumėte parašyti. Tai trumpa viso dokumento apžvalga, skirta užimtiems žmonėms, kurie iš pirmo žvilgsnio skaitys jūsų dokumentą, parodyti, kiek skaityti ir kokių veiksmų gali būti imtasi.

Žengti

1 metodas iš 2: pagrindai

1. Supraskite, kad santrauka yra trumpa verslo kūrinio apžvalga. Čia yra žodžiai „trumpas“ ir „apžvalga“. Santrauka anaiptol nėra išsami ir nepakeičia originalaus kūrinio. Santrauka neturėtų viršyti 10% dokumento originalo. Pabandykite gauti nuo 5% iki 10%.
   • Santrauka skiriasi nuo ištraukos. Ištrauka pateikia skaitytojui apžvalgą ir orientaciją, o santrauka labiau išreiškia esmę ir nurodo kryptį. Ištraukos dažniau naudojamos akademiniuose darbuose, santraukos - daugiau verslo tikslais.
2. Įsitikinkite, kad laikotės stiliaus ir struktūros gairių. Dauguma įtakingų santraukų šaltinių sutaria, kad turėtų būti taikomos tam tikros stiliaus ir struktūros gairės. Jie apima:
   • Pastraipos turėtų būti trumpos ir tikslios.
   • Santraukos turi būti suprantamos neperskaičius pirminio pranešimo.
   • Santraukos turėtų būti parašytos taip, kad atitiktų auditoriją, kuriai rašomas tekstas.
3. Apibrėžkite problemą. Santraukoje turėtų būti apibrėžta aiški problema, nesvarbu, ar ji susijusi su tiekimo grandinės valdymu, ar su rinkodaros kampanijomis užsienyje. Aiškus problemos apibrėžimas yra ypač svarbus santraukose, nes pagrindinius dokumentus dažnai rašo technikai, mažai suprantantys konceptualius dalykus. Įsitikinkite, kad problema parašyta aiškiais, suprantamais žodžiais.
4. Pateikite sprendimą. Problemą visada reikia išspręsti. Norėdami pateikti aiškų tikslą (ir priežastį finansuoti priežastį), turite pateikti sprendimą taip, kad jis veiksmingai išspręstų problemą. Jei jūsų problema nėra aiškiai apibrėžta, jūsų sprendimas taip pat tikriausiai neturi prasmės.
5. Naudokite vaizdus, ​​ženklelius, antraštes, jei tai palengvina dokumento naršymą. Santrauka nėra esė; jie neturi būti ilgi teksto blokai. Jei jie padidina supratimą, esate teisingame kelyje:
   • Statula. Gerai pateiktas vaizdas, tiksliai išryškinantis kliento problemos pobūdį, gali paaiškinti santraukos esmę. Vaizdo stimuliavimas dažnai yra toks pat veiksmingas kaip ir analizė.
   • Surašymai. Ilgas informacijos dalis galima suskirstyti į lengviau valdomus sąrašus.
   • Galvos. Jei reikia, sutvarkykite temas santraukoje po antraštėmis. Tai padės skaitytojui likti kelyje pradedant santrauką.
6. Santrauka turi būti šviežia ir be žargono. Žargonas yra supratimo priešas. Tai tiesiog gana populiaru verslo pasaulyje. Tokių žodžių kaip „sąsaja“, „svertas“, „pagrindinės kompetencijos“ ir panašiai yra visi žodžiai, kurių reikėtų vengti. Jie užgožia tikrąją prasmę, o santrauka tampa neaiški ir nepatikslinta.

