Turinys

• Žengti
• 1 dalis iš 2: Pasiūlymo rašymas
• 2 dalis iš 2: Pasiūlymo pateikimas

Parengti valdymo pasiūlymą yra naudinga, jei matote galimybes patobulinti procesus, padidinti apyvartą ar sutaupyti. Taip pat galite parašyti pasiūlymą, jei matote ką nors, kas turėtų ar gali būti pakeista jūsų akimis. Jei norite parengti pasiūlymą savo įmonės valdymui, skirkite laiko reikalingos informacijos surinkimui. Aptarkite pasiūlymą su kolegomis, norėdami sužinoti, ar jie sutinka. Tinkamai priartėkite prie valdymo.

Žengti

1 dalis iš 2: Pasiūlymo rašymas

1. Nustatykite problemą. Nesvarbu, ar norite pateikti pasiūlymą dėl procesų racionalizavimo, ar dėl išlaidų mažinimo, turite turėti aiškų vaizdą, kokia yra problema. Dažnai patys turite apie tai mintį, tačiau jei norite padėti tašką ir ką nors išspręsti, įsitikinkite, kad problemą galite apibūdinti glaustai.
2. Atlikite tyrimus. Prieš pradėdami rašyti savo pasiūlymą, svarbu patikrinti visus faktus. Pasikalbėkite su suinteresuotosiomis šalimis. Tai gali būti kolegos, vadovai ar klientai. Skaitykite apie panašias įmones ir tai, ką jos gali daryti kitaip.
   • Pavyzdžiui, jei manote, kad jūsų įmonė turėtų pakeisti maitinimo įstaigą, pasikalbėkite su virtuvės darbuotojais, kurie dirba pas dabartinį maitinimo įstaigą. Ką jie mano? Galbūt jie yra dirbę su kitais maitinimo įstaigomis kitur? Kokius skirtumus jie mato? Ką jūsų kolegos mano apie maitinimo įstaigą? Jei jūsų netenkina maistas, tai gali būti jūsų asmeninis skonis, o ne kokybė.
3. Parašykite problemos aprašymą. Norėdami pristatyti savo pasiūlymą, apibūdinkite dabartinę situaciją. Nurodykite visus susijusius faktus. Pavyzdžiui, kas dalyvauja, datos ir vietos. Šiame skyriuje dar nepriimkite vertingumo; apsiribokite objektyviu esamos padėties eskizu.
   • Maitinimo įstaigos pavyzdyje galite parašyti, pavyzdžiui: „X įmonė su„ Caterer Y “dirba 7 metus. Per šį laikotarpį patiekalų, iš kurių galima pasirinkti, skaičius sumažėjo nuo penkių iki dviejų. Vegetariškų patiekalų sumažėjo, o kai kuriomis dienomis vegetariškų patiekalų iš viso nėra siūloma “.
4. Paaiškinkite, koks yra jūsų sprendimas. Nustačius problemą, aprašykite siūlomą sprendimą. Jei jūsų pasiūlymas susideda iš kelių elementų, pradėkite nuo svarbiausio jūsų pasiūlymo elemento. Parodykite, kad jūsų išvados pagrįstos tyrimais.
   • Pavyzdžiui, galite parašyti: „Aš patariu X įmonei pereiti prie kito maitinimo įstaigos. „X“ įmonė čia turi keletą galimybių. Tiek „Caterer W“, tiek „Caterer Z“ siūlo didesnį pasirinkimą patiekalams ir jų kaina yra panaši kaip dabartinio teikėjo. Be to, „Cateraar Z“ gali geriau patenkinti mūsų darbuotojų poreikius, nes jie turi platų vegetariškų, veganiškų ir be glitimo patiekalų asortimentą. Nors „Cateraar W“ siūlo mažiau veganiškų patiekalų, jie taip pat būtų tinkamas pasirinkimas. Šių metų pradžioje atlikti tyrimai rodo, kad 40% mūsų darbuotojų yra vegetarai, 10% yra veganai, o 2% darbuotojų laikosi dietos be glitimo “.
5. Suplanuoti. Apibūdinkite kiekvieną žingsnį, kurio reikia imtis įgyvendinant pasiūlymą. Kiekvienam žingsniui nurodykite, kokios išlaidos yra susijusios su tuo žingsniu ir koks yra vykdymo laikas. Būkite skaidrūs, kai išlaidos yra tikros ir kurios priklauso nuo tam tikrų veiksnių. Jei norite, galite suskaičiuoti veiksmus. Tada pateikite išsamesnę informaciją. Nenuvertinkite savo pasiūlymo grąžos. Kuo objektyviau nurodykite, kokia laukiama grąža.
   • ”Norint pakeisti maitinimo įstaigą, būtina: 1. atšaukti dabartinę sutartį su maitintoju Y; 2. Pakvieskite „Caterer W“ ir „Caterer Z“ į bandomąją sesiją; 3. Pasirinkite vieną iš dviejų maitinimo įstaigų; 4. Sudarykite sutartį su pasirinktu maitinimo įstaigos darbuotoju. Tikimasi, kad naujos sutarties išlaidos bus palyginamos su dabartinės sutarties su „Caterer Y“ išlaidomis. Jei laikysimės įspėjimo laikotarpio, dėl kurio susitarta dabartinėje sutartyje su „Caterer Y“, su atšaukimu nėra susijusių išlaidų. Todėl perėjimas prie kito maitinimo įstaigos gali būti neutralus sąnaudoms, o tai gali turėti teigiamą poveikį darbuotojų pasitenkinimui, nes pasiūla valgykloje padidėja “.
6. Nurodykite, kokie prieštaravimai gali būti. Parodykite, kad suprantate, kad pasiūlymui yra prieštaravimų. Pavyzdžiui, ar iš darbuotojų reikia tikėtis pasipriešinimo? Galbūt kai kurie kolegos yra didžiuliai dabartinio maitintojo gerbėjai. Nurodykite, ką galima padaryti, kad būtų pašalinti visi prieštaravimai ir sumažinta rizika.
7. Nurodykite, ko reikia pasiūlymui įgyvendinti. Jei jūsų pasiūlymas reiškia, kad reikia įsigyti elementų arba diegti papildomų darbuotojų, nurodykite tai. Taip pat nurodykite, kokio laiko reikia skirti. Tai galite padaryti kontrolinio sąrašo forma. Pavyzdžiui:
   • "Reikalinga: darbo grupė, vertinanti skirtingus maitinimo įstaigas (4 darbuotojai iš skirtingų organizacijos dalių), 2 valandos bandomajai sesijai, 3 valandos vertinimo ataskaitai parengti."
8. Pabaiga su pagrindiniais pranašumais. Kad ir kokį pakeitimą siūlytumėte, pakartokite jį pabaigoje. Apibendrinkite tris svarbiausius dalykus ir užbaigkite vienu santraukiniu sakiniu. Pagalvokite apie tai kaip apie santrauką. Pavyzdžiui:
   • Kaip rodo šis pasiūlymas, „Caterer Y“ per pastaruosius 7 metus sumažino patiekalų asortimentą. „Caterer W“ ir „Caterer Z“ siūlo didesnį asortimentą už tą pačią kainą. Aš rekomenduoju surengti bandomąją sesiją su šiais dviem viešojo maitinimo įstaigomis, kad būtų pasirinktas naujas mūsų įmonės maitintojas. Tikimasi, kad tai padidins darbuotojų pasitenkinimą ir išlaikymą “.
   • Nustatykite finansinę ir kiekybinę naudą. Pavyzdžiui, ar jūsų naujovės leidžia sutaupyti išlaidų? Tada nurodykite tai.
   • Nustatykite kokybinę naudą. Kartais pasiūlymo pranašumų negalima tiksliai nurodyti. Pavyzdžiui, jei jūsų pasiūlymas padidina darbuotojų pasitenkinimą, nurodykite tai. Kokybinė nauda gali būti tokia pat vertinga kaip ir kiekybinė.

