Turinys

• Žingsniai
• Patarimas
• Įspėjimas

Reikia parašyti profesionalų ir mandagų darbo laišką? Dauguma darbo pranešimų yra iš anksto suformatuoti ir lengvai nukopijuojami, tereikia pakeisti pranešimo turinį. Verslo laiške visada turi būti data, informacija apie siuntėją, gavėją ir kai kurios pastraipos pranešimo tekste. Norite parašyti paveikslėlį, atlikite toliau nurodytus veiksmus ir pataisykite reikiamus taškus, kad jie atitiktų jūsų įmonės standartus.

Žingsniai

1 dalis iš 4: Atidarymo pranešimas

1. 

   Supraskite formatą. Nesvarbu, koks jūsų laiškas, yra keletas laiško išvaizdos standartų, kurių turite laikytis. Verslo laiškai turėtų būti rašomi ir rašomi populiariu šriftu, pavyzdžiui, „Arial“ ar „Times New Roman“. Pranešimų pastraipas turite paryškinti rankiniu būdu. Tai reiškia, kad pradedate naują pastraipą du kartus įvesdami mygtuką „grįžti“. Nenaudokite komandos įtraukos, kad paryškintumėte pastraipas.
   • Palikite paraštę apie 2 cm ant visų kraštų.
   • El. Paštas taip pat turėtų būti parašytas populiariais šriftais. Nenaudokite šriftų, kurie imituoja rašyseną ar yra spalvingi, išskyrus juodą ir baltą darbo pašte.

2. 

   
   
   Pasirinkite tinkamą popieriaus tipą. Darbinis laiškas turi būti atspausdintas ant 22 cm x 28 cm popieriaus dydžio („raidės dydis“). Jei nesate JAV, galite naudoti A4 formato popierių. Kai kurias ilgas sutartis galima atspausdinti ant 22 cm x 36 cm („legalaus dydžio“) popieriaus.
   • Jei atspausdinsite paštu, turėtumėte atspausdinti ant įmonės firminio blanko. Tai suteikia laiškui profesionalesnę išvaizdą, taip pat suteikia įmonės logotipą ir kontaktinę informaciją.

3. 

   
   
   Pateikite informaciją apie savo įmonę. Nurodykite įmonės pavadinimą ir adresą, kuriame kiekviena adreso dalis parašyta skirtingoje eilutėje. Jei turite ar dirbate laisvai samdomas darbuotojas, pakeiskite įmonės pavadinimą savo vardu arba parašykite savo vardą virš įmonės pavadinimo.
   • Jei jūsų įmonė turi iš anksto sukurtą firminį blanką, galite jį naudoti, užuot įvedę įmonės pavadinimą ir adresą.
   • Jei patys vedate adresą, puslapio viršuje turėtumėte sulygiuoti dešinę arba kairę, atsižvelgiant į jus ir jūsų įmonės pageidavimus.
   • Jei siunčiate laišką tarptautiniu mastu, šalies pavadinimą įveskite didžiosiomis raidėmis.

4. 

   
   
   Pridėti datą. Visas datos rašymas yra profesionaliausias pasirinkimas. Pvz., Galite parašyti „2012 m. Balandžio 1 d.“ Arba „2012 m. Balandžio 1 d.“. Data turėtų būti palikta pagrįsta, kelios eilutės žemiau siuntėjo adreso.
   • Jei jūsų laiškas parašytas per kelias dienas, nurodykite datą, kurią baigėte laišką.

5. 

   Pateikite gavėjo informaciją. Parašykite vardą, pavardę, pavadinimą (jei yra), įmonės pavadinimą ir pašto adresą ir padalykite šią informaciją į atskiras eilutes. Jei reikia, pridėkite nuorodos numerį. Informacija apie gavėją turėtų būti palikta pateisinama keliomis eilutėmis po data.
   • Geriausia nusiųsti laišką identifikuotam asmeniui. Tokiu būdu asmuo, kuriam siunčiate pranešimą, gali atsakyti į jūsų pranešimą. Jei nežinote asmens, kuriam turėtumėte siųsti laišką, vardo, šiek tiek patikrinkite. Galite paskambinti į jų įmonę paprašyti tikslaus asmens vardo ir pavardės.

