Kaip parašyti įvykio ataskaitą

Video.: Danija šlovinama už aukštą gyvenimo lygį (vaizdo reportažas iš įvykio vietos)

Turinys

Žingsniai
1 dalis iš 3: Įvykių ataskaitos struktūra
2 dalis iš 3: Raskite savo ataskaitai tinkamą medžiagą
3 dalis iš 3: Paskutiniai prisilietimai rašant įvykio ataskaitą
Patarimai
Ko tau reikia

Galbūt jums reikia parašyti įvykio ataskaitą ir nustatyti, kaip ji buvo sėkminga, ir palyginti rezultatus su tikslais. Tai svarbu, kad renginį vedantys žmonės ar įmonės suprastų, ar jie turėtų ką nors pakeisti. Yra būdų, kaip padaryti įvykio ataskaitą sėkmingesnę. Tai svarbu, jei ketinate surengti kitą renginį!

Žingsniai

1 dalis iš 3: Įvykių ataskaitos struktūra

1 Nustatykite savo pristatymo stilių ir formatą konkrečiai auditorijai. Įvykių ataskaitas galima susiūti, susegti, siųsti el. Paštu PDF formatu, vykdyti naudojant „PowerPoint“ pristatymą ir dar daugiau.
- Būtinai suskirstykite įvykio ataskaitą pagal skyrių. Turėtumėte palyginti renginio rezultatus su užsibrėžtais tikslais. Apibendrinkite pagrindinius renginio rezultatus.
- Pritaikykite renginio ataskaitą pagal kiekvieno rėmėjo ir auditorijos poreikius ir interesus. Apsvarstykite rėmėjų tikslus. Tam tikru mastu rėmėjai yra pagrindinė jūsų renginio ataskaitos auditorija. Jie nori sužinoti, ar verta remti jūsų renginį. Taigi nepamirškite apsvarstyti, ką jie nori žinoti ir kokie aspektai jiems yra išties svarbūs.
- Taip pat paruoškite renginio ataskaitą, kad atitiktų konkrečius renginio reikalavimus ir rėmėjų unikalumą. Jūs neturėtumėte rašyti standartinės, tipiškos ataskaitos.Verta pagalvoti, kad į jūsų ataskaitą taip pat bus atkreiptas įmonės vadovybės ir finansų vadovų dėmesys.
2 Organizuokite procesą taip, kad visą renginio laiką įrašytumėte reikiamą informaciją. Nepasikliaukite tik savo atmintimi.
- Užrašę informaciją prieš renginį, jo metu ir po jo, galėsite sukurti išsamesnę ir todėl efektyvesnę ataskaitą. Tai taip pat padės pateikti informaciją chronologine tvarka.
- Užtikrinkite nuolatinį duomenų rinkimą, jei reikia, įdarbinkite daugiau žmonių (įskaitant galimus praktikantus). Svarbiausia, kad nereikėtų laukti įvykio pabaigos, kad sukurtumėte ataskaitą.
3 Sumažinkite ataskaitą iki pagrindinių punktų. Kai kurių įvykių ataskaitų problema yra ta, kad jose paprasčiausiai nurodoma įvykio tvarka arba pagrindinis dėmesys skiriamas reklaminiams pasiūlymams. Nedaryk to. Vietoj to aiškiai ir analitiškai pabrėžkite pagrindinius dalykus.
- Pasirinkite kai kuriuos įvykio įvykius, kad gautumėte išsamų suskirstymą. Pagalvokite, kurie trys įvykiai pavyko geriausiai, o kurie trys buvo netikėčiausi.
- Neperkraukite savo ataskaitos nereikalingomis detalėmis, pvz., Pietų meniu ar išsamiu pagrindinio pranešėjo pristatymu. Turėtumėte pabrėžti tai, kas iš tikrųjų svarbu.

