Turinys

• Žingsniai
• Patarimas
• Įspėjimas

Kartais mums reikia paprašyti pratęsimo dėl daugelio gyvenimo priežasčių. Galbūt jūs studijuojate koledže ir jums reikia daugiau laiko, kol baigsite savo esė, galbūt jūs stengiatės užbaigti projektą darbe.Efektyvus ir tinkamas atnaujinimo laiškas visada yra svarbus. Turėtumėte skirti šiek tiek laiko tiksliai pagalvoti apie savo poreikius: kiek laiko reikia kreiptis dėl pratęsimo ir kodėl? Po to parašykite oficialų laišką, išsiųskite jį ir tęskite ramybę.

Žingsniai

1 metodas iš 3: laikykitės oficialaus laiško rašymo konvencijos

1. 

   Pateikia puslapio antraštę. Pateikimo data yra viršutiniame dešiniajame puslapio kampe. Palikite tuščią eilutę žemiau ir parašykite adresą, taip pat sulygiuotą dešinėje. Tada tuščią eilutę ir kairėje puslapio pusėje užrašykite visą gavėjo adresą.
   • Jei siunčiate el. Laišką, galite praleisti datą ir adresą, pradedant sveikinimais. Tačiau turite įsitikinti, kad antraštė yra aiški ir veiksminga. Pavyzdžiui, išsiųsdami laišką savo profesoriui, galėtumėte parašyti temos eilutę „Pratęsimo laiškas - Nguyen Hoang Minhas - B2 K34 klasė“.

2. 

   
   
   Parašykite išsamius ir oficialius sveikinimus. Pradėkite nuo žodžio „Gerbiamasis“, po kurio nurodykite gavėjo pavadinimą ir vardą. Pavyzdžiui, „Gerbiamas pone Nguyen Hai Trieu“ arba „Miela ponia Bui Phuong Mai“. Kai kurie titulai gali būti sudėtingesni, pavyzdžiui, „Gerbiamas profesoriau Nguyen Duc Cuong“ arba „Gerbiamas pirmininke Nguyen Van An“.
   • Tai yra oficiali rekomendacija, todėl išlaikykite savo stilių ir turinį oficialų, net jei artimai susipažinsite su šiais žmonėmis. Nerašykite „Hello Hanh“.
   • Pabandykite surasti konkretų asmenį, kuriam išsiųsti laišką. Kitu atveju jūsų laiškas atrodys kaip laiško pavyzdys. Pavyzdžiui, „Gerbiamas pirmininke Nguyen Van An“ būtų geriau nei „Gerbiami valdžios atstovai“.

3. 

   
   
   Naudokite trumpą išdėstymą. Laiško tekste turėtų būti 1–3 pastraipos. Daugeliu atvejų galite pradėti nuo 2–3 eilučių. Jei jums reikia išplėsti visas 3 pastraipas, jas tiesiog reikia atskirti į angą, korpusą ir pabaigą.
   • Norėdami pradėti savo laišką, galite parašyti: „Aš esu Nguyen Hoang Minhas, B2 K34 klasės mokinys“. Tai primins profesoriui prisiminti ir negaišti laiko išsiaiškinant, kas tu esi.

4. 

   
   
   Atkreipkite dėmesį į pabaigą. Nenuvertinkite tvirtos pabaigos svarbos. Paskutiniu sakiniu pakartokite savo atvejį (vienoje eilutėje) ir padėkokite gavėjui, kad jis skyrė laiko pranešimo skaitymui. Galite parašyti: „Aš vertinu tai, kad atsižvelgėte į mano pasiūlymą“.
   • Geriausia prieš pasirašant laišką uždaryti sveikinimu. Keletas gerų variantų: „Pagarbiai“, „Gerbiamasis“, „Labas“.
   • Jei jums reikia atsakymo, turėtumėte tai pasakyti galų gale. Paprastai galite derinti su ačiū. Pvz., „Ačiū už jūsų dėmesį, tikiuosi jūsų išgirsti kitą savaitę“. Tačiau būkite atsargūs ir nebūkite pernelyg veržlūs.

5. 

   Įveskite savo vardą ir pavardę. Žemiau sveikinimo „Pagarbiai“ laikykite 3-4 eilutes. Tada parašykite savo vardą ir sulygiuokite kairę. Norėdami pasirašyti rašalu, naudokite aukščiau esančią vietą. Jei planuojate siųsti el. Laišką, galite išvalyti vietą ir įvesti savo vardą. skelbimas

2 metodas iš 3: aptarkite pranešimo turinį

1. 

