Turinys

• Žingsniai
• Patarimas

Naujienlaiškių tikslas - informuoti žmonių grupę apie tam tikrą problemą, pvz., Apie įvykį, politiką ar šaltinį, ir paskatinti juos tai daryti. Žemiau pateikiamos rekomendacijos, kaip rašyti efektyvius ir lengvai skaitomus naujienlaiškius.

Žingsniai

1 dalis iš 4: Naujienlaiškio tema

1. 

   Įveskite žodį „PASTABA“ tiesiai puslapio viršuje. Iškart už teksto buvo naujienlaiškis. Parašykite žodį „PRANEŠIMAS“ maždaug 4 cm atstumu nuo puslapio viršaus, paryškinkite, centre ar lygiuote kairėn. Taip pat galite pasirinkti didesnį šio žodžio šrifto dydį.
   • Dvigubas tarpas tarp eilučių pavadinime.

2. 

   
   
   Paskyrimas tinkamai. Naujienlaiškiai yra oficiali verslo komunikacijos forma, todėl turėtumėte tinkamai juos spręsti. Parašykite vardą ir pavardę asmens, kuriam pranešite.
   • Jei siunčiate laišką visiems darbuotojams, galite parašyti: „GAVĖJAS: Visi darbuotojai“.

3. 

   Pridėkite gavėjų CC serijoje. „CC“ eilutė reiškia tuos, kurie gauna naujienlaiškį „Gerbiamojo Co“ pavidalu. Tai nėra tikslinis naujienlaiškio objektas. Tai asmuo, kuriam reikalinga informacija apie politiką ar problemą, į kurią kreipiatės laiške.

4. 

   
   
   Eilutėje „Siuntėjas“ įrašykite savo vardą. Laiško tema turėtų būti rašytojo ir siuntėjo vardas. Jūsų vardas ir pavardė yra šioje eilutėje.

5. 

   Pridėti datas. Parašykite visą datą, įskaitant dieną, mėnesį ir metus. Pvz., Parašykite: „DATA: 2015 m. Sausio 5 d.“ Arba „DATA: 01.05 d. 2015 m. "

6. 

   
   
   Pasirinkite konkrečią savo temos pastraipą. Tema turėtų skaitytojui pasakyti apie naujienlaiškį. Būkite konkretus ir glaustas.
   • Pvz., Užuot rašę temą taip: „Rašalas“, konkrečiau rašykite taip: „Rašalo naudojimo problema„ Office “.

7. 

   Atitinkamai pakoreguokite pavadinimo formatą. Pavadinimas turi būti puslapio viršuje, sulygiuotas kairėje. Didžiosiomis raidėmis rašykite žodžius „RECEIVER:“, „SENDER:“, „DATE:“ ir „APIE DARBĄ:“.
   • Pavadinimo pavyzdys atrodys taip:
     Gavėjas: gavėjo vardas ir pavardė
     SENDER: Jūsų vardas ir vardas
     DATA: Data, mėnuo, metai, kai buvo parašytas pranešimas
     APIE: (arba SUSIJ :) :) Naujienlaiškyje minima problema (kažkaip išryškinta).
   • Kurdami pavadinimus, nepamirškite dukart linijuoti elementų ir sulygiuoti tekstą.
   • Žemiau antraštės galite pridėti eilutę, einančią per visą puslapio plotį, kad atskirtumėte antraštę ir naujienlaiškio turinį.
   skelbimas

2 dalis iš 4: Naujienlaiškio turinio rašymas

1. 

