Autorius:
Monica Porter
Kūrybos Data:
13 Kovas 2021
Atnaujinimo Data:
1 Liepos Mėn 2024
Turinys
Verslo ataskaitos yra viena iš efektyviausių būdų pranešti apie verslo operacijas šiandien. Nepaisant plačių tikslų, jie paprastai naudojami, kai verslui ar asmeniui reikia priimti svarbius sprendimus. Norėdami rašyti efektyvias verslo ataskaitas, pirmiausia turite suprasti, kokie jie yra ir kaip juos galima naudoti.
Žingsniai
1 dalis iš 2: nustatykite rašomos ataskaitos tipą
Pateikti idėjas. Tai yra tipas aiškinamosios ataskaitos / pasiūlymai. Šios ataskaitos gali būti naudojamos rekomendacijoms pagrindiniams įmonės vadovams ar sprendimus priimantiems asmenims, kurias paprastai sudaro dvi dalys: santrauka ir turinys. Santrauka pabrėžia jūsų pasiūlymą. Turinio (turinio) skyriuje toliau analizuojama nauda, išlaidos, rizika ir kt. ateik su juo.
- Tarkime, kad savo skyriui norite pasiūlyti 3D spausdintuvą. Norėdami įtikinti savo vadybininką patvirtinti šio įrenginio pirkimą, turite parašyti paaiškinimo / rekomendacijos ataskaitą, kad oficialiai pateiktumėte peticiją vadovybei.
Apibūdinkite riziką, susijusią su tam tikra galimybe.Tyrimo ataskaita padedantis nustatyti su tam tikru veiksmu susijusios rizikos laipsnį. Šio tipo ataskaitos yra labai naudingos padedant įmonei numatyti galimas pasekmes. Jame yra įvadas, tiriamasis turinys ir išvados. Įžangoje pabrėžiamas nagrinėjamas klausimas. Apklausos turinys naudojamas aptariant faktus ir tyrimo rezultatus. Išvada naudojama apibendrinant problemą.- Tarkime, kad farmacijos įmonė X nori bendradarbiauti su farmacijos kompanija Y, tačiau vis tiek turi rūpesčių. X įmonė nenori bendradarbiauti su įmone, turinčia esamų ar buvusių finansinių problemų. Ši įmonė atliks tyrimą ir naudos tyrimo ataskaitą, kad nuodugniai aptartų Y bendrovės ir jos direktorių finansinę informaciją.
Pateikia informaciją apie atitiktį tam tikrai reguliavimo agentūrai. Tai yra atitikties ataskaita, naudojama įmonei pademonstruoti savo atsakomybę. Tai rodo įstatymų ir kitų teisės aktų laikymąsi ir pagrįstas įmonės išlaidas valdančiajam organui (miestui, provincijai, vyriausybei ir kt.). Šioje ataskaitoje pateikiamas įvadas, ataskaitos turinys ir išvada. Įžangoje paprastai pateikiama pagrindinio ataskaitos turinio apžvalga. Turinio skyriuje pateikiami duomenys, įvykiai ir kt. Vykdomosios agentūros turi žinoti. Apibendrinant naudojamos išvados.- Pavyzdžiui, „Nestle“ turi parodyti savo valdybai, kad jie daugelį metų laikosi priimančiosios šalies politikos ir įstatymų gairių. Todėl jie naudojosi savo metinėmis atitikties ataskaitomis, kad būtų skaidrūs apie metų veiklą.
Siūlomos idėjos ar projekto įgyvendinamumo pristatymas. Tyrimo ataskaitos, naudojamos siekiant nustatyti, ar idėja yra praktiška, ar ne galima ataskaita. Ši ataskaita turėtų būti suskirstyta į dvi dalis: santrauką ir ataskaitos turinį. Turinys parodo naudą, galimas problemas, susijusias išlaidas ir pan. siūlomos idėjos. Įmonė gali naudoti galimybių ataskaitą, kad ištirtų klausimus, panašius į šiuos:- Ar šį projektą galima užbaigti neviršijant biudžeto?
- Ar šis projektas bus pelningas?
- Ar šį projektą galima įgyvendinti per numatytą laiką?