   Rašykite kuo greičiau. Pasiruoškite parašyti laišką, kai tik sužinosite, kad būtina kreiptis dėl pratęsimo. Turite skirti daug laiko gavėjui, kad jis nuspręstų jūsų bylą. Taip pat turite parodyti, kad esate pasirengęs, nors ir prašote pakoreguoti savo tvarkaraštį.

2. 

   Nustatykite, kiek laiko turite pridėti. Atsižvelkite į visus veiksnius ir pateikite realias rekomendacijas. Jei lengvatinis laikotarpis per trumpas, gali tekti kreiptis dar kartą. Privalote padaryti viską, kad išvengtumėte terminų, todėl geriausia įvertinti likusį laiką.
   • Priklausomai nuo situacijos, jums gali tekti parašyti laišką kaip derybų proceso dalį. Tokiu atveju turėtumėte kreiptis dėl termino, kuris yra ilgesnis už numatytą laiką, kad galėtumėte eiti į kompromisus ir susitarti per vidurį.
   • Apskaičiuotas laikas pagal jūsų dabartinę pažangą ir nebaigtas projekto dalis. Pavyzdžiui, jei tris mėnesius dirbote su konsultaciniu projektu, tikriausiai gausite įvertinimą, kiek liko darbo.
   • Taip pat turite žinoti apie laiko apribojimą, su kuriuo susiduria ir pranešimo gavėjas. Gal jiems taip pat daromas spaudimas dėl terminų. Pavyzdžiui, universiteto dėstytojai dažnai turi pateikti vidurio laikotarpio pažymius, ir jie turi remtis tuo studentų terminu.

3. 

   Dėmesys taikomiems įstatymams. Prieš kreipdamiesi dėl pratęsimo, turite patikrinti dabartinius terminus. Neprašydami supratimo apie dabartinę situaciją, nepalikite įspūdžio, kad esate organizuotumo trūkumas, kai prašote pratęsti pratęsimą. Pavyzdžiui, kai kurios vyriausybinės agentūros reikalauja, kad per 24 valandas nuo pirmojo susisiekimo pateiktumėte peticiją. Jei tai jums netinka, galite skųstis, kad laikas yra per ribotas.

4. 

   Pateikite pagrįstą paaiškinimą. Skiriate laiko atnaujinimo laiško parengimui, o gavėjas taip pat skirs laiko perskaityti; todėl jums reikia tinkamai parašyti laišką. Atidžiai apsvarstykite tikrąją priežastį, dėl kurios jums reikia daugiau laiko, ir sąžiningai pateikite savo gavėjui. Nemeluok ir neperdėk, nes tai tau tik pakenks.
   • Viena rimtų to priežasčių yra ta, kad norite, kad darbas būtų atliktas gerai ir kruopščiai. Pavyzdžiui, jei dirbate projekte, kuriame gali pakenkti kitų saugumui, jums gali būti simpatiška tai iškelti.
   • Jei turite daugiau nei vieną priežastį kreiptis dėl pratęsimo, pasirinkite tinkamiausią ir sutelkite į tai dėmesį. Pavyzdžiui, tuo atveju, jei vėluojate priimti siūlomą darbą, pasakykite jiems, kad norite daugiau sužinoti apie siuntimo išlaidas (jei tai tiesa), o ne praneškite jiems, kad laukiate žodžio. pakviesk kitą.

5. 

   Nurodykite keletą kruopščiai parinktų detalių. Pateikta išsami informacija padės jūsų laiškui atrodyti teisėtam ir mikliai. Tai ypač svarbu, jei pateikiate laišką valstybinei įstaigai ar kitai organizacijai, kurios niekada nesate sutikę.
   • Pavyzdžiui, jei jūsų senelis mirė praėjus dviem dienoms iki jo rašinio pateikimo, geriausia tai pateikti kaip „šeimos kritinę situaciją“, o ne tiesiog „skubų“. Taip pat galite paminėti jo mirtį ir šiek tiek informacijos apie savo planus.
   • Prieš pateikdami atnaujinimo laišką sutvarkykite savo dokumentus. Jums gali prireikti atliktų darbų ir paraiškų aprašymo, ypač kai dirbate su valstybinėmis agentūromis ar kitomis oficialiomis organizacijomis. Jums palanku įrodyti, kad iki šio taško žengėte kiekvieną proceso žingsnį.