2 dalis iš 3: Raskite savo ataskaitai tinkamą medžiagą

1 Parašykite projekto santrauką. Veiklos ataskaitoje turėtų būti projekto santrauka, kuri yra sutrumpinta išsamesnės išsamios ataskaitos versija. Priimkite šį gyvenimo aprašymą kaip įžangą.
- Galite sukurti dvi ataskaitas - projekto santrauką, skirtą žmonėms, besidomintiems renginio rezultatais, ir išsamesnę išsamią ataskaitą tiems, kurie nori remti ar organizuoti renginį.
- Projekto santraukoje turėtumėte sutelkti dėmesį į pagrindinius dalykus ir rezultatus. Projekto santrauka turėtų būti trumpa - vienas ar du puslapiai. Jame turėtų būti apibendrinta pagrindinė įvykio informacija ir trumpas duomenų aiškinimas.
2 Į renginio ataskaitą įtraukite iliustracinę medžiagą. Daug efektyviau auditorijai pateikti diagramą, atspindinčią statistinę informaciją, o ne varginti auditoriją daugybe skaičių ir datų.
- Jei renginyje dalyvavo naujas produktas, galite pridėti jo nuotrauką. Renginio nuotraukos padės iliustruoti įvykio ataskaitą. Pabandykite savo svetainėje paskelbti rėmėjų skelbimus, kurie paremtų jūsų ataskaitą. Vėlgi, niekas negali laukti iki renginio pabaigos.
- Būtų gerai įtraukti svetainės pavyzdžius, reprodukcijas ir kitus pavyzdžius. Praneškite apie žmonių, gavusių kuponus iš rėmėjų, skaičių ir pan. Siūlykite renginio nušvietimą tiek vietoje, tiek už jos ribų spaudoje, auditorijai, rėmėjams.
3 Dokumentuokite bet kokią spaudos ar viešumo informaciją. Turėtumėte įvertinti tai, kas buvo išspausdinta spaudoje, atsižvelgiant į jūsų iškeltus tikslus.
- Be numerių ir skelbimų reitingų rinkimo, sutelkite dėmesį į spausdintinius skelbimus ir straipsnius, kuriuose yra rėmėjų vardai ir skelbimai.
- Dokumentuokite TV skelbimus, viešus pranešimus, reitingus ir naujienas.
- Nepamirškite atkreipti dėmesio į informaciją radijuje, kainoraščių paskelbimą, reklamos ir skatinimo vertę, audito ataskaitas ir kt.
4 Į ataskaitą būtinai įtraukite įvykio tikslą. Labai svarbu renginio tikslus susieti su rezultatu, todėl nepamirškite paminėti, kokia buvo projekto misija ir tikslai.
- Taip pat galite įtraukti renginio programą. Taip pat turėtumėte paminėti pagrindinius renginio dalyvius. Nepamirškite apie trumpumą.
- Praleiskite didžiąją laiko dalį išvardydami ir aptardami pagrindinius renginio rezultatus ir lygindami juos su išvardytais tikslais.Būkite tikroviški ir venkite abejoti ne itin sėkmingais aspektais.
5 Į renginio ataskaitą įtraukite informaciją apie finansavimą. Svarbu išsamiai aptarti renginio biudžetą ir kiek iš tikrųjų buvo išleista (ar potencialiai investuota). Būtinai palyginkite galimas išlaidas su tikromis ir parodykite, kas pavyko ir ką reikia toliau dirbti.
- Turėtumėte padengti visas išlaidas, įskaitant rinkodaros ir reklamos veiklą, darbuotojų kompensacijas ir rėmimo išlaidas. Svarbu parengti išsamų biudžetą. Finansų vadovai ir aukštoji vadovybė norės pamatyti faktus, kurie patvirtina rezultatus.
- Įtraukite grynųjų pajamų skaičiavimus, tokius kaip komisiniai, rėmimas ir pavyzdžiai. Tačiau nepamirškite, kad palyginate pajamas su prognozuojamomis pajamomis. Palyginti su kuo? Geras klausimas.
6 Įtraukite skaitytojui reikšmingą statistiką. Nekurkite ataskaitos, kurioje būtų nurodyta tik ta informacija, kuri leidžia jaustis gerai. Taip pat turėtų būti nurodytas lankytojų skaičius. Gera idėja pateikti išmatuojamus duomenis.
- Kita svarbi statistika yra bendri pardavimai ir lankytojai. Tokie duomenys suteikia įvykio ataskaitai patikimumo. Įveskite lankytojo informaciją. Įtraukite demografinius rodiklius, apsilankymų skaičių ir viešus tyrimus (pvz., Apsipirkimo įpročius).
- Praneškite apie žmonių, atsiliepusių į rėmėjų kampanijas ir aukas labdarai, skaičių. Dokumentuokite ekonominį poveikį ir darbuotojų dalyvavimą.
7 Palaikykite duomenis naudodami kokybės elementą. Jūsų ataskaitoje turėtų būti statistinė informacija, tačiau jums taip pat reikia žmonių indėlio, kad galėtumėte pateikti kokybišką atsiliepimą.
- Surinkite dalyvių ir komandos narių atsiliepimus, kad įvykio sėkmės ir nesėkmės duomenys nebūtų gaunami tik iš ataskaitos autoriaus. Tokiu būdu jūsų ataskaita atrodys patikimesnė.
- Apsvarstykite galimybę įtraukti nepriklausomus tyrimus. Spaudos aprėpties vertinimas yra vienas iš pavyzdžių, kai galima atlikti nepriklausomus tyrimus.
- Įvertinkite vietą ir vietą. Turėtumėte šiek tiek laiko įvertinti vietą ir aplinką kitų požiūriu. Aptarkite, kaip gerai buvo panaudota erdvė konferencijoje, renginyje ir pan.