Tiriamųjų tyrimų rezultatų pristatymas.Tiriamųjų tyrimų ataskaita pristatant problemos ar problemos tyrimus. Paprastai tai yra nuodugnus konkretaus dalyko žvilgsnis ir turėtų būti skyriai: santrauka, įvadas, tyrimo metodika, gauti rezultatai, išvados ir rekomendacijos. Į šią ataskaitą taip pat turėtų būti įtraukti atitinkami tyrimai.- Pavyzdžiui, įmonė gali atlikti visos įmonės tyrimus, ar uždrausti rūkyti darbuotojų vestibiulyje. Operatorius parengs tiriamųjų tyrimų ataskaitą.
Padedama įmonei tobulinti savo politiką, produktą ar verslo procesą nuolat stebint. Suformuluota fiksuotais intervalais, pvz., Savaitėmis, mėnesiais, ketvirčiais ir kt. Periodinės ataskaitos veiklos rezultatus, pelną ir nuostolius ar kitus kriterijus galima išsamiai peržiūrėti per tam tikrą laikotarpį.- Pavyzdžiui, kiekvieną mėnesį vaistų pardavimo atstovas tikriausiai sukurs lentelę, kurioje bus apibendrintas jų pardavimo skambučių skaičius.
Pranešimas apie konkrečią situaciją. Priešingai nei fiksuoti laikotarpiai, reikalingos konkrečios situacijos pranešti apie situaciją. Situacija gali būti tokia paprasta, kaip informacija, gauta per seminarą, arba tokia sudėtinga, kaip pranešti apie reagavimą į stichinę nelaimę. Šioje ataskaitoje yra skyriai: įvadas, turinys ir išvados. Naudokite įvadą, kad nustatytumėte įvykį ir peržiūrėtumėte, kas bus aptarta ataskaitos turinyje. Išvada naudojama nurodant įsipareigojimą ar veiksmus, kurių reikia šioje situacijoje.- Pavyzdžiui, po didelės audros valdymo organui reikės ataskaitos apie situaciją.
Pateikite problemos ar situacijos sprendimą.Palyginimo ataskaita Apsvarstykite keletą galimų tam tikros situacijos sprendimų. Remdamasis rezultatais, rašytojas pasiūlys konkrečią veiksmų kryptį. Paprastai jis susideda iš trijų dalių: įvado, turinio ir išvados. Įžangoje apibūdinamas ataskaitos tikslas. Viduriniame skyriuje aprašoma situacija ar problema ir galimi sprendimo būdai / parinktys. Išvada atskleidžia geriausią sprendimą ar alternatyvą.
- Apsvarstykite, ar automobilių gamintojas ABC nori atidaryti gamyklą Azijoje. Atsižvelgiant į tai, ko reikia įmonei, ataskaita gali susiaurinti atranką iki trijų šalių. Tada bus padaryta išvada, kuri yra geriausia gamyklos vieta iš trijų šalių.
2 dalis iš 2: Verslo ataskaitos rašymas
Apibrėžkite ataskaitos tikslus ir formatą. Paklauskite savęs, ko norite pasiekti naudodamiesi ataskaita. Atsižvelgdami į norimą tikslą, aukščiau pateiktame sąraše pasirinkite tinkamą ataskaitos tipą.
- Kad ir koks būtų atsakymas, turite užtikrinti tikslo trumpumą. Jei tikslas nėra aiškus, ataskaita tik suklaidins skaitytojus ir galbūt pakenks jos patikimumui.
- Pavyzdžiui, jei norite gauti didesnį reklamos biudžetą savo skyriui. Tada ataskaitoje dėmesys turėtų būti sutelktas į dabartinį biudžetą ir į tai, kaip efektyviai panaudoti didesnį biudžetą.
Nustatykite auditoriją. Skaitytojai gali apimti pašalinius asmenis (žmones, kurie nedirba jūsų įmonėje) arba vidinius asmenis. Apsvarstykite jų turimas žinias ar žinias apie tikslinę temą ir pagalvokite, kaip jie panaudos ataskaitoje pateiktą informaciją.
- Atminkite, kad nesvarbu, kokia yra jūsų auditorija, nėra įtikinamesnės išvados nei pinigų suma, kurią galite atnešti savo įmonei ar klientams.
