Turinys

• Žingsniai
• 1 dalis iš 2: Verslo laiško formatas
• 2 dalis iš 2: Kaip parašyti verslo laišką
• Patarimai

Jei turite savo verslą, tikriausiai turėsite rašyti verslo laiškus savo klientams. Tikslai gali būti skirtingi: pranešti apie naujus įvykius ar sąlygas, reaguoti į klientų skundus įmonės vardu. Nepriklausomai nuo rašymo priežasties, svarbu visada išlaikyti profesionalų toną ir verslo stilių.

Žingsniai

1 dalis iš 2: Verslo laiško formatas

1. 1 Naudokite profesionalų blanką. Verslo laiškas atspindi jūsų įmonę. Šiuo atžvilgiu laiškas turėtų būti tinkamos formos. Taip pat nepamirškite naudoti savo įmonės logotipo ar prekės ženklo.
   • Galite sukurti raidžių antraštę naudodami paruoštus „Microsoft Word“ spalvų šablonus. Naudokite tikrą įmonės logotipą ar prekės ženklą.
2. 2 Atidarykite teksto redaktorių. Visos įmonės verslo raidės visada turi būti spausdinamos kompiuteryje.
   • Sukurkite naują dokumentą ir nustatykite paraštes iki 2,54 centimetro.
   • Naudokite serifo šriftą, pvz., „Times New Roman“, „Georgia“ ar „Arial“. Taigi šrifto dydis turėtų būti ne didesnis kaip 12, bet ne mažesnis kaip 10. Šrifto tipas ar dydis neturėtų neigiamai paveikti raidės skaitomumo.
   • Naudokite tarpą tarp eilučių.
3. 3 Tinkinkite bloko formą. Blokinė forma yra labiausiai paplitęs verslo laiškų formatas. Tai taip pat lengviausia nustatyti ir sekti. Kiekvienas elementas paliekamas pateisinamas ir atskiriamas vienu tarpu. Kad verslo laiške būtų puslapio viršuje į apačią, turėtų būti šie elementai:
   • Šios dienos arba laiško išsiuntimo data. Nepamirškite įtraukti datos, nes ji naudojama siuntėjo ir gavėjo apskaitai, taip pat teisiniams tikslams. Nurodykite tikslią datą.
   • Siuntėjo adresas. Tai jūsų adresas standartiniu formatu. Jei jūsų adresas jau nurodytas laiško antraštėje, galite praleisti šį veiksmą.
   • Išeinantis adresas. Įveskite laiško gavėjo vardą ir adresą. Galite naudoti adresą „Meistras“ arba „Valdovė“. Taigi, jei gavėjas yra Nina Serova, tuomet galite parašyti ir „ponia Nina Serova“, ir „Nina Serova“.
   • Sveikinimai. Galite parašyti „Gerbiama ponia Serova“ arba „Miela Nina Serova“. Jei nesate tikri, kas skaitys laišką, parašykite „Gerbiamieji“. Taip pat yra galimybė „Visų suinteresuotųjų šalių informacijai“, tačiau ji turėtų būti palikta kaip paskutinė priemonė, jei adresatas nežinomas.
   • Pagrindinis laiško tekstas. Ši dalis bus išsamiau aptarta kitame skyriuje.
   • Baigiamoji dalis ir parašas. Parašykite: „Pagarbiai“ - arba: „Linkėjimai“.

