Turinys

• Žingsniai
• 1 dalis iš 3: Memorandumo stiliaus ir kalbos pasirinkimas
• 2 dalis iš 3: Pasiruošimas rašyti atmintinę
• 3 dalis iš 3: atmintinės rašymas

Atmintinė yra visame pasaulyje priimtas būdas perduoti informaciją įmonėje. Paslaugų pastabas taip pat galima naudoti susirašinėjant tarp dviejų bendrovių. Atmintinė turėtų būti profesionali ir aiškiai perteikti informaciją. Nesijaudinkite, jei niekada nerašėte atmintinių - šis straipsnis jus išmokys.

Žingsniai

1 dalis iš 3: Memorandumo stiliaus ir kalbos pasirinkimas

1. 1 Nenaudokite neoficialios kalbos. Atmintinės kalba turėtų būti paprasta, bet formali.
   • Nerašykite tokio užrašo kaip „Sveiki! Pagaliau penktadienis! Noriu jums papasakoti apie vieną svarbų dalyką “.
   • Vietoj to parašykite: „Ši pastaba jus informuos apie 319 projekto eigą“.
2. 2 Savo atmintinėje laikykitės neutralaus tono - nebūkite pernelyg emocingi ir subjektyvūs. Darydami viską, pasikliaukite faktais ir įrodymais.
   • Pavyzdžiui, neturėtumėte rašyti taip: „Manau, kad visi būsime daug laimingesni, jei ateisime į darbą penktadieniais, ką norime“.
   • Vietoj to ištirkite, ar visi darbuotojai penktadieniais nori rengtis laisvalaikio drabužiais ir kaip tai veikia įmonių etiką.
3. 3 Naudokite signalines frazes. Kai ketinate pateikti įrodymų ar cituoti šaltinį, būtinai naudokite tinkamas frazes.
   • Pavyzdžiui: „Mūsų duomenimis, ...“ arba „Atlikti tyrimai rodo, kad ...“.
4. 4 Pasirinkite tinkamą šriftą ir dydį. Atmintinė turėtų būti lengvai skaitoma, todėl venkite naudoti per mažą šriftą; Standartinis šrifto dydis yra 11 arba 12.
   • Taip pat turėtumėte pasirinkti paprastą šrifto stilių, pvz., „Times New Roman“. Nerašykite savo užrašo juokingu ar įmantriu šriftu, pavyzdžiui, „Comic Sans“ (jei taip pasielgsite, jie iš jūsų juoksis!).
5. 5 Naudokite standartinius laukus. Įrašų standartas yra 2,5 cm paraštės, nors kai kuriuose teksto redaktoriuose gali būti įrašų šablonų su didelėmis paraštėmis (pavyzdžiui, 3 cm).
6. 6 Paslaugų pastabos rašomos atskiromis eilutėmis. Tarp pastraipų ir skyrių palikite tuščią eilutę.
   • Nedarykite pastraipų įtraukos.

2 dalis iš 3: Pasiruošimas rašyti atmintinę

1. 1 Jei reikia informuoti kelis žmones apie ką nors svarbaus (darbe), atsiųskite jiems atmintinę. Jūs netgi galite nusiųsti ją vienam asmeniui, jei faktą, kad perdavėte informaciją, reikia dokumentuoti.
   • Tačiau kai kuriais atvejais geriau tiesiog pasikalbėti su norimais žmonėmis.
   • Be to, kai kurios informacijos negalima perduoti raštu.
2. 2 Priklausomai nuo perduodamos informacijos, užrašo turinys ir formatas gali skirtis. Daugelyje atmintinių yra ši informacija:
   • Nauja idėja ar problemos sprendimas.Pavyzdžiui, jei žinote, kaip išspręsti viršvalandžių išlaidų planavimo problemą, parašykite apie tai atmintinėje ir nusiųskite savo viršininkui.
   • Užsakymai. Pavyzdžiui, atmintinės siuntimas yra veiksmingas būdas paskirstyti atsakomybę būsimoje konferencijoje, kurią rengia jūsų skyrius.
   • Ataskaita. Taip pat galite išsiųsti pastabą, kad informuotumėte kolegas apie neseniai įvykusį įvykį, informuotumėte juos apie naują informaciją apie projektą arba pateiktumėte tyrimo rezultatų ataskaitą.
3. 3 Galbūt dirbate prie daugelio projektų ir norite jais pasidalyti atmintinėje. Neturėtų to daryti. Paslaugų pastabose yra informacijos apie vieną konkrečią problemą (temą, projektą ir pan.).
   • Atmintinė turėtų būti trumpa, informatyvi ir lengvai skaitoma. Taigi, sutelkdami dėmesį tik į vieną temą, užtikrinsite, kad informacija bus perskaityta ir į ją atsižvelgiama.
4. 4 Jūsų užrašo turinys ir stilius priklauso nuo tikslinės auditorijos, todėl pagalvokite, kas skaitys jūsų užrašą.
   • Pavyzdžiui, jūsų bendradarbiams skirtos atmintinės stilius apie svarbios datos planavimą ir jūsų vadovo pastabos su pažangos ataskaita stilius bus labai skirtingas.