2 metodas iš 2: turinys

1. Pradėkite nuo dokumento originalo. Kadangi santraukoje apibendrinamas kitas dokumentas, turite žinoti originalų kūrinį, kad galėtumėte jį suspausti į valdomą ir informatyvią versiją. Nesvarbu, ar tas originalus dokumentas yra ataskaita, verslo planas, pasiūlymas, vadovas ar dar kažkas, eikite per jį ir raskite pagrindinius dalykus.
2. Parašykite trumpą apžvalgą Koks yra dokumentą palaikančios įmonės ar paties dokumento originalo tikslas? Kokia taikymo sritis?
   • Pavyzdys: „Women World Wide“ yra ne pelno siekianti organizacija, siekianti sujungti visas pasaulio moteris, veiksmingai sprendžiant smurto artimoje aplinkoje sprendimus ir teikiant paramos tinklą smurto artimoje aplinkoje aukoms. Veikdami iš savo būstinės Albertos mieste, Kanadoje, siuntimai buvo gauti iš moterų iš 170 pasaulio šalių “.
3. Pateikite skambų dalyvį. Tai bene svarbiausia santraukos dalis. Vienu ar dviem sakiniais turite skaitytojui aiškiai suprasti, kuo ypatingas jūsų verslas. Kodėl verta dėmesio, prekybos ar bendradarbiavimo santrauką skaitančių žmonių dėmesio?
   • Galbūt Michaelas Jordanas yra jūsų klientas ir nemokamai reklamavo jūsų produktą „Twitter“. Gal ką tik užmezgėte partnerystę su „Google“. Galbūt jums ką tik buvo suteiktas patentas, o gal tiesiog gavote didelį užsakymą.
   • Kartais užtenka trumpos citatos ar patirties. Tai yra atkreipti auditorijos dėmesį, padaryti bylą kuo pagarbesnę ir pritraukti skaitytoją į likusį dokumentą.
4. Apibrėžkite didesnę problemą. Pirmoji reali santraukos dalis yra problemos aptarimas, todėl aprašykite problemą, kurią sprendžia jūsų produktas ar paslauga. Įsitikinkite, kad problema aprašyta kuo aiškiau. Blogai apibrėžta problema neatrodo įtikinama ir nepateiks jūsų sprendimo su didžiausiu poveikiu.
   • Pavyzdys: „Los Andželą užkemša eismas. Po Vašingtono miesto centro eismas Los Andžele yra pats blogiausias šalyje. Tai ne tik erzina. Eismo smogas ir tarša mažina žmonių produktyvumą, didina astmos lygį ir lėtai, bet užtikrintai sukelia rimtą sveikatos problemą. Los Andžele yra daugiau automobilių nei pakankamai senų žmonių, kad galėtų vairuoti “.
5. Sugalvokite savo unikalų sprendimą. Didžioji problema yra lengva dalis. Dabar jūs turite įtikinti skaitytoją, kad turite didžiosios problemos sprendimą. Pateikdami šiuos du ingredientus, jūs esate super idėjos pėdsakai.
   • Pavyzdys: „„ Innotech “sukūrė novatorišką eismo valdymo sistemą, kuri sutrumpina laiką, per kurį važiuoja minutės, važiuodama šviesoforų išankstinio rūšiavimo juostomis įrengdama patentuotas„ išmaniąsias kilpas “, kurios užregistruoja automobilių kiekį per tam tikrą laiką ir pasuka įsijungia šviesos. Vairuotojams nebereikia kelias minutes stovėti prieš šviesoforą, o žalios šviesos kitoje pusėje dega nulio automobilių eilė “.
6. Kalbėjimas apie rinkos galimybes. Išplėskite didelę problemą įtraukdami savo pramonės statistiką. Įsitikinkite, kad neapsimetinėjate didesni už save! Tai, kad medicinos prietaisų pramonė kasmet yra 100 mlrd. USD, nėra prasminga, nes jūsų naujas medicinos prietaisas tarnauja tik nedidelei šios pramonės daliai. Susmulkinkite ją realiais rinkos dalimis.
7. Pavadinkite savo unikalų pardavimo pasiūlymą. Čia išsiaiškinsite savo unikalų sprendimą. Kodėl jūsų produktas ar paslauga yra geresnė už konkurentą? Gal dėl to, kad jūsų namų priežiūros organizacija siunčia gydytojus namuose esantiems žmonėms, o ne slaugos specialistams, o gal todėl, kad garantuojate, jog žmonės aptarnaujami tą pačią dieną, kad jums nereikėtų planuoti iš anksto. Paaiškinkite, kodėl esate ypatingas.