2 dalis iš 2: Kaip parašyti verslo laišką

1. 1 Apibrėžkite savo tikslinę auditoriją. Laiško tonas visada turėtų išlikti profesionalus, nepriklausomai nuo auditorijos, tačiau žodžių ir kalbos priemonių pasirinkimas priklauso nuo laiško adresato. Jei laiškas skirtas kitos įmonės žmogiškųjų išteklių skyriui, tuomet reikėtų naudoti labiau formalią kalbą. Kreipdamiesi į konkretų klientą, galite pasinaudoti neformalia ir paprasta kalba.
   • Tai taip pat padės išvengti nesusipratimų. Nenaudokite skaitytojui nesuprantamų terminų. Pavyzdžiui, klientai gali nežinoti jūsų įmonės kosminės programos santrumpų, todėl nenaudokite jų savo laiške.
   • Svarbiausia verslo rašymo taisyklė - tekstas turi būti aiškus, glaustas ir mandagus.
2. 2 Pirmoje eilutėje nurodykite laiško tikslą. Apsvarstykite laiško tikslą. Ar norite pateikti naują biuro adresą? Priminti klientui apie skolą? Atsakyti į skundą? Turėkite tai omenyje, kai reikia parašyti pirmąjį laiško sakinį. Nenaudokite neaiškių formuluočių ir pereikite prie esmės.
   • Rašykite pirmuoju asmeniu, jei išsakote savo, kaip įmonės savininko, nuomonę. Rašykite antruoju asmeniu, jei kreipiatės įmonės ar organizacijos vardu.
   • Naudokite nedviprasmišką teiginį, pavyzdžiui: „Mes informuojame jus“ - arba: „Mes norime žinoti šiuos dalykus“. Jei kreipiatės kaip įmonės savininkas, parašykite pirmuoju asmeniu, pavyzdžiui: „Noriu su jumis susisiekti“, - arba: „Neseniai sužinojau ..., todėl norėčiau ...“.
   • Pavyzdžiui, jūs (įmonės savininkas) norite pranešti Ninai Serovai apie vieno mėnesio skolą. Pradėkite savo laišką taip: „Noriu jus informuoti, kad nuo 2015 m. Kovo mėn. Jūsų sąskaitoje yra skola“.
   • Jei esate įmonės darbuotojas ir atsakote į klientų skundą dėl jūsų įmonės kosminės programos, pradėkite taip: „Gavome jūsų pastabų dėl mūsų Marso kolonizavimo programos“.
   • Kartais skaitytojui reikia pasakyti, kad jis laimėjo konkursą ar gavo vietą švietimo įstaigoje. Pradėkite taip: „Man malonu pranešti ...“, - arba: „Mums malonu pranešti ...“.
   • Jei jums reikia pranešti apie blogas naujienas, pradėkite nuo šios frazės: „Apgailestaudami pranešame jums ...“, - arba: „Gerai apsvarsčius, buvo nuspręsta ...“.
3. 3 Naudokite teisingą balsą. Oficialioje kalboje dažnai naudojamas pasyvus balsas, tačiau tai gali padaryti raidės tekstą monotonišką ar nesuprantamą. Galiojantis balsas leidžia informaciją perduoti lemiamu tonu.
   • Pasyvaus balso pavyzdys: "Kokių veiksmų galima imtis?" Šiuo atveju subjektas „žingsniai“ nėra veiksmo vykdytojas, bet patiria veiksmą pats.
   • Galiojančio balso pavyzdys: „Kokių veiksmų galime imtis?“ Šioje versijoje naudojamas aktyvus balsas, leidžiantis aiškiai ir aiškiai perteikti idėją.
   • Kartais pasyvus balsas leidžia perteikti savo pranešimą ir nekreipti per daug dėmesio į klaidą ar negražų faktą. Naudokite tik šiuo atveju. Paprastai pirmenybė teikiama tinkamam balsui.
4. 4 Nuoroda į ankstesnius įvykius ar bendravimas su skaitytoju. Galbūt anksčiau informavote Niną Serovą apie skolą. Skaitytojas galėjo išreikšti savo nepasitenkinimą jūsų kosmoso programa paskutinėje konferencijoje. Jei jau bendravote, priminkite apie tai. Skaitytojas galės prisiminti svarbias detales, o jūsų laiškas bus daug svarbesnis ir skubesnis.
   • Naudokite tokias frazes kaip: „Kaip ir ankstesniame ...
5. 5 Pateikite prašymą arba pasiūlykite pagalbą. Nustatykite teigiamą toną mandagiai prašydami arba pasiūlykite bendradarbiauti pagalbos forma.
   • Tarkime, kad turite įmonę ir norite įtikinti klientą sumokėti skolą. Naudokite frazę: „Būčiau dėkingas už pagalbą ir greitą mokėjimą“.
   • Jei rašote įmonės vardu, naudokite frazę: „Mes norėtume surengti jums asmeninį susitikimą su mūsų žmogiškųjų išteklių vadovu“.
   • Taip pat pasiūlykite atsakyti į visus galimus klausimus ir išsklaidyti skaitytojo abejones. Pavyzdys: „Mes mielai atsakysime į visus jūsų klausimus arba išsklaidysime abejones dėl mokėjimo“, - arba: „Ar norite sužinoti daugiau apie mūsų programą?“
6. 6 Užpildykite laišką. Naudokite raginimą veikti iš savo ar kliento pusės. Tai gali būti prašymas per nustatytą laiką sumokėti skolą arba pasiūlymas surengti susitikimą su klientu.
   • Parašykite pasiūlymą su viltimi bendrauti ateityje: „Nekantriai laukiame susitikimo su jumis biudžeto susitikime kitą savaitę“, arba - „Mes mielai aptartume visus šiuos aspektus su jumis išsamiau, kai susitiksime savo biure . “
   • Nurodykite, ar prie laiško pridedami dokumentai. Pridėkite tokią frazę: „Siunčiame jums sąskaitą už praėjusį mėnesį“, arba - „Prie laiško pridedama kosminės programos kopija“.
   • Pabaigoje naudokite baigiamąją frazę. Klientams geriausia rašyti: „Pagarbiai“, - arba: „Linkėjimai“.
   • Oficialiuose laiškuose nepažįstamiems žmonėms naudokite formuluotę „Linkėjimai“.
   • Parašykite: „Viso geriausio“, jei pažįstate ar bendradarbiaujate su žmogumi.
7. 7 Ištaisyti klaidas. Jei laiške yra gramatinių klaidų, teisingas formatavimas ir formuluotė nevaidins jokio vaidmens!
   • Pabandykite surasti visus pasyvaus balso atvejus ir atitinkamai pakoreguoti.
   • Atkreipkite dėmesį į ilgus ir painius sakinius. Verslo laiške galioja taisyklė „Kuo geriau mažiau, tuo geriau“, todėl ilgų sakinių reikėtų atsisakyti.

Patarimai

• Atspausdinkite laišką ant A4 be popieriaus. Jei siunčiate paštu, sulenkite laišką tris kartus ir įdėkite į standartinį voką.