Turinys

• Žingsniai
• 1 būdas iš 1: parašykite el. Laišką klientų aptarnavimo tarnybai

Yra daug skirtingų situacijų, kai klientui reikia kreiptis į įmones ar gamintojus dėl įvairių verslo klausimų. Tačiau kai ateina laikas siųsti el. Laišką klientų aptarnavimo tarnybai, kai kurie žmonės gali jaustis sugniuždyti. Dažnai kyla klausimų, kaip tokius laiškus rašyti elektronine forma, nes jie dažniausiai rašomi popierine forma ir kokie visuotinai pripažinti standartai dažniausiai taikomi tokio tipo raidėms. Nors šie standartai skiriasi priklausomai nuo pramonės, regiono ir kultūros, yra keletas bendrų gairių, užtikrinančių, kad pagalbos tarnybai išsiųstas el. Laiškas būtų veiksmingas. Čia pateikiamos pagrindinės rekomendacijos iš tų, kurie anksčiau susidūrė su tokio tipo el.

Žingsniai

1 būdas iš 1: parašykite el. Laišką klientų aptarnavimo tarnybai

1. 1 Patikrinkite svetainę. Prieš pateikdami el. Laišką, įsitikinkite, kad įmonė dar neišsprendė jūsų problemos. Taip sutaupysite laiko ir pastangų visiems, įskaitant jus, ir būsite labai dėkingi.
   • Kol tikrinate svetainę, ieškokite geriausių bendravimo kanalų. El. Paštas ne visada yra geriausias kanalas, todėl turite gerbti šią įmonės politiką ir susisiekti su jais kitaip. Daugelis įmonių siūlo palaikymą telefonu ir papildomas pagalbos paslaugas, pvz., Pašto dėžutę.
2. 2 Ieškokite tam skirtų internetinių išteklių internete. Daugelis kompanijų siūlo pritaikytus el. Pašto adresus tokioms ypatingoms problemoms, kaip siuntimo stebėjimas, prekių grąžinimas ar techninė pagalba. Gali būti, kad naudojimasis teikiamais komunikacijos kanalais bus daug efektyvesnis nei standartinis laiškas įmonės bendrojo el. Be to, jei nekreipiate dėmesio į pateiktus pranešimus, susiejimo su įmone procesas gali užtrukti žymiai ilgiau.
3. 3 Į palaikymo laišką įtraukite asmenį identifikuojančią informaciją. Įmonė turi žinoti, kokius produktus ar paslaugas įsigijote, taip pat pirkimo datą ir numatomas produkto ar paslaugos pristatymo datas. Bendrovei taip pat gali tekti žinoti jūsų namų adresą ir įsigytų prekių skaičių. Įsitikinkite, kad visa tai nurodyta jūsų el.
4. 4 Naudokite tinkamą toną. Kai kurie ekspertai atkreipia dėmesį į tai, kad laiškai klientų aptarnavimui, parašyti neatsižvelgiant į etiketą, gali būti ignoruojami arba jų veiksmingumas bus daug mažesnis.Stenkitės laikytis tam tikro rašymo stiliaus, kuris parodys jūsų išsilavinimą ir žinias, nenaudodami pernelyg provokuojančių teiginių.
5. 5 Klauskite to, ko norite tiesiogiai. Daugelis patyrusių klientų aptarnavimo el. Laiškų rašytojų mano, kad geriausia būti nuoširdžiam dėl jūsų lūkesčių. Įmonė gali sutikti su jūsų reikalavimais arba nesutikti, tačiau pateikdami aiškią informaciją padėsite įmonės atstovui ne tik suprasti jūsų požiūrį, bet ir parodysite savo nuomonę apie visas iškilusias problemas, produktus ar kitas klientų aptarnavimo problemas.
   • Sužinokite daugiau apie įmonės politiką. Rašydami užklausą, pirmiausia galite atlikti tyrimą, kad suprastumėte, kokie reikalavimai greičiausiai bus įvykdyti. Kaip išspręsti iškilusią problemą, priklauso nuo jūsų, tačiau įmonės pozicijos supratimas padės padaryti jūsų pranešimus efektyvesnius.