2 dalis iš 2: Pasiūlymo pateikimas

1. Leiskite pasiūlymą perskaityti kolegai. Paprašykite kolegos pateikti atsiliepimų apie jūsų pasiūlymą. Galbūt jūsų kolega visiškai sutinka su jūsų pasiūlymu. Jei jūsų kolega ne visiškai sutinka su jūsų pasiūlymu, pagalvokite apie jų prieštaravimus. Jei manote, kad prieštaravimai yra pagrįsti, pakoreguokite savo pasiūlymą. Jei manote, kad prieštaravimai savaime yra pagrįsti, tačiau nepadarote kitokios išvados, prieštaravimus nurodykite skyriuje, kuriame paaiškinate galimus prieštaravimus pasiūlymui.
2. Nubraukite. Kai jūsų pasiūlymas bus paruoštas ir kažkas jį jau patikrins, atidžiai peržiūrėkite jį dar kartą. Ar visi sakiniai veikia gerai, ar nėra rašybos klaidų, ar jis pakankamai glaustas? Jūs nenorite, kad jūsų pasiūlymas būtų per ilgas, nes tada vadovybė gali jo neskaityti. Daugiausiai du puslapiai yra gražaus ilgio.
3. Pateikite pasiūlymą vadovybei. Kai jūsų pasiūlymas bus baigtas, nustatykite, kam jį pateikti. Kai kuriose organizacijose yra aišku, kas turi žodį tam tikra tema. Tai mažiau aišku kitose organizacijose. Paklauskite, su kuo susisiekti. Dažnai sekretoriai tai puikiai žino.
   • Radę tinkamą asmenį, pabandykite suplanuoti fizinį susitikimą su juo, kad aptartumėte pasiūlymą. Tokiu būdu pasiūlymui skiriate daugiau dėmesio nei tada, kai jį siunčiate popieriuje ar el. Paštu.