   • Pavyzdys: „„ Intellilight “turi pridėtinę vertę iš karto aptikti, kai niekas nėra namuose. Jei tuščioje patalpoje lieka lemputė, ji automatiškai išsijungia ir vėl įsijungia, kai tik kambaryje pastebimas judėjimas. Tai taupo kliento pinigus už sąskaitą už elektrą ir eikvoja mažiau energijos “.
8. Jei reikia, pasikalbėkite apie savo verslo modelį. Kai kurioms santraukoms verslo modelio nereikia (pavyzdžiui, ne pelno organizacijos neturi verslo modelio). Bet jei jūsų verslas tokį turi, verslo modelis turėtų būti aiškus ir lengvai sekamas. Iš tikrųjų jūs atsakote į klausimą "Kaip priversti žmones duoti jums pinigų iš savo piniginės?" Palikite modelį paprastą, ypač santraukoje. Viskas, ko reikia trumpai.
9. Jei reikia, pasikalbėkite apie savo valdymo komandą. Priklausomai nuo sektoriaus, kuriame dirbate, tai gali būti viena iš svarbiausių jūsų santraukos dalių. Jūsų investuotojai ar bankininkai pasitiki komanda, o ne idėja. Idėjas lengva sugalvoti, tačiau tas idėjas įgyvendinti gali tik stipri komanda. Nedelsdami parodykite, kodėl jūsų komanda turi patirties ir žinių, kad galėtų įgyvendinti jūsų verslo planą.
10. Teikite finansinę paramą ir prognozes, kad paremtumėte savo pretenzijas pagal savo rinką, verslo modelį ir ankstesnę veiklą. Turite sukurti finansinį vaizdą iš apačios į viršų. Šių prognozių esmė yra nurodyti savo kompetenciją ir sugebėjimą susidaryti finansinį vaizdą remiantis pagrįstomis prielaidomis.
    • Rengdami planą investuotojų grupei, neskirkite tam per daug laiko, nes jie žino, kad neįsivaizduojate, kiek galite uždirbti. Investuotojai paprastai nepriima sprendimų pagal jūsų finansinę situaciją. Galiausiai jie patys priima finansinius sprendimus.
11. Lėtai, bet užtikrintai atsakykite į jūsų prašymą. Dabar yra laikas paprašyti investicijos ar paskolos, atsižvelgiant į jūsų santraukos tikslą. Galėtumėte dar kartą paaiškinti, kodėl jūsų įmonė sukuria pridėtinę vertę. Priminkite skaitytojui didelę problemą, kurią ketinate išspręsti, ir galimą rinkos dalį. Galiausiai dar kartą pabrėžkite savo komandą ir sugebėjimą atlikti darbą. Paprašykite pinigų sumos, kurios reikės norint pasiekti kitą svarbų jūsų verslo etapą. Nerodykite, kiek akcijų esate pasirengę atsisakyti, ar kokias palūkanas esate pasirengę mokėti. Tai turi būti padaryta vėliau asmeninėse derybose.
12. Dar kartą perskaitykite santrauką. Parašę pagrindus, atidžiai perskaitykite. Turėtumėte ypač atidžiai patikrinti santrauką. Skaitydami pagalvokite apie savo spektaklio žiūrovus. Įsitikinkite, kad naujos nuorodos yra paaiškintos ir kalba aiški tiems, kurie nėra susipažinę su tema. Perrašykite, kur reikia.
    • Paprašykite, kad kas nors kitas perskaitytų jūsų santrauką iš naujo žiūrėdamas į ypatingą dėmesį:
      • Aiškumas. Ar žodžiai aiškūs, idėjos aiškesnės ir ar santraukoje nėra žargono?
      • Gedimai. Vis tiek gali būti gramatikos, skyrybos ir rašybos klaidų. Taip pat gali būti gera mintis, kad kas nors dar kartą patikrintų skaičius ir statistiką.
      • Galia. Ar idėjos virsta įdomiu pasiūlymu? Kur pasiūlymas žlunga, jei apskritai nepavyksta?
      • Suderinamumas. Kurios dalys nedera kartu? Kurie?

Patarimai

• Kuo santrauka judresnė, tuo mažiau ji bus skaitoma.
• Pažiūrėkite, ar galite pradėti naudotis dokumentų šablonais, esančiais daugumoje teksto apdorojimo programinės įrangos.
• Šie keturi komponentai taip pat gali būti naudojami santraukoms įvairiose verslo aplinkose.