   Apsvarstykite, kas yra gavėjas. Kad visi galėtų perskaityti naujienlaiškį ir į jį atsakyti, svarbu pranešimo formuluotę, ilgį ir iškilmingumą suderinti su tuo, kas jį skaitys. Kad tai gerai veiktų, reikia gerai įsivaizduoti, kas gauna žinutę.
   • Pagalvokite apie savo skaitytojų pageidavimus ir rūpesčius.
   • Pabandykite numatyti klausimus, kuriuos gali pateikti jūsų skaitytojas. Pagalvokite apie naujienlaiškio turinį, pvz., Pavyzdžius, įrodymus ar kitą informaciją, kad juos įtikintumėte.
   • Pažiūrėkite, ar jūsų skaitytojai sutinka, kad minite netinkamą informaciją ar jausmus.

2. 

   Praleiskite ritualinius sveikinimus. Naujienlaiškis prasidėjo ne tokiu pasisveikinimu kaip „Gerbiamasis ponas Edwardsas“. Vietoj to, eikite tiesiai į klausimą, kuris bus aptartas pranešime nuo pat pradžių.

3. 

   Pirmoje pastraipoje paminėkite problemą. Parašykite, kodėl norite, kad skaitytojas imtųsi veiksmų. Tai yra šiek tiek panašus į esė įvadą, ty supažindinama su problema ir jos priežastimi.Taip pat galite galvoti apie įžangą kaip apie viso naujienlaiškio santrauką.
   • Paprastai įvadas užima apie vieną pastraipą.

4. 

   Pavyzdžiui, galite parašyti: „2015 m. Liepos 1 d. Bendrovė„ XYZ “įgyvendins naują sveikatos draudimo politiką. Darbuotojai gaus sveikatos draudimą ir jiems bus mokamas minimalus 6 milijonų atlyginimas per mėnesį “.

5. 

   Teikti informaciją svarstomais klausimais. Skaitytojui gali prireikti bendros informacijos apie jūsų sprendžiamą problemą. Pateikite šiek tiek informacijos, tačiau ji trumpa ir tiesiog nurodykite, ko reikia.
   • Jei reikia, tęskite naujienlaiškį, nurodydami priežastį, kodėl politika buvo įgyvendinta. Pavyzdžiui, galėtumėte parašyti: „Vietos valdžia balsavo reikalaudama, kad visi šios srities darbuotojai gautų minimalią 6 milijonų VND per mėnesį algą“.

6. 

   Palaikykite diskusijos argumentus. Apibendrinkite atliktinus veiksmus. Įrodymai ir argumentai apie jūsų siūlomą sprendimą. Pradėkite nuo svarbiausios informacijos, tada pateikite konkrečius ar patvirtinančius faktus. Parodykite savo skaitytojui, kad naudinga daryti tai, ką siūlote, arba kad kenkia jo nevartoti.
   • Drąsiai pridėkite grafikos, sąrašų ar diagramų, ypač prie ilgesnių pranešimų. Tiesiog įsitikinkite, kad ši informacija yra tikrai aktuali ir įtikinama.
   • Jei norite gauti ilgesnius pranešimus, apsvarstykite galimybę parašyti trumpesnę antraštę, kad kiekviena dalis būtų aiški. Pavyzdžiui, užuot rašę „Politika“, parašykite „Nauja sezoninė darbuotojų politika“. Būkite konkretus ir glaustas kiekvienoje antraštėje, kad skaitytojas aiškiai matytų naujienlaiškio pagrindus.

7. 

   Pasiūlykite veiksmų, kuriuos skaitytojas turi atlikti. Naujienlaiškis yra raginimas veikti konkrečiu klausimu, nesvarbu, ar tai yra naujas bendrovės pranešimas apie produktą, ar nauja išlaidų ataskaitų teikimo politika, ar pristatymas, kaip įmonė ją dirba. subjektas. Prisiminkite veiksmą, kurį skaitytojas turi atlikti pabaigoje arba sakinyje.
   • Pavyzdžiui, galite parašyti: „Visi darbuotojai privalo naudoti naują apskaitos sistemą nuo 2015 m. Birželio 1 d.“.
   • Norėdami pridėti savo pasiūlymų, galite pridėti keletą įrodymų.

8. 