3 dalis iš 3: atmintinės rašymas

1. 1 Pavadinkite pastabą. Verslo susirašinėjimo su pavadinimo dokumentais praktika yra įprasta.
   • Pavyzdžiui, puslapio viršuje parašykite „Memo“ arba „Memo“.
   • Pavadinimą galite patalpinti centre arba paspausti kairėje puslapio pusėje. Geriausia pažvelgti į anksčiau gautas atmintines ir nukopijuoti jų formatą.
2. 2 Parašykite savo pastabos pavadinimą. Jame turėtų būti ši informacija:
   • TO: Parašykite žmonių, kuriems siunčiate pastabą, vardus ir pavardes.
   • OT: parašykite savo vardą ir pavardę.
   • DATA: parašykite tikslią datą, įskaitant metus.
   • TEMA: Trumpai, bet tiksliai apibūdinkite, apie ką bus pastaba.
   • Atminkite, kad vietoj „Tema“ galite parašyti „Nuoroda“.
3. 3 Į užrašo gavėjų sąrašą būtinai įtraukite visus žmones, kuriems ketinate jį išsiųsti. Apribokite užrašo gavėjus tik tiems žmonėms, kurie yra paveikti jame esančios informacijos.
   • Nesiųskite pastabos visiems savo skyriaus ar įmonės darbuotojams, jei joje esanti problema susijusi tik su keliais žmonėmis.
   • Jei siųsite užrašus visiems įmonės darbuotojams iš karto, tada jie bus bombarduojami užrašais ir arba atidžiai jų neskaitys, arba neskaitys.
4. 4 Į užrašo gavėjų sąrašą įtraukite visus vardus ir pavardes. Net jei su savo viršininku esate ant trumpos kojos, verslo susirašinėjimuose geriau laikytis oficialaus tono. Pavyzdžiui, eidami į jo kabinetą galite jį pavadinti „Vladimiru“, tačiau savo atmintinėje vadinkite jį „ponu Dmitrijevu“ arba „Vladimiru Nikolajevičiumi“.
   • Turėkite tai omenyje, kai įtraukiate užrašo gavėjus - įtraukite visą vardą ir pavardę.
5. 5 Jei siunčiate pastabą kam nors iš kitos įmonės, labai svarbu nustatyti teisingą susisiekimo su juo formą. Skirkite laiko informacijos apie šį asmenį paieškai; greičiausiai tai galima padaryti jo įmonės svetainėje.
   • Pavyzdžiui, jei asmuo turi daktaro laipsnį, būtinai jį įtraukite.
   • Be to, būtinai raskite šio asmens užimamas pareigas ir įtraukite jas į savo užrašą.
6. 6 Pagalvokite apie savo užrašo temą. Tai turėtų būti glausta ir paprasta.
   • Pavyzdžiui, „Nauji klientai“ yra gana miglota tema, ir jei kas nors nori rasti jūsų užrašą po kelių dienų ar savaičių, tada jam ar jai bus sunku tai padaryti.
   • Geriausia tema: „Klientų išplėtimo ataskaita“.
7. 7 Paprastai sveikinimai nerašomi tarnybinėse atmintinėse. Bet jei norite, užrašo tekstą galite pradėti nuo „Gerbiamasis pone Dmitrijev“ arba „Mieli kolegos“.
   • Pastaba turėtų būti trumpa ir informatyvi, todėl sveikinimo galima praleisti.
8. 8 Parašykite įvadinę pastabos dalį. Jame aiškiai nurodykite atmintinės rašymo ir siuntimo tikslą.
   • Pavyzdžiui, „aš rašau ...“. Įžanginėje pastabos dalyje turėtų būti trumpa joje pateiktos informacijos apžvalga.
9. 9 Įvadinis skyrius turėtų būti trumpas. Jame nereikia pateikti detalių ir kitų detalių.
   • Įvadinę dalį sudarykite iš kelių trumpų sakinių (trumpa pastraipa).
10. 10 Nuspręskite pagrindinės informacijos pateikimo stilių. Jis turėtų būti įtrauktas į 2-4 dalis. Pateikimo stilius priklausys nuo pačios informacijos.
    • Pavyzdžiui, galite pateikti informaciją pagal svarbą arba pagal procesus, į kuriuos suskirstytas jūsų projektas.
