Turinys

• Žengti
• 1 dalis iš 3: Darbo ataskaitos planavimas
• 2 dalis iš 3: Darbo ataskaitos rengimas
• 3 dalis iš 3: Ataskaitos veiksmingumas
• Patarimai
• Įspėjimai

Parašyti darbo ataskaitą gali būti įspūdinga, nors tai gali būti lengviau, nei galėtumėte pagalvoti. Darbo ataskaitos dažniausiai naudojamos paaiškinti darbo projekto eigą arba pateikti išvadas ir rekomendacijas darbo vietos klausimais. Norėdami lengvai parašyti efektyvią darbo ataskaitą, pirmiausia apsvarstykite savo tikslą, auditoriją, tyrimą ir pranešimą. Tada paruoškite savo ataskaitą naudodami standartinį verslo ataskaitos formatą. Galiausiai galite modifikuoti ataskaitą, kad ji būtų efektyvi.

Žengti

1 dalis iš 3: Darbo ataskaitos planavimas

1. Nustatykite ataskaitos tikslą ir temą. Gal kas nors paprašė jūsų pranešimo. Tikslas ar tema greičiausiai bus įtraukti į užklausą. Jei nesate tikri, koks yra tikslas ar tema, apsvarstykite, ką perduodate savo auditorijai. Taip pat galite paprašyti viršininko ar vadovo paaiškinimo.
   • Pavyzdžiui, tikslas gali būti išanalizuoti verslo problemą, paaiškinti projekto, kuriame dirbote, rezultatus arba suteikti vadovui jūsų darbo pažangos apžvalgą.
2. Nustatykite tikslinei auditorijai tinkamą toną ir kalbą. Apsvarstykite tai, ką tikslinė auditorija jau žino, ir žargoną, kurį jie supras. Rašydami darbo ataskaitą dažnai galite vartoti daugiau profesionalios kalbos ir žargono, nei rašydami plačiajai visuomenei.
   • Kas skaitys pranešimą? Į savo auditoriją įtraukite visus, kurie pagrįstai galėtų naudoti ataskaitą.
   • Jei rašote skirtingiems skaitytojų tipams, įtraukite visą reikalingą informaciją, kad net menkiausiai informuotas skaitytojas galėtų ją lengvai suprasti. Tačiau naudokite antraštes kiekvienam skyriui, kad informuoti skaitytojai galėtų praleisti jiems nereikalingą informaciją. Taip pat galite įtraukti skyrius kiekvienai auditorijai, kad patenkintumėte jų individualius poreikius.
3. Surinkite savo tyrimus ir pagalbinę medžiagą, jei taikoma. Įtraukite medžiagą, kurią naudojote išvadoms daryti ar rekomendacijoms parengti. Rengdami ataskaitą ketinate tuo remtis ir gali tekti ją įtraukti į ataskaitos priedus. Rengiant ataskaitą reikia įtraukti šiuos dalykus:
   • Finansinė informacija
   • Lentelės
   • Grafikai
   • Statistika
   • Apklausos
   • Klausimynai
   • Pokalbiai su ekspertais, kolegomis, klientais ir kt.
4. Peržiūrėkite savo pažangą, kai rašote pažangos ataskaitą. Geroje pažangos ataskaitoje pateikiama greita jūsų atlikto darbo apžvalga, tai, ką veiksite ir ar projektas yra teisingas. Geriausia galvoti apie tai kaip apie atsakymą į žmonių klausimus apie jūsų projektą. Štai ką įtraukti į ataskaitą:
   • Ar pasikeitė projekto terminas?
   • Kokias užduotis atlikote nuo paskutinės pažangos ataskaitos?
   • Kokias užduotis atliksite toliau?
   • Ar jūs ketinate užbaigti projektą laiku? Jei ne, kodėl?
   • Su kokiomis kliūtimis susidūrėte ir kaip jas išspręsite?
   • Ar ką nors išmokote šį mėnesį?
5. Padarykite kontūrą su informacija, kurią turite įtraukti į savo ataskaitą. Užrašykite savo idėjas metmenimis ir naudokite jas kaip rašymo priemonę. Tai darydami sukurkite ataskaitos antraštes, kad galėtumėte lengviau organizuoti tai, ką sakyti. Apžvalga neturi būti tvarkinga ar gerai išplėtota, nes ji skirta tik jūsų pačių reikmėms.
   • Daugeliu atvejų ataskaitą turėtumėte pradėti paaiškindami rezultatus ir išvadas ar rekomendacijas. Tada paaiškinkite, kaip jūs priėjote šį tašką, ir, jei reikia, savo samprotavimus.
   • Jei ketinate padaryti prieštaringą išvadą ar rekomendaciją, pirmiausia paaiškinkite procesą ir samprotavimus, kad tikslinė auditorija galėtų suprasti, kodėl sugalvojote šią idėją.

