Turinys

• Žingsniai
• 1 dalis iš 3: Pasiruoškite importuoti duomenis iš „Excel“ į „Access“
• 2 dalis iš 3: Importuokite duomenis iš „Excel“ į „Access“
• 3 dalis iš 3: Duomenų importavimo vedlio naudojimas
• Įspėjimai

„Access“ yra santykių duomenų bazių valdymo sistema, į kurią galite importuoti vieną ar daugiau „Excel“ skaičiuoklių ir suderinti jų vienalyčius elementus. Be to, naudodami „Access“ galite rinkti ir analizuoti didelį duomenų kiekį, nes viename „Access“ faile yra kelios „Excel“ lentelės. Bet pirmiausia turite importuoti duomenis iš „Excel“ į „Access“; tai galima padaryti atlikus kelis pagrindinius veiksmus.

Žingsniai

1 dalis iš 3: Pasiruoškite importuoti duomenis iš „Excel“ į „Access“

1. 1 Kompiuteryje paleiskite „Excel“ ir „Access“. Turite nusipirkti ir atsisiųsti „Microsoft Office“ paketą, kuriame yra ir „Excel“, ir „Access“. Tai galima padaryti oficialioje „Microsoft“ svetainėje.
   • Įdiegę „Microsoft Office“, sistemoje „Windows“ spustelėkite „Pradėti“ - „Visos programos“.
   • Spustelėkite „Microsoft Office“ ir atidarytame meniu pasirinkite „Prieiga“ (arba „Excel“). Greičiausiai jau turite „Excel“ skaičiuoklę, kurią atsisiuntėte arba gavote el. Naudodami „Excel“ galite atidaryti tokią lentelę.
2. 2 Prieš importuodami duomenis į „Access“, apdorokite „Excel“ lentelę. Tai labai palengvins duomenų perkėlimo iš „Excel“ į „Access“ užduotį.Esmė ta, kad skirtingose ​​lentelėse tam tikri duomenys turi būti vienodo formato.
   • Pirmiausia įsitikinkite, kad kiekvienos importuotos lentelės pirmoje eilutėje yra stulpelių pavadinimai (antraštės) - pavadinimai turėtų aiškiai apibūdinti stulpeliuose įvestus duomenis. Pavyzdžiui, jei stulpelyje yra žmonių pavardės, pavadinkite jas Pavardės. Pavadinkite tiksliai, kad būtų lengviau suderinti stulpelių antraštes skirtingose ​​lentelėse.
   • Programoje „Access“ galite suderinti panašius elementus dviejose ar daugiau „Excel“ lentelių. Pavyzdžiui, turite „Excel“ skaičiuoklę su atlyginimo duomenimis, kuriuose yra visas jūsų vardas (pavardė, vardas, pavardė), adresai ir atlyginimo sumos. Tarkime, kad norite palyginti šią lentelę su kita lentele, kurioje yra duomenys apie aukas tam tikram projektui (pavadinimas, adresai ir aukų sumos). Programoje „Access“ galite stulpelių antraštes suderinti visose lentelėse. Mūsų pavyzdyje suderinkite stulpelių pavadinimus su pavardėmis, kad sužinotumėte, kurie žmonės yra abiejose lentelėse.
   • Peržiūrėkite kiekvieną „Excel“ skaičiuoklę ir įsitikinkite, kad duomenys yra to paties formato; priešingu atveju apdorokite lentelę, kad duomenys būtų to paties formato. Šis požiūris į duomenų formatą atspindi žodį „reliatyvus“ (iš ryšio) „Access“ apraše. Pvz., Jei atlyginimų lentelės stulpelyje „Visas vardas“ įvedamos pavardės, vardai ir pavardės, o aukų lentelės stulpelyje „Visas vardas“ įrašomos tik pavardės ir vardai, tada „Access“ nelaiko šių stulpelių vienalyčiais (tai yra, negalės jų suderinti). Todėl stulpelių pavadinimai ir šiuose stulpeliuose esančių duomenų formatas turi būti vienodi.
3. 3 Padalinkite duomenis į „Excel“ skaičiuoklės stulpelius. Jei norite, kad „Excel“ skaičiuoklės elementai būtų vienodi (importui į „Access“), atskirkite informaciją atitinkamuose stulpeliuose.
   • Pavyzdžiui, pavardę galite įrašyti viename stulpelyje, vardą antrame ir vidurinį vardą trečiame. Tą patį padarykite su atitinkamu antrosios lentelės stulpeliu. Dabar programoje „Access“ galite suderinti, pavyzdžiui, vienos lentelės pavardes su kitos pavardėmis ir rasti žmonių, kurie rodomi abiejose lentelėse.
   • Norėdami padalinti duomenis į „Excel“ stulpelį, pasirinkite norimą stulpelį. Įrankių juostoje spustelėkite Duomenys. Tada spustelėkite Tekstas pagal stulpelius. Rekomenduojama pasirinkti parinktį Atskirtas. Tada spustelėkite Pirmyn.
4. 4 Norėdami atskirti viename stulpelyje esančius duomenis, vykdykite teksto vedlio nurodymus. Atlikite šiuos veiksmus:
   • Pasirinkite skirtuką tarp duomenų. Atminkite, kad į langelį įvesta informacija yra atskirta tam tikru simboliu. Paprastai šis skiriamasis simbolis yra tarpas, kablelis arba kabliataškis. Daugeliu atvejų informaciją atskiria tarpas. Pavyzdžiui, į langelį įvedama ši informacija: Ivanovas Ivanas Ivanovičius. Čia pavardę nuo vardo skiria tarpas, o vardą nuo patroniminio taip pat atskiria tarpas. Tokiu atveju teksto vedlio lange pasirinkite parinktį „Erdvė“.
   • Spustelėkite Pirmyn. Tada spustelėkite Baigti. Stulpelis su langeliu „Ivanovas Ivanas Ivanovičius“ bus padalintas į tris stulpelius. Dabar galite priskirti vardą kiekvienam iš trijų naujų stulpelių, tai yra, pavadinkite juos „Pavardė“, „Vardas“, „Patronimas“. Prieš padalindami informaciją į skilties dešinę, įterpkite keletą tuščių stulpelių, kad „Excel“ į juos įvestų suskaidytus duomenis (o ne į stulpelius su kitais jau užpildytais duomenimis).

