Turinys

• Žengti
• 1 metodas iš 2: 1 dalis: turėti tinkamus įgūdžius
• 2 metodas iš 2: 2 dalis: būkite reprezentatyvus
• Patarimai
• Įspėjimai

Kiekvienai įmonei, priimančiai lankytojus, reikia registratoriaus. Registratūra yra tas, kuris priima lankytojus įmonės ar įstaigos prekystalyje. Paprastai tai yra pirmas žmogus, su kuriuo lankytojas turėtų susitikti, ir kaip žinote, pirmas įspūdis visada yra labai svarbus. Registratorė turi priimti lankytoją mandagiai ir atsakyti teisingai, taip pat telefonu ar el. Paštu. Tai tarsi įmonės vizitinė kortelė.

Žengti

1 metodas iš 2: 1 dalis: turėti tinkamus įgūdžius

1. Turi puikių organizacinių įgūdžių. Kaip registratorė, jūs esate įmonės vizitinė kortelė - esate asmuo, su kuriuo klientas kalba pirmiausia ir su kuriuo darbuotojai ateina informacijos ir planavimo. Be skambučių priėmimo ir lankytojų nukreipimo, dažnai tenka bendrauti su klientais, organizuoti įvairius renginius, susitarti dėl susitikimų ir pan. Kadangi tai reiškia daug atsakomybės, svarbu, kad jūs, kaip registratorė, būtumėte gerai organizuoti, kad galėtumėte daryti kelis dalykus vienu metu.galima. Jei negalite atlikti kelių užduočių vienu metu ir atlikti jų tinkama tvarka, ilgai neištversite kaip registratorė.
   • Geras būdas būti organizuotam yra investuoti į archyvavimo sistemą, su kuria galite dirbti. Svarbu žinoti, kokių dokumentų ir informacijos gali prireikti jūsų viršininkui, kolegoms ir klientams. Visą šią informaciją saugokite skirtinguose aplankuose - kompiuterio darbalaukyje arba popieriuje. Sutvarkykite savo sistemą taip, kaip jums labiausiai tinka - jei tam jums reikia neoninių lipdukų, tai taip pat gerai.
   • Organizuotumas reiškia ir tai, kad galite save motyvuoti - jums nereikia, kad kas nors jums pasakytų, kaip ką nors padaryti, ar kad išlaikytų jus teisingame kelyje. Jei esate gerai organizuotas, tiksliai žinote, kurias užduotis turite atlikti per dieną ir kurie dalykai yra prioritetiniai.
   • Įsitikinkite, kad turite po ranka (daugybę) telefonų numerių, pavyzdžiui, kolegų, rangovų, pardavėjų, pagalbos tarnybų ir tt telefonų numerių. Visų jų jums reikės tam tikru laiku. Telefonų numerius saugokite specialioje kompiuterio programoje arba „Rolodex“.
2. Įsitikinkite, kad turite šiek tiek techninių žinių. Svarbiausia technologija, su kuria tenka dirbti registratoriui, yra telefonas ir visi su juo susiję mygtukai bei linijos. Taip pat nepamainomi kompiuterio įgūdžiai - dauguma registratorių turi žinoti, kaip siųsti el. Laiškus, ir mokėti naudotis teksto procesoriumi. Taip pat naudinga, jei mokate kurti skaičiuokles ir naudoti programas, skirtas konkrečiai įmonei, kurioje dirbate.
   • Atminkite, kad greičiausiai taip pat turėsite mokėti tvarkyti kopijavimo aparatą, skaitytuvą ir spausdintuvą (ir šalinti problemas, su kuriomis susiduria bendradarbiai dirbdami su šiais įrenginiais). Jei žinote, kokią įrangą naudojate, įsigilinkite į vadovus, kad galėtumėte išspręsti dažniausiai pasitaikančias problemas.