6. 

   Pasirinkite sveikinimą. Sveikinimas yra pagarbos taškas pranešimo gavėjui ir tai, kuris sveikinimas naudojamas, priklauso nuo to, ar pažįstate asmenį, kuriam siunčiate pranešimą, kaip gerai jį pažįstate ir koks iškilmingas laiškas. . Galite apsvarstyti šias parinktis:
   • „Kam tai rūpi“ (dalyvaujantiems) tik tada Jūs nežinote kam, ypač kam norite išsiųsti pranešimą.
   • Jei nežinote savo pašto gavėjo, saugus pasirinkimas pradedant „Gerbiamasis Pone / Ponia“ (Gerbiamasis Pone / Ponia).
   • Taip pat galite naudoti gavėjo vardą ir vardą, pavyzdžiui, „Gerbiamas daktare Smitai“ (Gerbiamas profesoriau Smith).
   • Jei gerai pažįstate laiško gavėją ir turite artimą ryšį su juo, galite paskambinti vardu, pavyzdžiui, „Gerbiama Susan“.
   • Jei nesate tikri dėl pranešimo gavėjo lyties, tiesiog įveskite vardą ir pavardę, pvz., „Mielasis Kris Smith“ (Labas Kris Smithas).
   • Nepamirškite po sveikinimo įvesti kablelį arba dvitaškį po „Kam tai rūpi“.
   skelbimas

2 dalis iš 4: Pranešimo turinio kūrimas

1. 

   Tiesiai į problemą. Laikas yra pinigai, kaip sako maksimas, dauguma verslininkų nekenčia laiko gaišimo. Todėl laiško turinys turėtų būti pateiktas trumpai ir profesionaliai. Parašykite laišką, kuriame gavėjas galėtų jį greitai perskaityti, tiesiai eidamas į priekį ir apibendrindamas savo nuomonę pirmoje pastraipoje. Pavyzdžiui, jūs visada galite pradėti nuo „Aš tau rašau dėl ...“ (rašau jam apie ...) ir pradėti nuo ten.
   • Nenaudokite tekstinės kalbos, didelių šnipų ar ilgų, apvalių sakinių - turėtumėte kuo glaudžiau ir aiškiau pasakyti, ką turite pasakyti.
   • Išreikškite jį įtikinamai. Panašu, kad rašant laišką daugiausia siekiama įtikinti skaitytoją ką nors padaryti: persigalvoti, ištaisyti klaidą, atsiųsti pinigų ar imtis kokių nors veiksmų. Pabandykite įtikinti pranešimo gavėją daryti tai, ko norite.

2. 

   Naudokite asmens įvardį. Idealiu atveju savo laiške turėtumėte naudoti asmens įvardžius „Aš“ (I), „mes“ (mes) ir „jūs“ (jūs). Apibūdinkite jį kaip „aš“ (aš) ir skambinkite skaitytojui „tu“ (draugas / senelis / močiutė / brolis / sesuo).
   • Atkreipkite dėmesį, jei rašote organizacijos vardu. Jei pateiksite savo įmonės augimo perspektyvas, turėtumėte naudoti „mes“ (mus), kad skaitytojai žinotų, jog kalbate įmonės vardu. Jei rašote apie savo asmeninę nuomonę, naudokite „aš“ (aš).

3. 

   
   
   Rašykite aiškiai, glaustai ir glaustai. Praneškite savo skaitytojams tiksliai, ką norite pasakyti. Skaitytojai greitai atsakys į jūsų pranešimą tik tuo atveju, jei jo turinys bus aiškus. Visų pirma, jei norite, kad skaitytojai padarytų išvadas ar imtųsi veiksmų atsakydami į jūsų laišką, tada pasakykite jiems. Paaiškinkite savo darbą kuo trumpiau.

