Turinys

• Žengti
• 1 metodas iš 2: sukurkite planą, kaip valdyti organizacijos pokyčius
• 2 metodas iš 2: stebėkite projekto pakeitimus
• Patarimai

Yra dviejų tipų pokyčių valdymo planai. Vienas yra susijęs su pokyčių poveikiu organizacijai ir perėjimo švelninimu. Kitas atlieka vieno projekto pakeitimus ir aiškiai įrašo apie produkto koregavimus ar pakeitimus projekto lygiu. Abiem planais siekiama aiškiai pranešti apie tai, ką reikia padaryti tinkamai ir tiksliai.

Žengti

1 metodas iš 2: sukurkite planą, kaip valdyti organizacijos pokyčius

1. Parodykite pakeitimo priežastis. Išvardinkite veiksnius, dėl kurių buvo priimtas sprendimas pakeisti, pvz., Veiklos spragos, naujos technologijos ar organizacijos misijos aprašymo pasikeitimas.
   • Vienas iš galimų būdų yra apibūdinti esamą organizacijos situaciją ir būsimą situaciją, kurią nori sukelti šis planas.
2. Nustatykite, kokį pakeitimą reikia atlikti, ir jo dydį. Trumpai apibūdinkite numatomą pokyčių valdymo plano pobūdį. Nurodykite, ar tai turės įtakos pareigybių aprašymams, procedūroms, politikai ir (arba) struktūrinei organizacijai. Išvardykite skyrius, darbo grupes, sistemas ar kitas sritis, kuriose bus atliekami pakeitimai.
3. Išvardykite suinteresuotųjų šalių paramą. Išvardykite visas suinteresuotąsias šalis, kurias paveikė planas, pvz., Vyresniąją vadovybę, projektų vadovus, projekto rėmėjus, galutinius vartotojus ir (arba) darbuotojus. Rašykite kiekvienai grupei, jei suinteresuotas asmuo palaiko pakeitimą.
   • Galite pateikti diagramą, kad šie duomenys būtų pateikti trumpai ir aiškiai. Kiekvienam suinteresuotam subjektui galite suskirstyti diagramas į „Sąmoningumas“, „Palaikymo lygis“ ir „Įtaka“ pagal aukštą, vidutinį / žemą įvertinimą.
   • Jei įmanoma, galite bendrauti vienas su kitu, kad gautumėte palaikymą.
4. Suburkite pokyčių valdymo komandą. Ši komanda yra atsakinga už gerą bendravimą su visomis suinteresuotosiomis šalimis, problemų išdėstymą ir užtikrinimą, kad pokyčių procesas būtų kuo sklandesnis. Pasirinkite žmones, kurie džiaugiasi dideliu patikimumu įmonėje ir turi gerus bendravimo įgūdžius.
   • Šioje komandoje yra aukščiausiojo valdymo lygio pokyčių proceso iniciatorius. Pabrėžkite, kad tai reiškia tikrai aktyvų darbą siekiant pokyčių ir kad tai nėra tik plano patvirtinimas.
5. Sukurkite požiūrį į organizacijos vykdomąjį personalą. Nepaprastai svarbu sulaukti organizacijos vadovų palaikymo, kad pokyčiai būtų sėkmingi. Paprašykite kiekvieno vykdomojo personalo pateikti atsiliepimą apie pokyčius ir bendradarbiauti su kiekvienu asmeniu, kad jis aktyviai dalyvautų skatinant pokyčius.
6. Paruoškite kiekvienos suinteresuotosios šalies planą. Įvertinkite riziką ir rūpesčius kiekvienam suinteresuotam subjektui, įskaitant tuos, kurie palaiko pokyčius. Užduokite pokyčių valdymo komandai išspręsti šias problemas.
7. Parengti bendravimo planą. Bendravimas yra svarbiausia pokyčių valdymo plano dalis. Reguliariai bendraukite su visais, kurių darbą paveikė pokyčiai. Pabrėžkite pakeitimų priežastis ir jų teikiamą naudą.
   • Suinteresuotosioms šalims turėtų būti suteikta galimybė bendrauti akis į akį. Privati ​​susitikimai yra labai svarbūs.
   • Bendravimą turėtų atlikti pagrindinis pokyčio iniciatorius, kiekvieno darbuotojo tiesioginis vadovas ir bet kuris papildomas atstovas, kuriuo pasitiki suinteresuotas asmuo. Visas bendravimas turi perduoti nuoseklią žinią.
8. Sužinokite, iš kur kyla opozicija. Pokyčiai visada sukelia prieštaravimą. Tai atsitinka individualiai, todėl pasikalbėkite su suinteresuotaisiais asmeniškai, kad sužinotumėte, kodėl. Stebėkite skundus, kad pokyčių valdymo komanda galėtų juos išspręsti. Tai visų pirma apima:
   • žmonės neturi motyvacijos keistis arba neturi skubos jausmo
   • žmonės nesupranta platesnio vaizdo ar kodėl būtini pokyčiai
   • trūksta dalyvavimo procese
   • žmonės nėra tikri dėl savo darbo, ateities padėties ar reikalavimų ir įgūdžių
   • vadovybė neatitinka lūkesčių, susijusių su pokyčių įgyvendinimu ar komunikavimu
9. Spręskite užsikimšimus. Daugelį skundų galima išspręsti intensyviau bendraujant arba keičiant komunikacijos strategiją, kad būtų aptartos konkrečios problemos. Kiti skundai reikalauja skirtingų metodų, kuriuos galima integruoti į jūsų planą arba paskirti pokyčių valdymo komandai juos įgyvendinti. Pagalvokite, kuris iš šių būdų tinka jūsų organizacijos situacijai:
   • Jei norite pakeisti pareigybių aprašymus ar procedūras, prioritetu nustatykite darbuotojų mokymą.
   • Jei tikitės įtempto ar mažai motyvuoto perėjimo, suorganizuokite renginį arba suteikite naudos darbuotojams.
   • Jei suinteresuotieji subjektai nėra motyvuoti keistis, pateikite paskatų.
   • Jei suinteresuotosios šalys jaučiasi atstumtos, suorganizuokite susitikimą, kad surinktumėte atsiliepimus ir apsvarstytumėte, kokius pakeitimus galite padaryti plane.