6. 

   Išlaikykite teigiamą stilių ir turinį. Niekas nenori skaityti laiško, kuriame gausu skundų. Vietoj to, tiesiog greitai ir trumpai pateikite neigiamus faktus, tada nurodykite teigiamus sprendimus. Pavyzdžiui, jei manote, kad pradinis atlyginimas yra per mažas, galite parašyti: „Man reikia daugiau laiko apsvarstyti jūsų pasiūlymą. Tačiau manau, kad didesnis atlyginimas gali padėti efektyviau dirbti.

7. 

   Prieš siųsdami pranešimą perskaitykite dar kartą. Skirkite bent kelias minutes, kad perskaitytumėte pranešimą, kol jį išsiųsite. Patikrinkite, ar nėra redagavimo ir spausdinimo klaidų. Kompiuteryje paleiskite gramatikos ir rašybos tikrinimo programinę įrangą. Nusiųskite jį patikimam draugui, kad jie vėl perskaitytų. Neskubėkite ir nepraleiskite šio žingsnio; priešingu atveju pranešimo gavėjui susidarys įspūdis, kad esate aplaistytas, ir tai turės įtakos galutiniam rezultatui. skelbimas

3 metodas iš 3: išsiųskite pranešimą gavėjui

1. 

   Padarykite kopiją arba išsaugokite laišką. Baigę skaityti laiško juodraštį ir prieš jį išsiųsdami, nufotografuokite (konvertuokite į pdf), išsaugokite rankraštį internete arba nukopijuokite tradiciniu būdu. Taip pat galite įrašyti siuntimo datą, jei ji nesutampa su pranešimo viršuje rodoma data. Išsaugokite šią kopiją saugioje vietoje savo asmeniniams įrašams.

2. 

   Įdėkite į įprastą pašto dėžutę. Nuneškite į paštą, atiduokite paštininkui arba įdėkite į pašto dėžutę. Jei norite įsitikinti, kad laiškas pasiekia gavėją, galite paprašyti tolesnės paslaugos už papildomą mokestį.
   • Jei norite siųsti popierinį paštą, turite jį atsispausdinti spausdintuvu ir geros kokybės rašalu. Ranka rašyti atnaujinimai paprastai nepriimami.

3. 

   Siųsti el. Laišką atnaujinti. Tai tikriausiai yra geriausias būdas siųsti atnaujinimo užklausas, turint mažiau laiko ir užtikrintumo. Prieš siųsdami turite patikrinti gavėjo el. Pašto adresą ir būtinai įveskite savo identifikatorių temos eilutėje.
   • Gavėjas tiksliai žinos, kada išsiuntėte el. Laišką. Atminkite tai, jei norite siųsti laiškus vėlai vakare.
   • Jūsų el. Paštas turėtų būti oficialus, įskaitant el. Pašto adresą, kurį naudojate jam siųsti. Turėtumėte išsiųsti šį el. Laišką naudodami profesionalų paskyrą. Pavyzdžiui, laiškas, išsiųstas iš el. Pašto paskyros [email protected], yra tinkamas.
   • Jei el. Laišką siunčiate faksu, būtinai išsaugokite patvirtinimo puslapį, kad patvirtintumėte, jog sėkmingai išsiuntėte laišką ir kad pranešimas gautas.

4. 

   Užuot rašę laiškus, skambinkite telefonu. Jei jums reikia kreiptis dėl paskutinės minutės pratęsimo, gali būti geriau pasikalbėti su asmeniu telefonu. Tokiu atveju taip pat turite būti oficialus ir aiškiai pateikti savo bylą. skelbimas

Patarimas

• Pabandykite rašyti raides iki vieno puslapio ilgio. Tokiu būdu jūsų laiškas jaučiasi išsamus ir lengvai apžvelgiamas.
• Atkreipkite dėmesį, jei pranešimo gavėjas siunčia atsakymą, pavyzdžiui, patvirtinimo pranešimą.

Įspėjimas

• Būkite realistiški pažadų atžvilgiu. Nesikreipkite dėl pratęsimo, kad praleistumėte papildomą laiką kitoms papildomoms misijoms atlikti.
• Tinkamai išnaudokite ilgesnį laiką. Tikriausiai nebenorite bandyti kreiptis dėl pratęsimo.
• Patikrinkite, ar į pranešimą įtraukėte būtinas formas. Be to, kai kurios organizacijos paprašys naudoti jų laiškų formą.