4. 

   
   
   Naudokite aktyvius sakinius. Apibūdindami situaciją ar pateikdami užklausą, naudokite aktyvų, o ne pasyvų. Pasyvūs sakiniai gali padaryti jūsų laišką neryškų arba nenurodyti susijusio asmens. Be to, aktyvus sakinys yra supaprastintas ir paprastesnis. Pavyzdžiui:
   • Pasyvus sakinys: akiniai nuo saulės nėra sukurti ar gaminami atsižvelgiant į jų ilgaamžiškumą.
   • Proaktyvus pareiškimas: Jūsų įmonė projektuoja ir gamina akinius nuo saulės, neatsižvelgdama į jų ilgaamžiškumą.

5. 

   
   
   Būkite tinkamai atviri. Laiškus rašo žmonės ir adresuoja žmonėms, todėl, jei įmanoma, venkite griežtų raidžių. Negalite užmegzti naujų santykių su neasmeniniu laišku ir atvirumo stoka. Tačiau venkite vartoti šnekamosios kalbos ar žargono, pavyzdžiui, frazės „tu žinai“ (žinai), „turiu omenyje“ (turiu omenyje) arba „nori“ (nori daryti - sutrumpink „noriu“). didelis '). Laikykitės savo tono rimto, bet draugiško ir entuziastingo.
   • Jei gerai pažįstate gavėją, turėtumėte neformaliai palikti jiems gražių linkėjimų.
   • Pasinaudokite savo sprendimu, nuspręsdami, kiek išreikšti save. Kartais nedidelis humoras gali padėti sėkmingai sudaryti sandorį, tačiau būkite atsargūs, kai erzinti tai gali būti klaida.

6. 

   Mandagus ir mandagus. Net jei rašote laišką skųstis ar išreikšti susirūpinimą, vis tiek galite būti mandagus. Įsitraukite į imtuvo batus ir sugalvokite bet kokias idėjas, kurias sugalvojote, skaitytojams protingai suprantant, kad jūs visada esate entuziastingas ir norintis padėti.
   • Pavyzdžiui, galite pateikti tokį griežtą skundą: „Manau, kad jūsų akiniai nuo saulės yra blogi ir daugiau niekada jų nepirksiu.“ Tačiau galite parašyti mandagiau: „ Esu nusivylęs jūsų įmonės saulės akinių gaminiu ir ateityje planuoju pirkti akinius kitur.

7. 

   Norėdami naudoti papildomus puslapius, naudokite antraštės „antrasis puslapis“ šabloną. Dauguma verslo laiškų turėtų būti trumpi viename puslapyje. Bet jei problema, apie kurią kalbate, yra ilgesnė, pavyzdžiui, sutartis ar teisinė problema, jums gali prireikti dar kelių puslapių. Naudokite firminių blankų šabloną „antrasis puslapis“, kuriame paprastai yra sutrumpintas adresas ir tas pats popieriaus tipas, kaip ir pirmojo puslapio firminiuose blankuose.
   • Puslapių numeravimas puslapio viršuje su antruoju ir paskesniais puslapiais. Taip pat galite pridėti gavėjų vardus ir datas.

8. 

   Turinio santrauka. Paskutinėje pastraipoje apibendrinkite pagrindinius dalykus ir aiškiai nurodykite savo veiksmų plano veiksmus arba tai, ko tikėtis iš pranešimo gavėjo. Atkreipkite dėmesį, kad gavėjas gali susisiekti su jumis, norėdamas paklausti ar pasikalbėti, padėkoti už susidomėjimą laišku ir jūsų problema. skelbimas

3 dalis iš 4: raidžių pabaigos

1. 

