Turinys

• Žingsniai
• Patarimas
• Ko tau reikia

Biuro bylų tvarkymas nėra paprasta užduotis, ypač kai reikia tvarkyti didelį kiekį failų ir dokumentų. Tačiau šį iššūkį galite įveikti planuodami iš anksto ir nuspręsdami dėl dokumentų sistemos. Tai padeda organizuoti verslo profilį ir užtikrina, kad svarbius dokumentus rasite greičiau. Galite peržiūrėti žemiau esantį straipsnį, kaip tvarkyti savo biuro įrašus, kad pradėtumėte savo užduotį.

Žingsniai

1 dalis iš 3: Išdėstykite tinkamą laiką

1. 

   Skirkite nustatytą laiką, kad organizuotumėte savo programą, kad išvengtumėte trukdžių viduryje. Prieš pradėdami, paruoškite kartoną ir lipdukus, kad sukurtumėte naują profilį. skelbimas

2 dalis iš 3: Tvarkykite dokumentus ir įrašus

1. 

   
   
   Suskaidykite krūvas dokumentų ir failų į mažesnius, lengviau valdomus gabalus.
   • Apdorokite vieną po kitos ir išvalykite arba sunaikinkite nereikalingus popierius, kad sumažintumėte kiekį ir sumažintumėte perteklių.
   • Suskirstykite likusius dokumentus ir bylas į dvi atskiras dalis: vieną rinkmenoms, kurias reikia apdoroti ateinančiais mėnesiais, ir kitą - archyvinėms byloms, kurių nereikia skubiai tvarkyti.

2. 

   
   
   Tvarkykite aplankus abėcėlės tvarka, jei turite kliento profilį. Pavyzdžiui, jei kiekvienas segtuvas buvo asmens ar įmonės vardas, įrašus galite rūšiuoti pagal to asmens vardą. Tokiu atveju kiekvienoje profilio kortelėje turėtumėte pažymėti visą kliento vardą.Sutvarkykite viršelius abėcėlės tvarka, tada pažymėkite savo dokumentų stalčių, kad pamatytumėte, kuris stalčius turi pavadinimą, prasidedantį tam tikra raide.

3. 

   
   
   Rūšiuoti pagal kategoriją, jei įrašai yra daugelio verslo dalių. Kai kurie dokumentai yra susiję su sąskaitomis faktūromis, garantijomis ar sutartimis, todėl juos reikia suskirstyti į skirtingas kategorijas. Pažymėkite kiekvieną įrašą kaip reikiant ir padėkite visus susijusius dokumentus. Jums gali tekti sukurti antrinį profilį, todėl naudokite pakabinamą dangtelį, kad pažymėtumėte kiekvieną kategoriją, o dangtis - antrinis.
   • Sukurkite skubių dokumentų aplanką, kad galėtumėte greitai rasti svarbius dokumentus.
   • Laikinus failus įdėkite į priekį, o archyvinius failus - į stalčiaus galą, kad galėtumėte lengvai pasiekti failus, kuriuos reikia apdoroti.
   skelbimas

3 dalis iš 3: Rūšiuoti įrašus pagal mėnesį

1. 

   Be aukščiau nurodytų metodų naudojimo, galite susisteminti segtuvus pagal mėnesį (ir metus). Jei neturite laiko iš karto susitvarkyti, galite įrašyti savo dokumentus į mėnesio įrašą, kad galėtumėte tvarkyti datas. Šis veiksmas taip pat padeda greičiau nustatyti, kur saugoti dokumentus.
   • Mėnesio įrašas taip pat tinka saugoti kitų tipų dokumentus.

2. 

   Metų pabaigoje patikrinkite mėnesio įraše likusius dokumentus ir galite sužinoti, kad sistemoje nėra šablono, taip pat naujos profilio grupės (kategorijos pavadinimo). Sukurkite anketų profilius naujaisiais metais.

3. 

   Iškirpkite likusius dokumentus pagal mėnesį. Laikykite byloje „Mišri“ grupėje (metai). skelbimas

Patarimas

• Susitvarkę savo įrašus, biure turite būti tvarkingi. Sutvarkykite apskaitos sistemą ir grąžinkite dokumentus į vietą.
• Išmeskite, perdirbkite arba sunaikinkite nereikalingus dokumentus, kad išvengtumėte naujos tvarkymo sistemos pažeidimo.

Ko tau reikia

• Kartotekos
• Kabantis viršelis
• Kietais viršeliais
• Lipdukai
• Žymekliai