Turinys

• Žingsniai
• 1 metodas iš 2: kaip parašyti organizacinių pokyčių valdymo planą
• 2 metodas iš 2: Kaip stebėti bet kurio projekto pokyčius
• Rekomendacijos

Yra dviejų tipų pokyčių valdymo planai. Viename iš jų atsižvelgiama į pokyčių poveikį organizacijai ir siekiama paremti pereinamąjį laikotarpį. Kitas plano tipas leidžia sekti vieno projekto eigą, fiksuoti nukrypimus ar projekto eigos ir masto pokyčius. Abiejų planų tikslas yra aiškiai ir aiškiai suformuluoti, ką tiksliai reikia padaryti.

Žingsniai

1 metodas iš 2: kaip parašyti organizacinių pokyčių valdymo planą

1. 1 Nurodykite pakeitimo priežastis. Išvardykite tuos veiksnius, kurie turėjo įtakos sprendimui įgyvendinti pokyčius, pvz., Žemą produktyvumą, naujas technologijas ar organizacijos misijos pasikeitimą.
   • Vienas iš būdų yra apibūdinti esamą situaciją organizacijoje ir kokią būseną ji lems ateityje.
2. 2 Nurodykite pakeitimų tipą ir mastą. Trumpai apibūdinkite numatomų projekto pokyčių pobūdį. Tiksliai nurodykite, ką pakeitimas paveiks: darbo pareigas, procesus, politiką ir (arba) organizacinę struktūrą. Išvardykite skyrius, komandas, sistemas ir kitus organizacijos komponentus, kuriuos paveiks būsimi pakeitimai.
3. 3 Nurodykite, kuris suinteresuotas asmuo remia šį projektą. Išvardykite visas suinteresuotąsias šalis, kurioms turės įtakos šio plano įgyvendinimas, pavyzdžiui, vyresniąją vadovybę, projektų vadovą, projekto rėmėją, galutinius vartotojus ir (arba) įmonės darbuotojus. Kiekvienai kategorijai nurodykite, ar šios suinteresuotosios šalys pritaria pokyčių projektui.
   • Pabandykite atspindėti šią informaciją lentelėje, kad būtų aiškiau ir aiškiau. Pavyzdžiui, metrika, tokia kaip sąmoningumas, palaikymas ir įtaka, gali būti laikoma naudingu šablonu ir kiekvienai suinteresuotųjų šalių grupei priskiriama aukštai / vidutiniškai / žemai.
   • Jei įmanoma, atlikite tiesioginius pokalbius, kad gautumėte suinteresuotųjų šalių palaikymą.
4. 4 Sukurkite pokyčių valdymo komandą. Ši komanda yra atsakinga už informacijos perdavimą visoms suinteresuotosioms šalims, įsiklausymą į jų susirūpinimą ir užtikrinimą, kad pakeitimai būtų įgyvendinami kuo sklandžiau. Pasirinkite žmones, kuriais organizacija pasitiki ir gerbia ir kurie turi gerus bendravimo įgūdžius.
   • Tai taip pat taikoma aukščiausio lygio vadovams. Pabrėžkite vadovų dėmesį, kad jie turės ne tik susitarti dėl plano, bet ir aktyviai skatinti pokyčius.
5. 5 Sukurkite konceptualų požiūrį į organizacijos valdymą. Sėkmingam pokyčių įgyvendinimui labai svarbi visiška influencerių organizacijoje parama. Leiskite kiekvienam lyderiui pasakyti savo nuomonę apie pokyčius ir paskatinkite visus aktyviai prisidėti prie sėkmingų pokyčių.
6. 6 Sudarykite planą kiekvienai suinteresuotųjų šalių grupei. Įvertinkite kiekvienos suinteresuotųjų šalių grupės riziką, įskaitant susirūpinimą keliančius pokyčius. Paskirstykite užduotis pokyčių valdymo komandos nariams, kad išspręstumėte šias problemas.
7. 7 Sudarykite komunikacijos planą. Bendravimas yra svarbiausia pokyčių valdymo sudedamoji dalis. Kuo dažniau bendraukite su visais, dalyvaujančiais pokyčių procese. Nenumaldomai pabrėžkite pokyčių priežastis ir jų teikiamą naudą.
   • Suinteresuotosios šalys turėtų turėti galimybę bendrauti asmeniškai, kad būtų užtikrintas abipusis bendravimas. Susitikimai akis į akį yra būtini.
   • Informacijos šaltinis turėtų būti vyresniojo vadovo rėmėjas, kiekvieno darbuotojo tiesioginis vadovas ir bet koks papildomas įmonės atstovas, kuriuo pasitiki suinteresuotosios šalys. Visa informacija turėtų būti pateikiama vieningai.
8. 8 Atsparumas takeliui. Pokyčiai visada priimami priešiškai. Tai atsitinka individualiu lygiu, todėl asmeniškai pasikalbėkite su suinteresuotosiomis šalimis, kad nustatytumėte pagrindinę pasipriešinimo priežastį. Stebėkite nusiskundimus ir skundus, kad pokyčių valdymo komanda galėtų laiku išspręsti problemas. Dažniausiai pasitaikančios tokio pobūdžio problemos yra:
   • Motyvacijos keistis trūkumas arba skubos jausmo nebuvimas.
   • Trūksta bendro vaizdo ar priežasčių, kodėl reikalingi pokyčiai.
   • Trūksta įvesties į procesą.
   • Neapibrėžtumas dėl ateities, būsimos atsakomybės ar būsimų pareigų reikalavimų.
   • Vadovybė neatitinka lūkesčių, susijusių su pokyčių įgyvendinimu ar komunikacija.
9. 9 Pašalinkite kliūtis. Atsakymas į daugumą nuoskaudų turėtų būti papildoma informacija arba komunikacijos strategijos pakeitimai konkrečiais klausimais. Kitais atvejais gali prireikti papildomų veiksmų, kurie turėtų būti įtraukti į jūsų planą arba palikti pakeitimų valdymo komandai, jei reikia, įgyvendinti. Apsvarstykite, kuris iš šių dalykų gali būti susijęs su jūsų organizacija:
   • Pasikeitus darbo pareigoms ar darbo procesams, būtina sutelkti dėmesį į personalo mokymą.
   • Jei tikitės, kad sumažės komandos moralė arba pernelyg įtemptas perėjimas į naują aplinką, sušvelninkite atmosferą įmonės renginiu ar darbuotojo atlygiu.
   • Jei suinteresuotosios šalys nėra motyvuotos keistis, sukurkite skatinimo sistemą.
   • Jei suinteresuotosios šalys jaučiasi už borto, surengkite susitikimą, kad gautumėte jų atsiliepimus ir atitinkamai pakoreguotumėte savo planą.