3 dalis iš 3: Paskutiniai prisilietimai rašant įvykio ataskaitą

1 Paruoškite ataskaitą laiku. Pabandykite iškart po įvykio sudaryti ir paskelbti ataskaitą. Nepamirškite pažymėti šio įvykio savo kalendoriuje. Kai kurie žmonės mano, kad ataskaita turėtų būti paskelbta per mėnesį po įvykio, tačiau kiti teigia, kad geriau tai padaryti per kelias dienas.
- Kai yra nustatytas terminas, savo ataskaitą turėtumėte pateikti laiku. Galbūt rašote ataskaitą kokiai nors agentūrai, kurią užsakė klientas. Atkreipkite dėmesį į visus reikalavimus.
- Svarbu tai, kad jūsų auditorija tikisi gilaus ir savalaikio pranešimo. Taigi skirkite laiko, kad viskas būtų gerai, tačiau neatidėliokite proceso.
2 Pataisykite ataskaitą. Įsitikinkite, kad įvykio ataskaita yra gerai parašyta ir be rašybos ar skyrybos klaidų.
- Įsitikinkite, kad jūsų ataskaita yra pakankamai gili. Atkreipkite dėmesį į gerą nykščio taisyklę - „parodyk, o ne kalbėk“. Tai reiškia, kad yra puiki idėja pateikti konkrečių pavyzdžių, kurie paremtų bendresnius pranešime išdėstytus dalykus.
- Nepamirškite savo auditorijos ir įsitikinkite, kad tai, ką rašote, skamba oficialiai ir profesionaliai. Įvykio ataskaita nėra įprastas dokumentas; tai svarbus dokumentas norint nustatyti, ar veikla buvo verta jai išleistų išteklių, todėl ataskaita turėtų skambėti įtikinamai.

Patarimai

Fotografuokite daugiau, nei manote, kad reikės.Rašydami pranešimą, įvertinsite šio patarimo naudingumą.
Rinkdami šeimininkų ir renginį suplanavusių žmonių atsiliepimus, neturėtumėte to daryti iš karto. Jie liks vietoje net ir pasibaigus renginiui, pirmiausia turėtumėte paklausti žmonių iš minios; jie pirmieji paliks renginį. Be to, netrukdykite vedėjui, jei jis užsiėmęs kažkuo kitu, jį rasite vėliau ir galėsite paklausti apie viską.
Rinkdami atsiliepimus, vesti pokalbį ir natūraliai užduoti klausimus, tada jūsų pašnekovas nuoširdžiai pasakys, ką mano apie įvykį.
Surinkite daugiau atsiliepimų, nei manote, kad jums reikia. Vėliau tuo džiaugsitės.
Geros nuotraukos parodo, kas vyko renginyje, taip pat žmonių reakciją.
Pabandykite nufotografuoti visą paveikslėlį, įskaitant žmones ir vedėją vienoje nuotraukoje, kad skaitytojui būtų pranešta, koks didelis buvo įvykis.