- Tarkime, kad savo skyriuje norite vykdyti darbo pasidalijimo programą ir apibrėžti, kad auditorija čia yra vyriausiasis žmogiškųjų išteklių pareigūnas, generalinis direktorius ir generalinis direktorius. Apsvarstykite jų susidomėjimo šia programa lygį. Atsakymas suformuos pranešimo toną. Jei įmonė niekada nesvarstė tokios programos, ši ataskaita bus ir strateginė, ir informatyvi. Priešingu atveju ataskaita turėtų būti mažiau informatyvi ir įtikinamesnė.
Nustatykite, ko išmokti. Sunkiausia yra ne rašymo dalyje, o darant išvadą ir renkant jai palaikyti reikalingus duomenis. Tam reikia daug įgūdžių, įskaitant duomenų rinkimą ir rinkos analizę. Ką reikia žinoti jums ir vadovybei, norint priimti pagrįstą sprendimą pateikiama tema?
Gaukite tinkamus ataskaitos duomenis. Svarbu, kad jūsų duomenys būtų gerai ištirti. Priešingu atveju ataskaitai gali trūkti patikimumo. Pats duomenų rinkimas priklauso nuo jūsų rašomos ataskaitos tipo. Įsitikinkite, kad pasirinkti duomenų parametrai yra glausti ir atitinka ataskaitos esmę.
- Duomenys gali būti vidinė informacija - tai reiškia, kad galite juos greitai surinkti. Pavyzdžiui, iš pardavimo skyriaus galite gauti pardavimo duomenis tik vienu skambučiu. Kitaip tariant, galite greitai gauti duomenis ir juos įtraukti į ataskaitą.
- Išoriniai duomenys taip pat gali būti saugomi viduje. Jei tam tikri skyriai surinko klientų analizės duomenis, paprašykite jų. Jums nereikia to tyrimo atlikti pačiam. Nors įvairiems verslo tipams tai nenuoseklu, verslo žurnalistui tiesioginio tyrimo atlikti nereikia.
- Tarkime, kad rašote paaiškinimo / pasiūlymo ataskaitą. Tada turite išnagrinėti visus jūsų pasiūlymų pranašumus ir įtraukti šiuos tyrimus į savo ataskaitą.
Tvarkykite ir rašykite ataskaitas. Kaip pasirinkti maketą ir parašyti ataskaitą, priklauso nuo jūsų tikslų. Pavyzdžiui, atitikties ataskaitos maketas skirsis nuo galimybių ataskaitos maketo. Kai sugalvosite, kaip turėtų būti organizuojamas pranešimas, galite pradėti nuo savo turinio.
- Suskaidykite susijusius duomenis į atskiras dalis. Verslo ataskaitų negalima sumaišyti su daugybe duomenų ir informacijos. Duomenų suskirstymas į atskiras dalis yra sėkmingos verslo ataskaitos raktas. Pavyzdžiui, galite atskirti pardavimo duomenis nuo klientų analizės duomenų ir nustatyti jiems atskiras antraštes.
- Išdėstykite ataskaitą su atitinkamomis antraštėmis, kurias galima greitai pateikti kaip nepriklausomą tyrimą, tačiau tuo pačiu palaikyti pagrindinį ataskaitos tikslą.
- Kadangi kai kurie skyriai gali priklausyti nuo analizės ar kitų indėlio, dažnai galima dirbti su kiekviena dalimi atskirai, laukiant analizės rezultatų.
Padarykite išvadas pateikdami konkrečius pasiūlymus. Padaryta išvada turėtų būti aiški ir pagrįsta išnagrinėjus ataskaitoje pateiktus duomenis. Prireikus, remdamiesi tomis išvadomis, aiškiai pasiūlykite geriausią elgesio būdą.
- Kiekvienas tikslas turėtų apimti konkrečius ir išmatuojamus veiksmus. Užsirašykite visus darbo aprašymo, grafiko ar išlaidų pakeitimus, reikalingus naujam planui užpildyti. Kiekvienoje pretenzijoje turėtų būti pateikiami tiesioginiai nauji metodai - tie, kurie padės pasiekti ataskaitoje nurodytą tikslą / sprendimą.