3. Būk patikimas. Manoma, kad registratorė visada bus prie savo stalo - įmonė gauna blogą vardą, jei niekas neatsiliepia telefonu arba jei laukimo laikas yra ilgas. Tapkite patikimu savo prioritetu - jei jūsų viršininkas žino, kad jis gali jumis pasikliauti ir kad jūs visada pasiruošę padėti, jūs save padarote nepakeičiamu.
4. Būk geras klausytojas. Svarbi registratorės dalis yra klausymasis kitų žmonių - telefonu, kai klientas užduoda klausimą prie stalo arba kai jums perduodama informacija. Jei esate geras klausytojas, galite dirbti efektyviau - galėsite lengviau išspręsti problemas, jei iškart suprasite, ko kažkas jūsų prašo, ir galėsite geriau nukreipti klientus į skyrių, kuriame jiems galima padėti.
5. Padarykite viską. Kai jūsų viršininkas paprašys jūsų ką nors padaryti, užsirašykite išsamią informaciją. Kai klientas paskambina, būtinai užsirašykite jo informaciją (vardą, kontaktinius duomenis, ko jis nori ir pan.). Užrašai padeda išlikti tvarkingiems ir primena visas smulkmenas, kurios atsiranda per dieną. Užrašykite savo užrašus į užrašų knygelę ar užrašų knygutę ir visada laikykite ją su savimi. Nustebsite, kiek tai naudinga, ypač jei norite sužinoti, ko norėjo tas asmuo, paskambinęs prieš penkias valandas.
   • Nepamirškite išsamiai išrašyti pranešimų ir perskaityti, ką parašėte. Pakartokite pranešimą ir (arba) kontaktinę informaciją, kai jį užrašote, kad įsitikintumėte, jog turite teisingą informaciją.
6. Mandagiai atsakykite telefonu, pasveikindami standartiškai: „Labas rytas, jūs kalbate su ____ (jūsų vardas), nuo ____ (įmonės pavadinimas), kaip galėčiau jums padėti?Nepamirškite atsiliepti į telefoną po vieno ar dviejų skambučių. Nėra gerai, jei žmones sulaikote ilgiau nei minutei (tai yra ilgesnė, nei galite pagalvoti).
   • Atidžiai išklausykite asmens, kurio prašo skambinti, vardą. Pakartokite, jei norite įsitikinti. Paklauskite, ar skambinantysis gali parašyti vardą, jei jį sunku suprasti.
   • Tvarkingai perkelkite pokalbį naudodami standartinę frazę, pvz., „Palaukite minutę, aš jus pervesiu pas poną Smithą“. Arba jei asmuo dalyvauja pokalbyje: "Ponas Smitas šiuo metu dalyvauja pokalbyje. Ar norėtumėte palaukti, ar aš persiųsiu pranešimą?". Mandagiai padėkokite skambinančiajam ir perduokite skambutį.
7. Pasveikinkite siuntų pristatytojus tokiu pat profesionalumu ir mandagumu kaip ir bet kuris kitas lankytojas. Gali tekti pasirašyti dėl pristatymo. Įsitikinkite, kad jūsų parašas yra įskaitomas. Pristatančiam asmeniui gali prireikti nurodymų, kur įdėti pakuotę. Dėl tokių klausimų būtinai susisiekite su tinkamais darbuotojais.
8. Priimkite klientus, ateinančius į verslą efektyviai ir mandagiai. Kai lankytojas pasakys, kas jie yra ir ko ieško, jūs susisiekiate su tuo žmogumi ir pasakykite, kas ten yra. Standartinis sakinys, kurį galite naudoti tam: „Ponas Smitas, ponia Jansen iš„ XYZ b.v. “yra čia 2 valandos susitikimui“. Visada stenkitės nurodyti vardą ir pavardę bei įmonę, kuriai jie atstovauja. Naudinga paklausti, ar jis / ji turi susitikimą. Tada J. Smitas pateiks tolesnes instrukcijas, kur priversti klientą laukti ir kiek tai užtruks. Tada lankytojui galite pasakyti: „Ponas Smitas bus per minutę“. Arba: "Ponas Smitas sako baigiantis susitikimą ir kad jis bus po 5 minučių. Prašau atsisėsti".