2 dalis iš 3: Darbo ataskaitos rengimas

1. Naudokite viršelį arba titulinį puslapį. Antraštiniame puslapyje turėtų būti nurodytas ataskaitos pavadinimas, po kurio nurodoma data atskiroje eilutėje, kai ją pateikiate. Trečioje eilutėje nurodote visų autorių vardus. Tada ketvirtoje eilutėje užrašykite savo organizacijos pavadinimą.
   • Kai kuriais atvejais taip pat galite pridėti motyvacinį laišką, paaiškinantį, kodėl parašėte pranešimą, ką jis reiškia ir ką, jūsų manymu, turėtumėte daryti toliau. Tai labiau būdinga ataskaitoms, kurių parengimas užtruko ilgai, arba reikalavo papildomų paaiškinimų, kol skaitytojas peržiūrėjo pačią ataskaitą.
   • Su pažangos ataskaita tituliniame puslapyje nurodote savo vardą, projekto pavadinimą, datą ir ataskaitinį laikotarpį. Kiekvieną daiktą padėkite ant atskiros eilutės. Kiekvieną eilutę galite pažymėti „pavadinimas“, „projekto pavadinimas“, „data“ ir „ataskaitinis laikotarpis“ arba galite tiesiog išvardyti informaciją.
   • Paklauskite viršininko, ar yra kokių nors konkrečių darbo ataskaitos formatavimo rekomendacijų. Jis arba ji yra geriausias šaltinis rengiant jūsų ataskaitą.
2. Pateikite svarbiausios informacijos santrauką. Įtraukite išvadas, pagrindimus ir rekomendacijas. Tai leidžia suprasti pagrindinius jūsų pranešimo dalykus, neskaitant visos ataskaitos. Jums nereikia rašyti išsamių paaiškinimų, tačiau skaitytojas turėtų sugebėti suprasti, kas yra pranešimas. Santrauka turėtų būti nuo vieno iki penkių puslapių.
   • Jums nereikia apibendrinti visos ataskaitos. Sutelkite dėmesį tik į pagrindines pranešimo idėjas, pavyzdžiui, į pagrindines jūsų pateiktas rekomendacijas ar išvadas.
   • Jei rašote pažangos ataskaitą, galite praleisti šį skyrių.
3. Į turinį įtraukite tai, kas yra ataskaitoje. Turinio lentelėje nurodykite skyrių antraštes ir puslapių numerius, kur prasideda tas skyrius. Tai leidžia skaitytojams lengvai naršyti ataskaitą ir rasti reikiamą informaciją.
   • Kiekvienam skyriui naudokite pavadinimus ir antraštes, kad ataskaitą būtų lengva skaityti.
   • Rašydami pažangos ataskaitą, paprastai nereikia įtraukti turinio, nebent jūsų viršininkas pageidauja. Tačiau pridėkite kiekvienos skilties pavadinimus ir antraštes, kad būtų lengviau naršyti ataskaitoje.
4. Parašykite įvadą pateikti ataskaitos apžvalgą. Pasakykite skaitytojui, kodėl parašėte šį darbo pranešimą. Apibendrinkite ataskaitos kontekstą ir paaiškinkite savo tikslą. Nurodykite klausimus, į kuriuos atsakysite, arba problemą, kurią išspręsite. Nurodykite ataskaitos terminą ir veiksmų planą su jo turiniu.
   • Įžanga nebūtinai turi būti ilga. Būkite tiesioginis ir konkretus, kad skaitytojas be ilgo paaiškinimo suprastų kontekstą ir tikslą.
   • Įžangai parašykite dvi – keturias pastraipas.
   • Pažangos ataskaitoje įžangoje gali būti ne daugiau kaip viena ar dvi pastraipos. Joje turėtų būti apibendrintas projektas ir tai, ko jūs tikitės pasiekti. Taip pat galite nurodyti, ką jau baigėte ir ką darysite toliau.
5. Paaiškinkite pateiktus rezultatus ar išvadas. Pateikite pagrindinę su šiuo projektu atliktų tyrimų ar vertinimų apžvalgą. Tada aptarkite ir interpretuokite savo pastebėjimus ir tai, kaip jie susiję su pranešimo tema.
   • Daugeliu atvejų šiame skyriuje yra įvadinė pastraipa ir išvadų, kurias padarėte, sąrašas.
   • Taip atrodo viena išvada: "1. Mūsų gyventojai sensta, todėl mūsų klientams kyla daugiau pavojų sveikatai. "