Parašykite projekto santrauką. Projekto santrauka turėtų būti pirmasis jūsų ataskaitos puslapis, bet ir paskutinis jūsų parašytas dalykas. Šioje santraukoje pateikiami tyrimo rezultatai ir išvados, taip pat labai trumpa apžvalga, kas bus pateikta, jei skaitytojas nuspręs toliau skaityti visą pranešimą. Tai panašu į filmo anonsą ar mokslinio straipsnio santrauką.
- Santrauka yra pavadinta aukščiau, nes tai beveik vienintelis dalykas, kurį skaitys užimtas valdybos narys. Pateikite čia viską, kas svarbu jūsų viršininkui, daugiausia 200–300 žodžių. Likusią dalį galima atidžiau išnagrinėti, jei jie nori sužinoti daugiau.
Jei reikia, naudokite infografiką. Kai kuriais atvejais gali būti naudinga kiekybinius duomenis pateikti diagramoje ar diagramoje. Pristatyme naudokite spalvas, nes jos pritrauks daugiau dėmesio ir padės atskirti informaciją. Kai tik įmanoma, naudokite ženklelius, skaičius arba rėmelio duomenis, kad juos būtų lengviau skaityti. Tokiu būdu atskirsite duomenis nuo likusios ataskaitos ir parodysite, ką tai reiškia.
- Apskritai, vizualiniai efektai yra puikus veiksnys, todėl verslo ataskaitos tampa įdomesnės, kai patys tekstai ir paveikslai gali būti palyginti sausi. Tačiau nenueikite per toli, naudokite tik tada, kai tai tinkama ir būtina.
- Puslapis, kuriame yra daug teksto ir kuriame nėra lentelių ar paveikslų, gali varginti. Prašau įrėminti turinį ten. Informacijos laukelyje taip pat galima efektyviai apibendrinti jūsų pristatymą.
Jei reikia, nurodykite šaltinius. Priklausomai nuo atliekamo tyrimo tipo, gali tekti paaiškinti informacijos šaltinį. Verslo ataskaitos dokumento puslapio ar nuorodos šaltinio tikslas yra pateikti informacijos šaltinį, kad kiti galėtų daugiau sužinoti arba surasti duomenis, jei pageidaujama.
- Naudokite tinkamą formatą pranešimams apie citatas, atsižvelgiant į jūsų pramonę.
Perskaitykite dar kartą du kartus. Rašybos ar gramatikos klaidos gali paskatinti skaitytojus pajusti, kad jūs nepakankamai stengiatės rengti ataskaitą, ir abejoti tyrimų rezultatų patikimumu. Be to, būtinai pateikite informaciją aiškiai ir glaustai.
- Pavyzdžiui, nepersistenkite su įmantriais žodžiais ir nenaudokite labai ilgų sakinių.
- Venkite naudoti žargoną.
- Jei ir pranešimas, ir skaitytojas yra glaudžiai susiję su tam tikra sritimi, galite naudoti techninį žargoną ar terminologiją. Tačiau būkite atsargūs, nepersistenkite su jais.
- Apskritai verslo ataskaitos rašomos pasyvia forma ir yra vienas iš nedaugelio atvejų, kai pasyvesnė yra geresnė.
- Perskaitydami savo darbą dažnai galite praleisti klaidas jausdamiesi pažįstami nuo to momento, kai rašote. Apsvarstykite galimybę kambaryje perskaityti ką nors kitą, kuris taip pat nori pranešti apie sėkmę. Būkite atviri gautam atsiliepimui. Geriau, kai klaidą nurodo bendradarbiai, o ne viršininkai. Peržiūrėkite kiekvieną komentarą ir perrašykite ataskaitą.
Sukurkite turinį. Formuokite verslo ataskaitas kiek įmanoma formaliau, sukurdami turinio lentelę, kad galėtumėte lengvai jas stebėti ir greitai perskaityti. Įtraukite visus svarbius skyrius, ypač valdymo santrauką ir išvadą.
Padarykite savo verslo ataskaitos viršelį. Geriausias būdas užpildyti gerą, gerai ištirtą ataskaitą yra tinkamai ją aprėpti. Galite naudoti segtuvą, rankogalius ar gerą popierių. Esmė tame, kad verslo ataskaita turėtų būti patraukli akiai, lengvai pastebima, kad pakaktų skaitytojų susidomėjimą.
- Tai taip pat taikoma visoms į ataskaitą įtrauktoms lentelėms ir grafikams.