   Pasirinkite baigiamąjį sakinį. Baigiamasis sakinys, kaip ir sveikinimas, parodo pagarbą laiško gavėjui ir laiško iškilmingumo laipsnį. „Pagarbiai“ arba „Pagarbiai“ paprastai yra saugus pasirinkimas; Galite apsvarstyti kitas galimybes, tokias kaip „Nuoširdžiai“, „Pagarbiai“ (Pagarbiai), „Pagarbiai“ ir „Nuoširdžiai“ (nuoširdžiai). Taip pat galite pasirinkti šiek tiek mažiau oficialią, tačiau profesionalią pabaigą, pvz., „Visų geriausių“, „Geriausių linkėjimų“ (Geriausių linkėjimų) , „Nuoširdžiai linkiu“, „Ačiū“ ir „Ačiū“. Po sakinio naudokite kablelius.

2. 

   Pasirašykite. Palikite tuščias maždaug keturias eilutes, tada pasirašykite. Pasirašę laišką pasirašykite arba parašykite el. Paštu, nuskaitykite parašo atvaizdą ir įklijuokite jį į šią pranešimo dalį. Parašui turėtumėte pasirinkti mėlyną arba juodą rašalą.
   • Jei pasirašote laišką kieno nors vardu, prieš savo parašą parašykite „pp:“. „Pp“ reiškia „per procurationem“ (pvz., „Pagal agentūrą“ arba „vardu“).

3. 

   Įveskite savo vardą ir kontaktinę informaciją. Po parašu įveskite savo vardą, pavardę, telefono numerį, el. Pašto adresą ir visus galimus susisiekimo būdus. Kiekviena informacija rašoma atskiroje eilutėje.

4. 

   Pridėkite mašininkės santrumpą. Jei laišką įvedėte kas nors kitas, o ne jūs, po parašu turėtumėte pridėti šio asmens inicialus. Kartais buvo pridedami laišką parašiusio asmens inicialai. Todėl svarbu atskirti laišką rašiusį asmenį ir laišką.
   • Pvz., Jei ką tik pridėjote mašininkės inicialus, parašykite juos mažosiomis raidėmis: mj
   • Jei pridėsite rašytojo santrumpas, rašykite jas didžiosiomis raidėmis, o mašininkės santrumpas - mažosiomis raidėmis: RW: mj. Taip pat galite naudoti pasvirąjį brūkšnį tarp dviejų santrumpų: RW / mj.

5. 

   Atkreipkite dėmesį į pridedamus dokumentus. Jei pridedate dokumentą, kad gavėjas galėtų jį pamatyti, pažymėkite jį keliomis eilutėmis po savo kontaktine informacija, pažymėdami dokumento numerį ir tipą. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Priedai (2): atnaujinti, brošiūra“ („Priedas (2): atnaujinti, brošiūra“).
   • Taip pat galite sutrumpinti „Enclosures“ kaip „Enclosures“. arba „Enc.“.

6. 

   Pridėti gavėjus. Jei išsiųsite laiško kopiją kitam asmeniui, į laišką turėtumėte įtraukti šio asmens vardą. Galite komentuoti įvesdami „cc:“ po eilute „Enclosures“, „cc“ reiškia „mandagumo kopija“ su asmens vardu ir pavadinimu („cc“ „Anglies kopija“ (kopija), kai raidė rašoma ant anglinio popieriaus).
   • Pavyzdžiui, parašykite: „cc: Mary Smith, rinkodaros viceprezidentė“ („Gerbiama: Mary Smith, rinkodaros vadovės pavaduotoja“).
   • Jei norite pridėti kitą gavėją, įveskite antrojo asmens vardą tiesiai po pirmo asmens vardu ir nereikia „cc:“.
   skelbimas

4 dalis iš 4: Atlikta

1. 