   • Rašydami pažangos ataskaitą neturite pateikti jokių rezultatų ar išvadų. Vietoj to, nurodykite savo pasiekimus ar atliktas užduotis skyriuje, esančiame po įvado. Šiame skyriuje taip pat galite parašyti trumpą 2–4 sakinių pastraipą. Tačiau paprastai pakanka sąrašo. Galite išvardyti: „200 eurų surinkta sumokėti už festivalio palapinę“, „Susitarė su vakarėlio planu tvarkyti festivalio planavimą“ ir „apklausė 1 500 gyventojų, kad surinktų visuomenės indėlį“.
6. Pateikite rekomendacijų ateičiai. Jūsų rekomendacijose turėtų būti paaiškinta, kas bus ateityje. Paaiškinkite, kokius sprendimus pateiks ir kaip jie bus susieti su jūsų išvadomis. Parašę paaiškinimą, pateikite savo rekomendacijas veiksmų taškų forma sunumeruotame sąraše. Išvardykite savo rekomendacijas nuo svarbiausių iki mažiausiai svarbių.
   • Pavyzdžiui, galite parašyti: „1. Mokykite visus darbuotojus atlikti CPR ".
   • Jei rašote pažangos ataskaitą, nurodykite užduotis ar tikslus, kuriuos norite atlikti per kitą darbo laikotarpį. Pavyzdžiui, galite išvardyti „Raskite festivalio tiekėjus“, „Patvirtinkite festivalio dizainą“ ir „Užsisakykite reklaminius plakatus“.
7. Aptarkite procesą ir samprotavimus, dėl kurių padarėte išvadas. Paaiškinkite, kaip sprendėte temą, problemą ar problemą. Peržiūrėkite savo pastebėjimus ir paaiškinkite, kaip jie veda prie jūsų rekomendacijų. Atskirkite diskusijas į skirtingus skyrius su antraštėmis, nurodančiomis skaitytojui, kas yra tame skyriuje.
   • Tai apima ilgesnę tyrimų ir vertinimų aptarimą.
   • Ši dalis turėtų būti ilgiausia įraše.
   • Jei rašote pažangos ataskaitą, galite praleisti šį skyrių. Vietoj to, įtraukite skyrių apie kliūtis, su kuriomis susidūrėte dirbdami su projektu, ir kaip jas įveikėte. Galėtumėte parašyti: „Daugelis gyventojų negrąžino apklausos, nes tai nebuvo pašto išlaidos. Ateityje į savo apklausas įtrauksime išankstinio mokėjimo paštą arba leisime gyventojams apklausą užpildyti skaitmeniniu būdu. "
8. Išvardykite visas nuorodas, kurias naudojote rengdami ataskaitą. Nuorodos gali apimti žurnalų straipsnius, naujienų straipsnius, interviu, apklausas, klausimynus, statistiką ir kitą susijusią informaciją. Nurodykite šias nuorodas ataskaitos pabaigoje ir pažymėkite puslapį kaip „Nuorodos“.
   • Jei nenurodyta kitaip, verslo ataskaitoms naudokite APA formatą.
   • Galite praleisti šį skyrių, jei rengiate pažangos ataskaitą.
9. Pateikite tokios medžiagos kaip apklausos, klausimynai ar el. Laiškai priedus. Ne kiekvienai darbo ataskaitai reikia priedų. Tačiau galite juos įtraukti, jei norite skaitytojams pateikti jūsų nurodytą medžiagą arba norite pateikti papildomos informacijos, kuri padėtų jiems geriau suprasti temą ar jūsų pastebėjimus. Pažymėkite kiekvieną priedą atskiru laišku.
   • Pavyzdžiui: „A priedas“, „B priedas“ ir „C priedas“.
   • Jei rašote pažangos ataskaitą, šio skyriaus nereikia įtraukti.
10. Uždarykite trumpą išvadą kartu su savo pastebėjimų ar pažangos santrauka. Galbūt jums nereikės daryti išvados, tačiau jos rašymas gali būti graži jūsų pastangų santrauka. Pateikite išvadą trimis keturiais sakiniais, apibendrindami informaciją, kurią pateikėte savo ataskaitoje.
    • Galėtumėte parašyti: „Menų festivalio planavimo projektas yra kelyje ir bus baigtas pagal grafiką. Mes baigėme 90% savo išankstinio planavimo veiklos ir dabar daugiau dėmesio skiriame reikiamos įrangos įsigijimui. Projektas neturi išskirtinių kliūčių, tačiau palaipsniui spręsime visas būsimas kliūtis “.