11. 11 Paslaugų pastaba turi būti suskirstyta į skyrius (pastraipas), kad jos skaitytojai galėtų lengvai įsisavinti informaciją; be to, skyriai padės jiems nustatyti svarbius užrašo punktus.
12. 12 Pavadinkite kiekvieną skyrių; pastraipos pavadinime turėtų būti aiškiai nurodyta joje esanti informacija.
    • Pavyzdžiui, būsimą biuro perkėlimo pastabą galite padalyti į šiuos skyrius: Nauja biuro vieta, Pakavimo įrangos ir dokumentų instrukcijos ir perkėlimo tvarkaraštis.
13. 13 Pirmasis kiekvieno skyriaus sakinys turėtų pasakyti skaitytojams, apie ką ši pastraipa.
    • Atskiros pastraipos ar jūsų pastabos dalys turėtų būti sutelktos į konkretų svarstomos temos punktą.
14. 14 Norėdami pabrėžti svarbius dalykus, sukurkite sąrašą arba sąrašą. Tai padės skaitytojams sutelkti dėmesį į pagrindinius dalykus ir greičiau skaityti bei įsisavinti informaciją.
15. 15 Atmintinės dydis neturėtų viršyti 1-2 puslapių.
    • Tai yra standartinis atmintinių dydis su vienos eilutės atstumu ir tuščia eilute tarp pastraipų.
16. 16 Apsvarstykite galimybę įtraukti pastraipą, kurioje apibendrinta pateikta informacija. Daugeliu atvejų tai nėra būtina, ypač jei parašėte trumpą pastabą.
    • Bet jei pateikta informacija yra labai sudėtinga arba jei atmintinės dydis yra didesnis nei standartinis, geriau įtraukti nedidelę pastraipą, apibendrinančią pateiktą informaciją (būtent pagrindinius dalykus).
17. 17 Būtinai įtraukite baigiamąją pastraipą, net jei manote, kad jums to nereikia. Apsvarstykite šiuos dalykus:
    • Kokie yra atmintinės tikslai? Skatinti skaitytojus ką nors daryti? Ar darbuotojai turi laiku pranešti? Jei taip, tai aiškiai nurodykite paskutinėje pastraipoje.
    • Jei tolesnių veiksmų nereikia, parašykite tokią išvadą: „Aš mielai aptarsiu šią problemą“ arba „Jei turite klausimų ar komentarų šia tema, mielai į juos atsakysiu“.
18. 18 Jei norite, užrašo pabaigoje įrašykite savo vardą ar parašą (bet tai nėra būtina). Jei taip yra, pažiūrėkite į užrašus, kuriuos gavote iš kitų darbuotojų.
    • Jei jie pasirašo užrašus (pvz., „Pagarbiai, Ivanovas AA), darykite tą patį.
    • Jei nenorite pasirašyti užrašo, dokumento pabaigoje galite įdėti savo inicialus.
19. 19 Priminkite apie visus priedus, jei prie užrašo pridėtos lentelės, diagramos ar ataskaitos. Norėdami tai padaryti, dokumento pabaigoje parašykite, pavyzdžiui, „Priedas: 1 lentelė“.
    • Priedai turi būti paminėti pagrindiniame užrašo tekste.
    • Pavyzdžiui, jei rašote apie būsimą perkėlimą į naują biurą, galite parašyti kažką panašaus: „Ketiname užbaigti perkėlimą iki ketvirčio pabaigos. Išsamų persikėlimo tvarkaraštį rasite 1 lentelėje. "
20. 20 Prieš pateikdami pastabą, būtinai patikrinkite. Įsitikinkite, kad sakiniai yra gramatiškai teisingi, ar pastaboje nėra rašybos ar sintaksės klaidų ir ar informacija yra prasminga.
    • Nesiųskite užrašo po to, kai jis pirmą kartą buvo patikrintas (nebent, žinoma, tai yra skubi pastaba). Padėkite dokumentą į šalį ir po valandos dar kartą patikrinkite. Galbūt rasite naujų klaidų ir netikslumų, kurių praleidote anksčiau.
    • Jei pastaboje yra konfidencialios informacijos, patikrinkite savo įmonės privatumo politiką ir sužinokite asmens, kuris peržiūrės jūsų užrašą, vardą ir pavardę dėl jo atitikties nustatytoms taisyklėms.