2 metodas iš 2: Kaip stebėti bet kurio projekto pokyčius

1. 1 Apibrėžkite vaidmenis pokyčių valdyme. Išvardykite visus vaidmenis, kurių reikia šiam projektui. Apibūdinkite pareigas ir įgūdžius, kurių reikia kiekvienam vaidmeniui. Bent jau įtraukite projekto vadovą, kuris kasdien turi įgyvendinti pakeitimus, ir projekto rėmėją, kuris turi stebėti bendrą pažangą ir priimti sprendimus dėl pokyčių valdymo valdymo lygiu.
   • Didesniems didelės organizacijos projektams turėsite paskirstyti projektų valdymo vaidmenį keliems žmonėms, turintiems skirtingą išsilavinimą.
2. 2 Naudokite valdymo skydelį. Paprastai programinės įrangos projektuose yra pakeitimų valdymo prietaisų skydelis, prie kurio gali prisijungti kiekvienos suinteresuotosios grupės nariai. Tokia programinė įranga leidžia automatiškai suderinti pakeitimų prašymus, panaikinant šią projekto vadovo atsakomybę, taip pat informuojant suinteresuotąsias šalis apie sprendimus. Šis metodas puikiai tinka projektuose, kuriuose dalyvauja daug suinteresuotųjų šalių, taip pat tuose projektuose, kuriuose reikia reguliariai peržiūrėti projekto apimtį ir tikslus.
3. 3 Sukurkite pakeitimų užklausų įgyvendinimo procesą. Apsvarstykite, kaip idėja paverčiama realybe, kai kas nors iš komandos nustato kitą reikalingą žingsnį. Aprašykite šį procesą ir iš anksto suderinkite jį su visa komanda. Štai pavyzdys:
   • Komandos narys užpildo pakeitimo prašymo formą ir persiunčia šią užklausą projekto vadovui.
   • Projekto vadovas registruoja šią užklausą bendrame prašymų sąraše ir pažymi prašymo būseną, kai priimamas sprendimas įgyvendinti idėją arba jos atsisakyti.
   • Vadovas išduoda komandos nario užduotį parengti konkretesnį planą, atsižvelgdamas į reikiamus išteklius.
   • Projekto vadovas siunčia planą patvirtinti projekto rėmėjui.
   • Pokytis įgyvendinamas. Suinteresuotosios šalys reguliariai informuojamos apie esamą padėtį.
4. 4 Sukurkite pakeitimo užklausos formą. Kiekviena pakeitimo užklausa turi būti užregistruota bendrame prašymų sąraše ir joje turi būti:
   • prašymo pakeisti datą;
   • Pakeiskite projekto vadovo priskirtą užklausos numerį
   • pavadinimas ir aprašymas;
   • prašytojo vardas, pavardė, el. pašto adresas ir telefono numeris;
   • prioritetas (aukštas, vidutinis, žemas). Neatidėliotini pokyčių valdymo planai reikalauja aiškaus grafiko;
   • produkto ir versijos numeris (programinės įrangos kūrimo projektams).
5. 5 Užklausų žurnale įrašykite papildomą informaciją. Prašymų žurnalas taip pat turėtų atspindėti dabartinį sprendimą ir įgyvendinimo priemones. Be prašymo formoje nurodytos informacijos, čia taip pat turėtų būti šie duomenys:
   • ženklas patvirtinimo rezultatuose (patvirtintas arba panaikintas);
   • prašymą patvirtinusio asmens parašas;
   • pakeitimo įgyvendinimo terminas;
   • pakeitimo projekto pabaigos data.
6. 6 Stebėkite pagrindinius pokyčius. Be to, kad kasdien stebėsite projekto būseną, bus naudinga stebėti visus svarbiausius konkretaus projekto sprendimus. Tokie įrašai leidžia lengviau stebėti ilgalaikius projektus ar projektus, kurių metu vyksta vadovybės pakeitimai. Ši informacija taip pat naudojama informuoti klientus ir vyresniąją vadovybę. Jei norite pakeisti projekto, prioritetų ar strategijos laiko, apimties ar reikalavimų reikalavimus, atkreipkite dėmesį į šią informaciją:
   • Kas priėmė sprendimą.
   • Kai buvo priimtas sprendimas.
   • Trumpas sprendimo priežasčių ir įgyvendinimo proceso aprašymas. Pridėkite visus dokumentus, susijusius su šiuo procesu.

Rekomendacijos

• Sukurkite pasitikėjimą ir įsipareigojimą tiek savo darbuotojams, tiek klientams. Pokyčiai paprastai priverčia žmones jaustis nepatogiai. Jei pademonstruosite žmonėms, kad esate pasiryžę veikti jų interesais, galite sulaukti jų palaikymo.