Turinys

• Žingsniai
• 1 metodas iš 9: Sukurkite darbotvarkę
• 2 metodas iš 9: išsiųskite kvietimus
• 3 metodas iš 9: Paruoškite susitikimo vietą
• 4 metodas iš 9: Paruoškite susitikimui reikalingas priemones
• 5 iš 9 metodas: paruoškite klausimyną arba klausimyną
• 6 metodas iš 9: išsiųskite susitikimo priminimą
• 7 metodas iš 9: pradėkite susitikimą pagal tvarkaraštį
• 8 metodas iš 9: laikykitės susitikimo temos
• 9 metodas iš 9: atsakykite į kuo daugiau klausimų

Šie patarimai bus naudingi visiems, kurie tarpininkauja ar organizuoja susitikimą. Organizatoriaus pareigos apima dalyvių pakvietimą ir aprūpinimą viskuo, ko jiems reikia kuo efektyvesniam darbui.Šeimininkas taip pat yra atsakingas už patį susitikimo eigą. Jis turėtų užtikrinti maksimalų susikoncentravimą į susitikimo temą, neleisdamas dalyviams tapti asmeniškiems ir aptarti susitikimo taisykles. Ši medžiaga palengvins susitikimo organizavimą ir vykdymą, kad jis būtų sėkmingas.

Žingsniai

1 metodas iš 9: Sukurkite darbotvarkę

1. 1 Nurodykite susitikimo pradžios ir pabaigos laiką bei kiekvieno klausimo aptarimo terminus. Susitikimo dalyviai tai įvertins kaip jūsų mandagumą.
2. 2 Paklauskite savo organizacijos žmonių ar susirinkimą sušaukiančio asmens, kokias temas reikia įtraukti į darbotvarkę, taip pat paprašykite trumpo kiekvieno klausimo aprašymo.

2 metodas iš 9: išsiųskite kvietimus

1. 1 Geriausias būdas siųsti kvietimus yra el. Paštu, ypač jei jūsų darbuotojai turi programą, kuri sujungia el. Pašto funkcijas su kalendoriumi ir priminimais.
2. 2 Nurodykite vietų rezervavimo terminą. Tai leis jums paruošti reikiamą išteklių kiekį, kad nenutrauktumėte susitikimo, kad paruoštumėte trūkstamą medžiagą.

3 metodas iš 9: Paruoškite susitikimo vietą

1. 1 Kad susitikimas būtų sklandus, turite tinkamai paruošti kambarį. Išsinuomodami erdvę, kuri dažnai naudojama susitikimams (pavyzdžiui, viešbučio kambaryje ar specialiai aptarnaujamoje patalpoje), galite tikėtis, kad vietiniai darbuotojai gerai išmanys ir susipažins su erdvės paruošimo niuansais.
   • Paskaitos vieta - kėdės sulygiuotos taip, kad dėstytojas būtų dėmesio centre. Toks išdėstymas yra ypač efektyvus, jei pagrindinis tikslas yra perduoti tam tikrą informaciją.
   • Teatro išdėstymas - priešais kambarį įrengtas prezidiumas (stalas, prie kurio sėdi pranešėjai ir ekspertai). Kitų dalyvių kėdžių išdėstymas primena paskaitų salę.
   • Mokyklos išdėstymas - stalai yra išdėstyti priešais kėdžių eiles, kad susitikimo dalyviai galėtų užsirašyti kalbėdami. Daugiausia dėmesio skiriama garsiakalbiui.
   • Apvalus stalas. Pasirinkite šį susitarimą, jei dalyviai turi veikti kaip atskiros komandos ir skatinti keistis idėjomis tarp grupių ar pavienių dalyvių.
   • Nustatykite U formos stalą. Tai yra posėdžių salės stilius, leidžiantis dalyviams pamatyti vienas kitą ir prireikus bendrauti.
   • Jei planuojate atvirą susitikimą, susijusį su bendravimu su auditorija, pastatykite kėdes ratu, o garsiakalbis - centre.

4 metodas iš 9: Paruoškite susitikimui reikalingas priemones

1. 1 Visą pasiruošimą susitikimui sudaro rašikliai, sąsiuviniai, pagalbinės darbo priemonės, dalomoji medžiaga ir visa kita, ko jums gali prireikti susitikimo metu.
2. 2 Skirkite vietos klausimams. Tai gali būti plakatas ar lenta, ant kurios dalyviai gali užrašyti savo klausimus arba priklijuoti juos naudodami lipnius popierinius lipdukus. Susitikimo dalyviai žinos, kad tam tikru laiku gaus atsakymą į savo klausimus, o susitikimas vyks sklandžiau.
3. 3 Ilgo susitikimo dalyviams paruoškite gėrimų ir užkandžių. Trumpiems susitikimams pakanka ant kiekvieno stalo padėti butelius vandens ir dubenį saldainių.

5 iš 9 metodas: paruoškite klausimyną arba klausimyną

1. 1 Susitikimo dalyviai gali įvertinti jo kokybę iškart po susitikimo, arba užpildyti anketą ir per 1-2 dienas išsiųsti el.
2. 2 Vertinimo lapai ir klausimynai leidžia nustatyti, kaip susitikimą suprato jo dalyviai.

6 metodas iš 9: išsiųskite susitikimo priminimą

1. 1 Priminimai siunčiami paskutinę dalyvių registracijos dieną arba 1-2 dienas prieš tai.
2. 2 Paprašykite pranešti, ar kas nors pakeitė planus ir yra priverstas pasitraukti.

7 metodas iš 9: pradėkite susitikimą pagal tvarkaraštį

1. 1 Pavėlavę į susitikimą sugeba „pasivyti“, tačiau priversti kitus laukti yra laikoma nemandagu.
2. 2 Susitikimo pradžioje pateikite organizacinius pranešimus, įskaitant pertraukų ir pietų laikus, tualeto vietas ir tai, kur ir kaip susitikimo dalyviai gali užduoti klausimus.

8 metodas iš 9: laikykitės susitikimo temos

1. 1 Susitikimo organizatorius turėtų nukreipti dalyvius į susitikimo temą. Leidžiant jums gvildenti susijusias temas, gali sutrikti jūsų darbo grafikas.
2. 2 Laikykitės nustatyto pertraukos ir pietų laiko.

9 metodas iš 9: atsakykite į kuo daugiau klausimų

1. 1 Surinkite susirinkimo dalyvių klausimus. Skirkite pakankamai laiko atsakymams patenkinti kuo daugiau žmonių susidomėjimą.
2. 2 Po susitikimo būkite pasiekiami, kad į jus galėtų kreiptis susitikimo dalyviai, kuriems gėda kalbėti prieš kitus žmones, arba tie, kurie turi konkrečių klausimų, dėl kurių reikia akis į akį diskutuoti.
3. 3 Priminkite susirinkimo dalyviams užpildyti klausimyną ar kontrolinį sąrašą ir padėkokite jiems už dalyvavimą susitikime.