   Laišką užbaigkite teigiama ir skatinančia santrauka. Paskutinėje naujienlaiškio pastraipoje turėtų būti pakartoti tolesni veiksmai, kaip išspręsti problemą. Tai apima organizacijos solidarumo priminimą.
   • Galite parašyti: „Mielai vėliau su jumis aptarsiu ir toliau aptarsiu jūsų sprendimus“.
   • Uždaryti galite sakydami: „Mes džiaugiamės šios kategorijos plėtra. Mes tikime, kad tai padės verslui augti ir įmonė veiks tvariau “.
   • Ši pastraipa paprastai yra apie 1–2 sakinius.
   skelbimas

3 dalis iš 4: Visas naujienlaiškis

1. 

   Tinkamai suformatuokite naujienlaiškius. Norėdami, kad pranešimai būtų lengvai skaitomi, naudokite standartinį formatą. Naudokite „Times New Roman“ arba „Arial“ šrifto dydį 12. Kairė, dešinė ir apatinė paraštės yra 2,5 cm.
   • Suderinti pastraipas. Padalytos pastraipos, dvigubi tarpai ir paraštės.

2. 

   Peržiūrėkite naujienlaiškį. Peržiūrėkite ir redaguokite pranešimą, kad jis būtų aiškus, glaustas, įtikinamas ir be klaidų. Patikrinkite, ar formuluotės nėra nuoseklios. Akademinių ar profesinių žodžių rūšys.
   • Patikrinkite, ar nėra rašybos, gramatikos ir turinio klaidų. Ypatingą dėmesį skirk vardams, datoms ar skaičiams.
   • Patikrinkite, ar pranešimas per ilgas, ir iškirpkite nereikalingą turinį.

3. 

   Parašai. Naujienlaiškyje nėra parašo eilutės. Tačiau turėtumėte nurodyti antraštę ir šalia savo vardo. Tai įrodo, kad patvirtinote naujienlaiškį.

4. 

   Naudokite firminius blankus. Galite sukurti specialų blanką specialiai naujienlaiškiams arba naudoti įprastus verslo firminius blankus.
   • Jei rengiate elektroninius dokumentus (pvz., El. Paštu), turite sukurti atskirą „Word“ firminį blanką, kuriame būtų jūsų įmonės logotipas ir pagrindinė kontaktinė informacija. Naudokite šį pavadinimą kaip siunčiamų naujienlaiškių šabloną.

5. 

   Pasirinkite, kaip siųsti savo paštą. Nuspręskite geriausią naujienlaiškių siuntimo būdą. Galite atsispausdinti ir išplatinti visiems. Taip pat galite siųsti el. Paštu.
   • Jei išsiųsite pranešimą el. Paštu, galite suformatuoti el. Laiško HTML. Jei ne, galite išsaugoti pranešimą kaip PDF ir pridėti kaip el. Laišką.
   skelbimas

4 dalis iš 4: Naujienlaiškio šablono naudojimas

1. 

   Raskite galimus laiškų šablonus. Apsvarstykite, ar pirmiausia norite naudoti raidžių pavyzdžius, o ne rašyti. Jei taip, pirmiausia reikia rasti gerų pašto šablonų internete. „Microsoft Word“ taip pat turi raidžių šablonus. Šablonuose dažnai naudojamas tas pats pagrindinis formatas, bet skirtingi šriftai, šriftų dydžiai ir išdėstymas.
   • Atsisiųskite tinkamą šabloną pagal savo poreikius.
   • Prieš naudodami bet kokį šabloną internete, būtinai perskaitykite naudojimo sąlygas.

2. 