2 metodas iš 2: 2 dalis: būkite reprezentatyvus

1. Turėkite teigiamą požiūrį. Kaip minėta pirmiau, registratorė yra įmonės vizitinė kortelė - klientai pirmiausia mato jus ir atsako į žmonių, negalinčių ateiti į biurą, klausimus. Niekas nenori, kad jo pasitiktų surūgusiu ar rūstiu veidu. Visada veide šypsokis ir linksma asmenybė. Būkite kantrūs sunkių klientų atžvilgiu, net jei jie jums nervinasi.
   • Net jei turite labai sunkų klientą, vis priminkite sau, kad turite stiprią, laimingą asmenybę. Pasakykite sau, kad jie ima jūsų nusivylimą dėl jūsų, bet žinokite, kad kol jūs darote viską, kad juos sutvarkytumėte, jūs ne tas, kuris daro kažką blogo. Geriau išlaikyti vėsą, nei sprogti.
2. Paruoškite sveikinimą. Visada svarbu klientus pasveikinti draugiškai. Net jei jūs turite ką nors užbaigti, kol galėtumėte padėti klientui, svarbu su juo pasisveikinti, kad jie žinotų, jog jie buvo matyti ir kad jiems bus padėta.
   • Pavyzdžiui, galite pasisveikinti su: "Labas rytas! Jei atsisėsite, aš būsiu teisus su jumis!".
3. Būkite mandagus. Būk pagarbus. Elkitės su visais taip, tarsi jie būtų svarbiausias žmogus, įėjęs į kabinetą šiandien. Tai jūsų darbas - niekam neįdomu, ar šį rytą kelias valandas praleidote spūstyje, ar ką tik išpylėte kavos ant naujų odinių batų. Palikite asmeninius rūpesčius namuose. Leiskite klientui jaustis patogiai ir mėgautis pokalbiais su jumis.
4. Suknelių atstovas. Jūs atstovaujate įmonei, todėl turite atrodyti tvarkingai. Investuokite į drabužius, atitinkančius įmonės kultūrą. Jei esate tam tikros rūšies verslo registratorius (pavyzdžiui, drabužių prekės ženklas), gali būti gerai dėvėti šio prekės ženklo drabužius. Linkite į konservatyvią pusę, nebent dirbate vietoje, kur svarbi mada ar kiti veiksniai.
   • Patikrinkite, ar jūsų įmonė taiko specialius drabužių reglamentus. Jūsų įmonei gali būti naudinga oficiali darbo apranga, bet niekada neprisiminkite į rengtis oficialiai (sportinės kelnės gali būti nevertinamos).
5. Visada atrodykite tvarkingai.

Patarimai

• Asmeninius daiktus laikykite atskirai nuo darbo. Tai taip pat reiškia, kad darbe netvarkote asmeninių pokalbių ir el. Laiškų. IT skyrius gali stebėti jūsų kompiuterio veiklą.
• Būkite malonus vadovams, pažiūrėkite, ar galite jiems padėti, kai neturite ką veikti.
• Prisiminkite, kas moka jūsų atlyginimą, ir visada būkite jiems pagarbūs.
• Suraskite žmogų, kuris galėtų stebėti stalą ar telefoną, kai jums reikia eiti į tualetą, kai einate pietauti, atostogauti ir pan. Tokiu būdu sugrįžus neliks piktų žmonių.
• Paklauskite kolegų, ar galite kuo nors padėti. Skundžiantis galite susirasti draugų geriau, padėdamas nei priešams.
• Pašto tvarkymas taip pat dažnai yra jūsų darbo dalis. Pirmąją dieną nedelsdami išsiaiškinkite, kur ji turi eiti, kas ir kada ją pristatys.
• Visada norėkite išmokti naujos užduoties. Universalumas gali duoti jums daug.
• Rašykite pranešimus dviem egzemplioriais ir duokite kopijas asmeniui, kuriam skirtas pranešimas. Arba naudokitės dienoraščiu, todėl viską lengviau rasti, ypač jei ieškote vardo ar telefono numerio.

Įspėjimai

• Niekada nesakyk „nedarysiu“. Tada greitai prarasite darbą.
• Neapsimetinėk, kad esi maloni. Žmonės mato tiesiai per tai. Būk nuoširdžiai susidomėjęs, mandagus ir pagarbus. Jei negalite to padaryti, neturėtumėte tapti registratūra. Jūs sumenkinate įmonės reputaciją. Tada verčiau ieškokite darbo biure, kur jums nereikia išeiti į viešumą.
• Negalima ginčytis su klientu ar skambinančiuoju. Nukreipkite jį / ją į viršininką.