2 metodas iš 2: stebėkite projekto pakeitimus

1. Apibrėžkite pokyčių valdymo funkcijas. Išvardinkite funkcijas, kurios bus priskirtos šiam projektui. Apibūdinkite kiekvienos pareigos pareigas ir įgūdžius. Privalote pateikti bent vieną projekto vadovą, kuris įgyvendintų pokyčius kasdien, ir projekto rėmėją, kuris stebėtų bendrą pažangą ir priimtų aukšto lygio pokyčių valdymo sprendimus.
   • Jei vykdote didelius projektus didelėje organizacijoje, galite paskirstyti projekto vadovo vaidmenį skirtingiems žmonėms, kurių kiekvienas turi specifinių įgūdžių.
2. Pagalvokite apie pokyčių kontrolės komiteto įsteigimą. Programinės įrangos projektuose paprastai yra pokyčių kontrolės komitetas, kurį sudaro kiekvienos suinteresuotųjų šalių grupės atstovai. Šis komitetas patvirtina pakeitimo prašymus vietoje projekto vadovo ir praneša apie sprendimus suinteresuotosioms šalims. Šis požiūris gerai tinka projektams, kuriuose dalyvauja įvairios suinteresuotosios šalys, ir projektams, kurių apimtį ir tikslus reikia iš naujo įvertinti.
3. Nustatykite pakeitimų prašymų pateikimo tvarką. Kai kažkas iš projekto komandos randa būdą judėti į priekį, kaip šią idėją paversti realybe? Šiame plane aprašykite komandos patvirtintą procedūrą. Štai pavyzdys:
   • Komandos narys užpildo formą, kad paprašytų pakeitimo, ir išsiunčia ją projekto vadovui.
   • Projekto vadovas įveda formą į pakeitimų užklausų žurnalą ir atnaujina šį žurnalą, kai užklausos vykdomos arba atmetamos.
   • Vadovas paveda komandos nariams parengti išsamesnį planą ir įvertinti reikalingas pastangas.
   • Projekto vadovas siunčia planą projekto rėmėjui priimti ar atmesti.
   • Pokytis įgyvendinamas. Suinteresuotosios šalys reguliariai informuojamos apie pažangą.
4. Sukurkite formą, kad pateiktumėte pakeitimo užklausą. Ši informacija turėtų būti įtraukta į kiekvieną užklausą ir įtraukta į žurnalą:
   • paraiškos pakeitimo data
   • projekto vadovo nurodyto pakeitimo prašymo numeris
   • pavadinimas ir aprašymas
   • pateikėjo vardas, pavardė, el. paštas ir telefono numeris
   • prioritetas (didelis, vidutinis ar žemas). Skubiems pokyčių valdymo planams nustatyti skirtingi terminai.
   • produkto numeris ir versija (programinės įrangos projektams)
5. Pridėkite papildomos informacijos prie pakeitimų žurnalo. Šiame žurnale taip pat turėtų būti įrašyti sprendimai ir jų vykdymas. Be informacijos, pateiktos pakeitimo paraiškos formoje, turite pateikti vietos šiai informacijai:
   • patvirtinimas ar atmetimas
   • prašymą patvirtinančio ar atmetančio asmens parašas
   • pakeitimo įgyvendinimo terminas
   • pakeitimo nutraukimo data
6. Stebėkite didelius sprendimus. Be pakeitimų žurnalo, kuriame stebimi kasdieniniai pokyčiai, taip pat galite registruoti visus pagrindinius priimamus sprendimus. Šios ataskaitos dėka lengviau rasti ilgalaikius projektus arba projektus, kurių valdymas keičiasi. Ši ataskaita taip pat gali būti pagrindas bendraujant su klientais ar aukščiausio lygio vadovais. Jei norite pakeisti terminą, projekto dydį ar projekto reikalavimus, prioritetinius lygius ar strategiją, stebėkite šią informaciją:
   • kuris priėmė sprendimą
   • kai buvo priimtas sprendimas
   • sprendimo motyvų ir jo vykdymo tvarkos santrauka. Pridėkite su šia procedūra susijusių dokumentų.

Patarimai

• Sukurkite pasitikėjimą ir lojalumą tiek savo darbuotojams, tiek klientams. Žmonės dažnai jaučiasi nepatogiai dėl pokyčių. Perteikdami pranešimą, kad pirmiausia laikote darbuotojų interesus, jūs laimite jų palaikymą.