2 dalis iš 3: Importuokite duomenis iš „Excel“ į „Access“

1. 1 Pradėti prieigą. Norėdami tai padaryti, spustelėkite „Pradėti“ - „Microsoft Office“ - „Microsoft Access“. Norėdami importuoti duomenis iš „Excel“, sukurkite naują „Access“ duomenų bazę.
   • Norėdami sukurti duomenų bazę, prieigos lange spustelėkite Nauja duomenų bazė.
   • Jei norite, suteikite sukurtai duomenų bazei pavadinimą. Tada spustelėkite „Sukurti“.
2. 2 Importuokite „Excel“ skaičiuoklę į „Access“. Dabar į „Access“ galite importuoti duomenis iš vienos ar kelių „Excel“ skaičiuoklių.
   • Įrankių juostoje (prieigos lange) spustelėkite Išoriniai duomenys.Kai kuriose „Access“ versijose įrankių juostoje spustelėkite Failas - išoriniai duomenys.
   • Dalyje Failo pavadinimas spustelėkite Naršyti, kad surastumėte norimą „Excel“ lentelę.
   • Pažymėkite laukelį šalia „Importuoti neapdorotus duomenis į naują dabartinės duomenų bazės lentelę“ (ši parinktis įjungta pagal numatytuosius nustatymus).
   • Radę norimą lentelę, spustelėkite ją. Tada spustelėkite „Gerai“. Atidaromas duomenų importavimo iš „Excel“ į prieigos vedlys.

3 dalis iš 3: Duomenų importavimo vedlio naudojimas

1. 1 Vykdykite duomenų importavimo vedlio instrukcijas. Tai turite padaryti, kad užbaigtumėte „Excel“ skaičiuoklės importavimo į „Access“ procesą.
   • „Excel“ skaičiuoklėje pasirinkite lapą, kurio duomenis norite importuoti į „Access“. Kartais tai padaryti labai paprasta, nes lentelėje yra tik vienas lapas. Tačiau kartais vienoje „Excel“ skaičiuoklėje yra daug lapų, kurių skirtukai rodomi „Excel“ lango apačioje; šiuo atveju turite nurodyti konkretų lapą. Tada spustelėkite Pirmyn.
   • Pasirodo langas, kuriame klausiama, ar pirmoje lentelės eilutėje yra stulpelių antraščių. Tai reiškia vardus, apibūdinančius kiekvieno stulpelio duomenis (pvz., Pavardę, adresą, atlyginimą ir pan.). Puiku, jei anksčiau apdorojote „Excel“ skaičiuoklę, kad pirmoje eilutėje būtų griežtai apibrėžti stulpelių pavadinimai; šiuo atveju patikrinkite, ar pirmoje eilutėje yra stulpelių antraštės. Tada spustelėkite Pirmyn.
   • Jei pirmoje eilutėje nėra stulpelių antraščių, atsidarys langas, kuriame bus klausiama, ar norite pavadinti „laukus“ („Access“ „laukai“ yra stulpelių antraštės). Jei anksčiau neįvedėte stulpelių pavadinimų, padarykite tai dabar.
2. 2 Užbaikite duomenų importavimą. Liko tik keli žingsniai. Atsidariusiame lange nustatykite pirminį raktą (jei norite).
   • Jūs galite tai padaryti, bet neprivalote. Pirminis raktas yra unikalus numeris, priskirtas kiekvienai duomenų eilutei; tai gali būti naudinga renkant duomenis. Tada spustelėkite Pirmyn.
   • Paskutiniame lange rodomas numatytasis pavadinimas. Galite pervardyti „Excel“ lentelę (kai importavimas bus baigtas, ji bus rodoma kaip prieigos lentelė kairėje ekrano pusėje).
   • Spustelėkite Importuoti, tada spustelėkite Uždaryti. Lentelė bus rodoma kairėje ekrano pusėje; tai reiškia, kad jis visiškai importuotas į „Access“.
   • Jei norite suderinti kelias duomenų bazes, atlikite anksčiau nurodytus veiksmus, kad importuotumėte vieną ar daugiau papildomų „Excel“ lentelių. Dabar galite pradėti suderinti savo duomenis programoje „Access“.

Įspėjimai

• Atminkite, kad jei „Excel“ versija, kurioje buvo sukurta lentelė, skiriasi nuo „Access“ versijos, gali kilti problemų importuojant duomenis.
• Norėdami pakartoti, prieš importuodami duomenis apdorokite „Excel“ skaičiuoklę. Tai yra, atkreipkite dėmesį į duomenų, su kuriais ketinate dirbti, formatą.
• Padarykite originalios lentelės kopiją, kad paskutine galimybe vėl galėtumėte importuoti duomenis.
• Prieiga gali importuoti daugiausia 255 stulpelius.