3 dalis iš 3: Ataskaitos veiksmingumas

1. Naudokite aiškias antraštes, kad auditorija galėtų lengviau naršyti ataskaitoje. Kurkite tiesiogines antraštes ir eikite tiesiai į tašką. Skaitytojas turi tiksliai žinoti, kas yra pranešime.
   • Antraštėse gali būti įvadas, atliktos užduotys, kito ketvirčio tikslai, kliūtys ir sprendimai bei išvada.
   • Suderinkite antraštes su ataskaitos informacija.
   • Pažangos ataskaitoje skaitytojai greičiausiai bus jūsų vadovas, komanda ar klientai.
2. Norėdami perduoti savo idėjas, naudokite paprastą ir tiesioginę kalbą. Darbo ataskaitoje neturi būti sudėtingų žodžių ir kūrybinių sakinių. Jums tereikia perteikti savo mintį skaitytojui. Išreikškite savo idėjas kuo paprasčiau ir tiksliau.
   • Galima parašyti: „Pajamos ketvirtąjį ketvirtį padidėjo 50 proc.“, O ne „Pajamos išaugo 50 proc., Kad gautų puikias ketvirtojo ketvirčio pajamas“.
3. Rašykite trumpai, kad ataskaita būtų kuo trumpesnė. Perteklinis rašymas eikvoja ir jūsų, ir skaitytojų laiką. Nebūkite paviršutiniški ir eikite tiesiai į reikalus.
   • Atminkite, kad kai kurios darbo ataskaitos gali būti gana ilgos, nes jose gali būti daug informacijos. Tačiau jūsų rašymas visada turėtų būti glaustas.
   • Gerai yra parašyti: „Pardavimai padidėjo praėjusį ketvirtį, kai pardavimai pritaikė šaltą skambutį“, o ne „Pastarąjį ketvirtį mes matėme eksponentiškai didėjančias pajamas, nes mūsų talentingi ir atsidavę pardavėjai buvo potencialūs klientai. skambindamas paprašyti jų nusipirkti daugiau produktų “.
4. Išsakykite savo idėjas objektyvia ir neemocionalia kalba. Laikykitės faktų ir leiskite skaitytojui padaryti savo išvadas, remiantis objektyviu subjekto požiūriu. Nors galite pateikti problemos rekomendacijų, nebandykite sukelti skaitytojų emocijų, kad įtikintumėte juos. Tegul skaitytojas formuoja savo idėjas ir sprendimą, remdamasis objektyviu faktų vaizdu.
   • Užuot rašęs: „Atsiskyrę darbuotojai turi žemą moralę, todėl biuras yra bedvasė mašina“, galite parašyti: „Darbuotojai, kurių produktyvumo reitingai buvo žemesni nei kitų, teigė nesijaučiantys“.
5. Daugumoje ataskaitų venkite naudoti žargoną ir žodį „aš“. Gali būti tikslinga pažangos ataskaitoje vartoti „aš“, kai rašote apie projektą, kuriame dirbate vienas. Jei ne, darbo ataskaitoje nenaudokite žodžio „aš“ ar kito žargono. Tačiau gerai, kai sakinį nukreipiate į numatytą skaitytoją, vartoti „jūs“.
   • Laikykite savo kalbos profesionalą per visą ataskaitą.
6. Peržiūrėkite savo ataskaitą ir įsitikinkite, kad joje nėra klaidų. Gramatikos ir rašybos klaidos pakerta jūsų darbo ataskaitos profesionalumą. Labai svarbu, kad peržiūrėtumėte ataskaitą ir įsitikintumėte, jog nenaudojote rašybos klaidų, neteisingos formuluotės ar netinkamai naudojamų žodžių. Geriausia ataskaitą patikrinti bent du kartus.
   • Jei įmanoma, paprašykite, kad kas nors kitas patikrintų jūsų ataskaitą, nes sunku pastebėti savo klaidas.
   • Laikui bėgant, prieš ją patikrindami, atidėkite ataskaitą bent 24 valandoms.

Patarimai

• Parašę savo pirmąją darbo ataskaitą, galėsite ją naudoti kaip būsimų ataskaitų šabloną.
• Jūs tikriausiai jau turite darbo ataskaitų šabloną savo darbo vietoje. Norėdami sužinoti, ar galite naudoti ataskaitos šabloną, susisiekite su vadovu.
• Jei įmanoma, pagrįskite savo ataskaitos formatą pagal esamą jūsų įmonės ar organizacijos darbo ataskaitą. Patikrinkite failus savo biure arba paprašykite kolegos ar vadovo pateikti esamos ataskaitos kopiją.

Įspėjimai

• Jei kaip pavyzdį naudojate esamą ataskaitą, nekopijuokite joje esančios formuluotės. Tai yra plagiatas ir gali sukelti profesinių padarinių.