   Redaguokite savo pranešimą. Išvaizda yra pagrindinis profesionalaus laiškų kūrėjo elementas. Tikrai skaitytojas lengvai pastebės, kad esate kompetentingas ir atsakingas, ištaisydamas mažiausius laiško trūkumus. Norėdami patikrinti žodžio rašybą, galite paleisti rašybos komandą, bet taip pat galite patikrinti atidžiai perskaitydami laišką prieš siųsdami.
   • Įdomu, ar laiškas buvo aiškus ir glaustas. Ar yra pastraipa, kurios ilgis didesnis nei trys ar keturi sakiniai? Jei taip, ar galite ištrinti nereikalingas pastraipas.
   • Jei laiškas yra tikrai svarbus, galite paprašyti draugo ar kolegos jį greitai patikrinti. Kartais vos kelių sekundžių skaitymas gali padėti pastebėti klaidas ar gremėzdišką žodžių vartojimą, kurių galbūt nematėte.

2. 

   Negalima susegti laiškų. Jei pranešime yra daug puslapių, venkite susegti pranešimą. Jei norite įsitikinti, kad puslapiai išrikiuoti teisingai, naudokite sąvaržėlę viršutiniame kairiajame kampe.

3. 

   Siuntimas paštu. Jei siunčiate laišką, naudokite verslo voką. Jei yra vokas su jūsų įmonės logotipu, naudokite jį. Aiškiai išspausdinkite grąžinimo adresą ir gavėjo adresą. Sulenkite raidę į tris dalis, kad gavėjui atidarius pranešimą, pirmoji pranešimo dalis sulankstytų viršuje, o tada atsidarytų iki apatinės. Įsitikinkite, kad turite pakankamai antspaudų, tada išsiųskite juos.
   • Jei manote, kad ranka rašytas adresas yra suteptas ir neatitinka jūsų profesinio stiliaus, įveskite adresą žodžiu, įdėkite voką į spausdintuvą ir atspausdinkite adresą ant voko.
   • Jei laiškas yra nepaprastai svarbus ir (arba) skubus, turėtumėte jį išsiųsti per kurjerį.
   • Jei norite išsiųsti pranešimą el. Paštu, konvertuokite jį į HTML formatą arba išsaugokite pranešimą kaip PDF, kad išlaikytumėte formatavimą. Vis dėlto geriau siųsti popierinius laiškus.
   skelbimas

Patarimas

• Laiškams pasirašyti naudokite gerą rašiklį.
• Greitai. Jei per savaitę negalite atsakyti į siuntėjo užklausą, pasakykite jam apie tai ir praneškite, kada jie galės gauti atsakymą iš jūsų.
• Sutelkite dėmesį į teigiamus dalykus. Kalbėkite apie tai, ką galite padaryti, o ne apie tai, ko negalite. Pavyzdžiui, jei neturite prekės sandėlyje, nesakykite klientui, kad negalite įvykdyti jo užsakymo, o sakykite, kad produktas yra populiarus, todėl jūsų pusės nėra sandėlyje. . Tada pasakykite jiems, kada galite pasiūlyti produktą.
• Jei rašote laišką su daug turinio, pirmiausia turėtumėte išvardyti tuos dalykus.
  • Išvardinkite visus dalykus, kuriuos norite aprėpti. Nesijaudinkite dėl užsakymo.
  • Kiekvienam turiniui surašykite raktinius žodžius, pavyzdžius, argumentus ir faktus.
  • Peržiūrėkite savo kontūro turinį, kad jis atitiktų jūsų tikslą ir auditoriją.
  • Iškirpkite visas nesusijusias problemas.
  • Išdėstykite informaciją tokia tvarka, kuri yra geriausia skaitytojui.

Įspėjimas

• Nerašykite laiškų su glostančiais sakiniais. Tikras komplimentas yra priimtinas, tačiau jei tai padarysite per daug, skaitytojas pajus, kad dirbate glostydamas, o ne savo sugebėjimais.
• Nenaudokite per griežto ir imponuojančio tono. Atminkite, kad verslo laišku bandote sustiprinti ar užmegzti profesinius santykius.