Turinys

• Žingsniai
• Patarimai
• Įspėjimai

Norint tinkamai organizuoti darbą biure, labai svarbu turėti veiksmingą dokumentų apskaitos ir saugojimo sistemą. Nepriklausomai nuo to, kiek žmonių turi prieigą prie dokumentų, sistema turėtų būti sutvarkyta taip, kad kiekvienas galėtų rasti reikiamą dokumentą. Jei sunku naudoti dokumentų įrašymo ir saugojimo sistemą, pradėsite palikti visus dokumentus po ranka, bijodami juos prarasti kartotekoje, todėl jūsų stalas bus nukrautas popierių krūvomis.

Žingsniai

1. 1 Pasirinkite rinkimo sistemą. Kad ir kas tai būtų, pirmiausia jis turi būti logiškas, kad žinotumėte tikslią kiekvieno dokumento vietą. Galimi sprendimai:
   • Abėcėlės tvarka. Ši sistema geriausiai veikia, jei daugumoje jūsų dokumentų yra klientų, pacientų ar klientų vardai.
   • Tema arba kategorijos: Dauguma sistemų yra suskirstytos pagal temą ar kategoriją, jos puikiai veikia, jei yra tinkamai organizuotos, bet labai painios, kai nėra tinkamai organizuotos.
   • Numeruotas / chronologinis. Ši sistema geriausiai tinka sunumeruotiems ar pasenusiems dokumentams, pvz., Pirkimo užsakymams ar receptams.
2. 2 Dokumentų spintelėse naudokite kabančius aplankus. Pakabinami aplankai nėra nuimami, jie veikia kaip vokų, kuriuos išimsite iš dėžių, laikikliai.
3. 3 Suskirstykite dokumentus į krūvas į kategorijas. Jei kamino aukštis didesnis nei 5 cm, padalinkite jį į subkategorijas. Jei krūva per maža, sujunkite ją su kitu kaminu ir pervardykite. Kaminų pavadinimai turėtų padėti lengvai nustatyti, kuriam iš jų norite išsiųsti tam tikrą dokumentą.
4. 4 Įdėkite kiekvieną krūvą į popierinį voką ir aiškiai pažymėkite. Kad dokumentai atrodytų švaresni, geriausia naudoti centrinius skirtukų aplankus, o ne pakopinius.
5. 5 Įdėkite vokus į kabančius aplankus. Daugumos dokumentų atveju veiks įprasti kabantys aplankai, tačiau storiems ar subkategorizuotiems dokumentams naudokite aplankus plokščiu dugnu. Aplankus galite išdėstyti bet kokia tvarka, tačiau paprastai tam naudojama abėcėlės sistema.
6. 6 Pakabinamus aplankus pažymėkite tokiais pačiais pavadinimais kaip vokus. Išdėstykite visus plastikinius skirtukus kairėje aplanko pusėje, jei nenaudojate vertikalios kartotekos. Pastaruoju atveju, kai aplankai iš kairės į dešinę atidarytame stalčiuje, o ne iš priekio į galą, padėkite skirtukus dešinėje.
7. 7 Atsarginiai aplankai ir vokai turėtų būti sulankstyti šalia kartotekos, kad visada galėtumėte greitai pridėti aplanką, kai rankose turite dokumentą, kuris nepriklauso esamiems aplankams. Nenaudokite per storų ar plonų aplankų. Pertvarkydami dokumentus nepamirškite pakeisti aplankų pavadinimų.
8. 8 Metų pabaigoje išimkite visus aplankus, pažymėkite naujus popierinius aplankus tų pačių kategorijų pavadinimais ir padėkite juos į dokumentų spinteles. Eikite per senus aplankus, norėdami perkelti kai kuriuos reikalingus dokumentus į dabartinius aplankus, o likusius nusiųsti į archyvą.

Patarimai

• Jei norite, kad failų spinta atrodytų įspūdingiau, galbūt norėsite aplankus spalvoti kodu, spausdindami spalvotas etiketes kompiuteryje. Bet kai reikia atlikti pakeitimus, pavyzdžiui, pridėti vieną aplanką, galite nusivilti, kai pastebėsite, kad pritrūksta tinkamos spalvos aplankų ir turite pasirašyti aplanką rankiniu būdu. Paprastumas yra saugiausias dalykas.

Įspėjimai

• Niekada nesukurkite krūvos, pavadintos „Įvairūs“, kitaip niekada neskirstysite šių dokumentų į kategorijas.
• Sutvarkę dokumentų rinkimo tvarką, palaikykite tvarką kartotekoje. Kiekvieną dieną skirkite laiko rūšiuoti ir pašalinti dokumentus nuo savo stalo. Atsisakykite pagundos ant savo dokumentų spintelės uždėti gilų dokumentų krepšelį, kitaip užpildysite jį ir turėsite netvarkingą sandėlį.