   Atidarykite pranešimo šabloną, kuris buvo atsisiųstas į jūsų kompiuterį. Paspaudus atsisiuntimo klavišą, raidinis šablonas automatiškai atsisiunčiamas į jūsų kompiuterį, arba prieš pradedant atsisiuntimą galima atlikti kelis veiksmus. Laiško šablonas atsisiunčiamas kaip ZIP failas, turite išpakuoti ir atidaryti „Microsoft Word“.
   • Rekomenduojama naudoti naujausią „Microsoft Word“ versiją, kad įsitikintumėte, jog nekyla nenumatytų programinės įrangos problemų ir kad pranešimo šablonas gali neveikti taip, kaip numatyta. Jei turite ankstesnę „Microsoft Word“ versiją, prieš atsisiųsdami raidžių šablonus atnaujinkite programinę įrangą.

3. 

   Sukurkite antraštę (antraštę). Atminkite, kad pranešimo pavyzdys gali būti pakeistas. Galite tinkinti pranešimo pavyzdžio dalis, kaip jums patinka. Pavyzdžiui, galite pridėti logotipus ir autorių teisių simbolius raidžių šablonų antraštėje. Spustelėkite antraštę ir įveskite savo įmonės informaciją.

4. 

   Užpildykite raidžių formos antraštės skyrius. Nepamirškite užpildyti laukų „TO“ ir „FROM“, taip pat „CC“ ir „SUBJECT“. Būkite atsargūs pildydami šiuos laukus, kad jų nepraleistumėte, palikdami tuščius, dažnai daro klaidų rašydami.

5. 

   Įveskite pranešimo tekstą. Parašykite įvadą, priežastis, diskusijas ir santrauką naujienlaiškio tekste. Jei norite, galite tvarkyti informaciją naudodami ženklelius arba kurti sąrašus.
   • Laikykite laiško šablono formatą. Tai užtikrina pastraipų sulyginimą, teisingas paraštes ir šrifto dydį.
   • Jei reikia, galite net pritaikyti naujienlaiškį, kad galėtumėte naudoti lentelę. Kartais tai yra gera idėja, ypač jei naudojant ženklelius ar panašius sąrašus pranešimai tampa painūs ar sunkiai skaitomi.
   • Iš šablono būtinai pašalinkite bet kokį tekstą. Tuo pat metu prieš siųsdami atidžiai patikrinkite savo paštą.

6. 

   Nepamirškite patikrinti poraštės. Poraštė yra tuščia sritis puslapio apačioje, kad gautumėte papildomos informacijos. Šioje svetainėje galite pridėti įmonės ar asmeninę kontaktinę informaciją. Labai svarbu skirti laiko informacijos tikslumui patikrinti. Paskutinis dalykas, kurio nenorite atsitikti, yra tada, kai pranešimas yra puikiai parašytas, bet jo kontaktinė informacija neteisinga arba jos trūksta.

7. 

   Koreguokite pranešimo išvaizdą. Vienas iš patraukliausių pavyzdžių pranešimų yra tai, kad galite pakeisti teksto spalvą. Tai padeda parodyti asmenybę ir labiau išryškina tekstą. Taip pat galite pasirinkti tinkamą situacijos spalvą, kad įsitikintumėte, jog jūsų naujienlaiškis atrodo išskirtinis, o ne tik profesionalus.

8. 

   Išsaugokite naujienlaiškius kaip nuoseklų tekstą. Būtinai išsaugokite kopiją. Turėsite atsarginių elektroninių dokumentų, kurie palengvintų keitimąsi informacija.

9. 

   Išsaugokite šabloną vėlesniam naudojimui. Kai jums reikia naudoti pavyzdinį pranešimą su besikeičiančia tema, jums tereikia pritaikyti elementus, kad jie atitiktų konkrečią pranešimo temą. Tai sutaupys laiko, padės sukurti vieningą, profesionalų naujienlaiškį, kuris pritrauktų visų dėmesį, todėl jis bus perskaitytas nedelsiant. skelbimas

Patarimas

• Nepateikite per daug priežasčių. Svarbu paaiškinti, kodėl norite, kad kažkas būtų padaryta, tačiau nepersistenkite.
• Naujienlaiškis turėtų būti trumpas.